Semenalidery.com

IT Новости из мира ПК
13 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как убрать автозаполнение в excel

Автозаполнение ячеек в Excel

Автозаполнение ячеек Excel – это автоматический ввод серии данных в некоторый диапазон. Введем в ячейку «Понедельник», затем удерживая левой кнопкой мышки маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу), тянем вниз (или в другую сторону). Результатом будет список из дней недели. Можно использовать краткую форму типа Пн, Вт, Ср и т.д. Эксель поймет. Аналогичным образом создается список из названий месяцев.

Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.

Эксель также умеет распознать числа среди текста. Так, легко создать перечень кварталов. Введем в ячейку «1 квартал» и протянем вниз.

На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.

Автозаполнение в Excel из списка данных

Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.

В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.

Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.

Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.

Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.

В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).

Посередине выбирается нужный тип:

  • арифметическая прогрессия – каждое последующее значение изменяется на число, указанное в поле Шаг
  • геометрическая прогрессия – каждое последующее значение умножается на число, указанное в поле Шаг
  • даты – создает последовательность дат. При выборе этого типа активируются переключатели правее, где можно выбрать тип единицы измерения. Есть 4 варианта:
      • день – перечень календарных дат (с указанным ниже шагом)
      • рабочий день – последовательность рабочих дней (пропускаются выходные)
      • месяц – меняются только месяцы (число фиксируется, как в первой ячейке)
      • год – меняются только годы
  • автозаполнение – эта команда равносильная протягиванию с помощью левой кнопки мыши. То есть эксель сам определяет: то ли ему продолжить последовательность чисел, то ли продлить список. Если предварительно заполнить две ячейки значениями 2 и 4, то в других выделенных ячейках появится 6, 8 и т.д. Если предварительно заполнить больше ячеек, то Excel рассчитает приближение методом линейной регрессии, т.е. прогноз по прямой линии тренда (интереснейшая функция – подробнее см. ниже).

Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.

Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.

Автозаполнение чисел с помощью мыши

Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.

Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.

Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.

Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.

Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.

При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.

Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.

Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение. Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.

Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.

Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.

Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение ячеек в экселе. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение. Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.

Если данные имеют ускоряющийся рост (как счет на депозите), то можно использовать экспоненциальную модель. Вновь, чтобы не мучиться с вычислениями, можно воспользоваться автозаполнением, выбрав Экспоненциальное приближение.

Более быстрого способа прогнозирования, пожалуй, не придумаешь.

Автозаполнение дат с помощью мыши

Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.

По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. А вот другой пример. Допустим, платежи по графику наступают 15-го числа и в последний день каждого месяца. Укажем первые две даты, протянем вниз и заполним по месяцам (любой кнопкой мыши).

Читать еще:  Битый файл word

Обратите внимание, что 15-е число фиксируется, а последний день месяца меняется, чтобы всегда оставаться последним.

Используя правую кнопку мыши, можно воспользоваться настройками прогрессии. Например, сделать список рабочих дней до конца года. В перечне команд через правую кнопку есть еще Мгновенное заполнение. Эта функция появилась в Excel 2013. Используется для заполнения ячеек по образцу. Но об этом уже была статья, рекомендую ознакомиться. Также поможет сэкономить не один час работы.

На этом, пожалуй, все. В видеоуроке показано, как сделать автозаполнение ячеек в Excel.

dvorkin

Личный блог и сайт обо всем на свете

7 хитростей чтобы сделать вас экспертом Excel

Программы для работы с электронными таблицами, такими как Excel, являются отличным инструментом для организации, хранения и оперирования данными. Вот некоторые приемы и парочка хитростей, которые сделают ваш ввод данных в электронную таблицу более удобным и быстрым.

1. Переход указателя к нужной ячейке во время ввода данных.

Excel автоматически перемещает указатель в следующую ячейку вниз, когда вы нажимаете Enter после ввода данных в ячейку. Это отвлекает, особенно, если вы хотите добавить данные в следующий столбец в строке, а не ниже. Чтобы изменить это поведение, используйте окно настроек Excel.

Выберите: Файл -> Параметры -> Дополнительно -> Параметры правки. Поставьте флажок «Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД» и в соответствующем раскрывающемся списке выберите то направление, которое вам больше подходит в данный момент.

Совет: При отключении флажка, клавиши со стрелками можно использовать для управления перемещением указателя. Например, если вы вводите данные в строке, нажмите клавишу со стрелкой вправо, а не Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в той же строке.

2. Храните данные в таблицах данных:

Таблица Excel является сеткой из строк и столбцов. При добавлении данных в Excel, он интуитивно не использует таблицы данных. Однако таблицы данных Excel являются простым и мощным инструментом. Они помогают легко добавлять больше строк и столбцов, не беспокоясь об обновлении ссылок формул, опций, настроек фильтров и т.д. Таблицы данных сами позаботятся о форматировании.

Для добавления таблицы данных Excel, выберите диапазон ячеек, содержащих данные, и нажмите на кнопку Таблица, находящуюся во вкладке «Вставка» на ленте или нажмите сочетание клавиш «CTRL + T».

Несколько хитростей таблиц данных:

  • Таблицы данных вставляются со своим собственным набором фильтров данных и параметром сортировки по умолчанию. Без таблиц данных Excel допускает только один набор фильтров на листе. Однако если рабочий лист имеет более одной таблицы, то каждая таблица может иметь свои собственные фильтры и параметры сортировки.
  • Формулы внутри таблицы данных могут использовать осмысленные имена заголовков вместо использования ссылок на ячейки. Кроме того, при добавлении или удалении строк не нужно беспокоиться об обновлении ссылок.
  • С помощью структурированных ссылок, вычисления внутри столбцов становятся очень простыми. Кроме того, Excel автоматически заполняет формулу внутри остальной части ячеек в столбце.
  • Таблицы данных могут быть отформатированы одним кликом мыши по пункту «Стили» во вкладке «Конструктор».
  • Повторяющиеся данные могут быть удалены из таблиц данных одним кликом мыши по пункту «Удалить дубликаты» во вкладке «Конструктор» на ленте.
  • Таблицы данных могут быть преобразованы обратно в диапазон одним кликом мыши по кнопке «Преобразовать в диапазон» во вкладке «Конструктор».
  • Таблицы данных могут быть экспортированы в список SharePoint так же одним кликом мыши по кнопке «Экспорт» во вкладке «Конструктор».
  • Таблицы данных можно суммировать, добавив итоговую строку, поставив флажок в чек-боксе «Строка итогов» во вкладке «Конструктор».

Ввод данных с помощью форм

После того, как Таблицы данных созданы на рабочем листе, формы обеспечивают возможность ввода данных в этих таблицах, используя специальное диалоговое окно. Для добавления кнопки формы на панели быстрого доступа, выполните следующие действия:

Нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа

Выберите из списка пункт Другие команды. Выберите Все команды из выпадающего списка. Чуть ниже найдите Форма в большом списке и выделите его

Нажмите кнопку Добавить, и этот пункт должен добавиться в панель быстрого доступа после нажатия на кнопку ОК

Для того, чтобы получить доступ к диалоговому окну форм, просто выберите таблицу данных на рабочем листе и нажмите на добавленную кнопку из панели быстрого доступа.

В этом диалоговом окне есть следующие кнопки:

  • Добавить: Добавляет новую запись в таблицу данных
  • Удалить: Удаляет отображаемую запись из таблицы данных
  • Вернуть: Восстановление изменений, внесенных в таблицу данных
  • Назад / Далее: Находит записи, указанные в поле Критерии
  • Критерии: Получение данных, которые удовлетворяют критериям набора
  • Закрыть: Закрывает диалоговое окно

4. Проверка данных с помощью раскрывающегося списка:

Создание раскрывающегося списка и обеспечение ввода данных с его использованием гарантирует, что целостность данных всегда будет в порядке. Для создания раскрывающегося списка:

  • Введите список элементов в диапазоне.
  • Выделите ячейку, которая будет содержать выпадающий список
  • Выберите вкладку Данные на ленте -> Работа с данными -> Проверка данных.
  • В диалоговом окне Проверка вводимых значений, перейдите на вкладку Настройки.
  • В раскрывающемся списке Тип данных, выберите Список.
  • В поле Источник укажите диапазон, содержащий нужные вам элементы.

Совет: Если в раскрывающемся списке мало данных, то вы можете ввести значения непосредственно в поле Источник, разделенные запятыми.

5. Автозамены для ввода данных:

Автозамена по умолчанию подразумевает такие полезные вещи, как написание предложений с заглавной буквы, или исправление случайного нажатия Caps Lock. Кроме того, можно настроить Автозамену создавая сокращения для часто используемых слов или фраз. Например, ниже я использую аббревиатуру: «гос» для «государство».

Для того чтобы добраться до Параметров автозамены, нажмите на Файл -> Параметры -> Правописание -> Параметры автозамены. В качестве альтернативы можно воспользоваться сочетанием клавиш: ALT + T + Т.

Автозамена несколько хитростей:

  • Чтобы добавить новую автозамену, введите заменяемый текст в поле Заменять и введите замещающий текст, который будет в поле На, а затем нажмите кнопку Добавить.
  • Чтобы удалить автозамену найдите ее в списке автозамен и нажмите кнопку Удалить.
  • Чтобы отменить сработавшую автозамену, нажмите CTRL + Z при вводе информации в ячейку.
  • Для совместного использования автозамен с вашими друзьями или коллегами, просто найдите файл *.acl на своем компьютере и скопируйте его на компьютер друга или коллеги.
  • Excel преобразует адрес электронной почты или записи веб URL в гиперссылки с использованием автозамены. Чтобы изменить автоматическое преобразование текста в гиперссылку, просто нажмите кнопку Отменить (или нажмите Ctrl + Z) после того, как вы вводите текст. Гиперссылка исчезнет, но текст, который вы ввели останется неизменным. Чтобы полностью отключить эту функцию, снова перейдите в раздел Параметры автозамены -> Нажмите на вкладку: Автоформат при вводе -> уберите флажок: «адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками».

6. Автозаполнения для автоматизации ввода данных:

Функция автозаполнения в Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Просто введите первые несколько букв текста в ячейку и Excel автоматически завершит запись, основываясь на других записях, которые вы уже сделали в этом же столбце. Это помогает не только уменьшить процесс набора текста, но и согласует введение данных.

Автозаполнение несколько хитростей:

  • Автозаполнение работает только на смежной ячейке, поэтому не оставляйте пустых строк, чтобы в полной мере использовать автозаполнение
  • Автозаполнение изменяет регистр букв автоматически
  • Если столбец содержит несколько вхождений записи, которые соответствуют первым нескольким вводимых вами символам, то автозаполнение не сработает пока ваша запись не станет соответствовать хотя бы одному из них полностью.
  • Вы можете получить доступ к автозаполнению, кликнув правой кнопкой мыши по ячейке и выбрав пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Также вы можете получить доступ к этому же раскрывающемуся списку с помощью горячей клавиши: Shift + F10.
Читать еще:  Vba вставить текст в word

7. Аудиокоррекция (работает, к сожалению, только с английским текстом и числами)

Excel имеет удобный инструмент для преобразования текста в речь, который способен считывать содержимое ячейки по мере их ввода. Кроме того, он также может считывать определенный диапазон ячеек.

Чтобы добавить эту функцию на панель инструментов быстрого доступа, нажмите на кнопку Настройка панели быстрого доступа, выберите пункт Другие команды из списка, выберите Все команды из выпадающего списка. Добавьте все команды, начинающиеся с «Проговаривать», нажав на Добавить.

Чтобы прочесть диапазон ячеек, выберите нужный диапазон ячеек и нажмите на кнопку Проговорить ячейки. Вы можете изменить порядок чтения, нажав на «Проговаривать ячейки по строкам» или «Проговаривать ячейки по столбцам». Если вы хотите чтобы текст проговаривался по мере ввода, нажмите на кнопку «Проговаривать ячейки после ввода».

Включение, отключение и настройка автозамены в Excel

Во время работы в таблицах Excel, особенно, когда приходится иметь дело с большим объемом данных, существует вероятность допустить ошибку, например, опечатку. Также, некоторые пользователи из-за того, что не знают как найти и использовать спецсимволы, решают заменить их на более понятные и доступные. К примеру, вместо знака “€” – обычная буква “e”, или вместо “$” – просто “S”. Однако благодаря специальному инструменту “Автозамена” подобные вещи автоматически исправляются.

Что такое Автозамена

Excel хранит в своей памяти список распространенных ошибок, которые могут быть допущены. При вводе пользователем ошибки из данного списка, программой будет произведена автоматическая замена на правильное значение. Именно для этого и нужна Автозамена, и таков принцип ее работы.

С помощью данного инструмента исправляются следующие основные виды ошибок:

  • две подряд идущие заглавные буквы в слове
  • начало нового предложения со строчной буквы
  • ошибки из-за включенного Caps Lock
  • прочие типичные опечатки и ошибки

Включаем и отключаем автозамену

В программе данная функция изначально включена, но в некоторых случаях требуется ее отключение (навсегда или временно). Допустим, нужно специально допустить ошибки в каких-то словах или использовать символы, которые программа распознает как ошибочные и заменяет их, хотя мы этого не хотим. Если изменить символ, который исправила автозамена, на нужный нам, повторно функция выполнять замену не будет. Этот метод, безусловно, подходит для единичных случаев. В противном случае для экономии времени и сил оптимальным решением будет отключение функции “Автозамена”.

  1. Заходим в меню “Файл”.
  2. В боковом меню слева переходим в “Параметры”.
  3. В открывшемся окне настроек щелкаем по подразделу “Правописание”. В правой части окна жмем кнопку “Параметры автозамены”.
  4. На экране отобразится окно с настройками функции. Убираем галочку напротив опции “Заменять при вводе”, после чего щелкаем OK.
  5. Программа вернет нас обратно в основное окно с параметрами, где еще раз жмем кнопку OK.

Примечание: чтобы снова активировать функцию, возвращаем галочку на место, после чего, также, сохраняем изменения нажатием кнопки OK.

Автозамена даты и возможные проблемы

Иногда случается так, что во время ввода числа с точками, программа исправляет его на дату. Допустим, мы ввели число 3.19 в свободную ячейку.

После того, как мы нажмем клавишу Enter, получим данные в виде месяца и года.

Нам же нужно сохранить в ячейке исходные данные, которые мы ввели. В подобных ситуациях необходимости деактивировать автозамену нет. Вот, что мы делаем:

  1. Сначала выделяем диапазон ячеек, в котором хотим добавить нужную информацию в виде цифр с точками. Затем находясь во вкладке “Главная” переходим к разделу инструментов “Число”, где нажимаем по текущему варианту формата ячеек.
  2. В раскрывшемся перечне выбираем пункт “Текстовый”.
  3. Теперь мы можем спокойно вносить данные в ячейки в виде цифр с точками.Примечание: нужно помнить, что цифры в ячейках с текстовым форматом в расчетах участвовать не могут, так как воспринимаются программой по-другому и финальный результат будет искажен.

Редактируем словарь автозамены

Как мы уже ранее упомянули, цель автозамены – помощь в исправлении допущенных ошибок или опечаток. В программе изначально предусмотрен стандартный список соответствий слов и символов для выполнения замены, однако, у пользователя есть возможность добавить свои варианты.

  1. Снова заходим в окно с параметрами автозамены, руководствуясь шагами, описанными выше (меню “Файл” – раздел “Параметры” – подраздел “Правописание” – кнопка “Параметры автозамены”).
  2. В поле “Заменять” пишем символ (слово), которое в дальнейшем будет идентифицироваться программой как ошибка. В поле “На” указываем значение, которое будет использоваться в качестве замены. По готовности нажимаем кнопку “Добавить”.
  3. В итоге мы можем добавить в этот словарь все самые распространенные опечатки и ошибки, совершаемые нами (если их нет в исходном списке), чтобы не тратить время на их дальнейшее исправление.

Атозамена математическими символами

Переходим в одноименную вкладку в параметрах автозамены. Здесь мы найдем перечень значений, которые будут заменяться программой на математические символы. Данная опция крайне полезна, когда нужно ввести знак, которого нет на клавиатуре. Например, чтобы ввести символ “α” (альфа), достаточно будет набрать “alpha”, после чего программа вместо данное значения подставить требуемый символ. Подобным образом вводятся и другие символы.

Также, в этот список можно добавить свои варианты.

Удаление сочетания из автозамены

Чтобы удалить из списка автозамен ненужное сочетание слов или символов, просто выделяем его кликом мыши, после чего нажимаем кнопку “Удалить”.

Также, выделив определенное соответствие, вместо того, чтобы его удалить, можно просто скорректировать одно из его полей.

Настройка главных параметров атозамены

К главным параметрам относятся все настройки, которые можно выполнить во вкладке “Автозамена”. В программе изначально активированы следующие опции:

  • исправление двух заглавных (прописных) букв в начале слова;
  • исправление первой буквы предложения на заглавную;
  • указание дней недели с прописной буквы;
  • устранение ошибок, вызванных случайно нажатой клавиши Caps Look.

Чтобы деактивировать данные опции, достаточно убрать галочку напротив них, после чего нажать кнопку OK для сохранения изменений.

Работа с исключениями

В программе предусмотрен специальный словарь, в котором хранятся слова и символы, в отношении которых автозамена не будет работать, даже если данная функция включена и в основных параметрах есть необходимое соответствие.

Чтобы попасть в данный словарь, кликаем по кнопке “Исключения”.

В появившемся окне есть две вкладки:

Первая буква

  • Здесь представлен список слов, после которых символ “точка” (“.”) не должен восприниматься программой как окончание предложения, а это значит, что следующее слово будет начинаться со строчной буквы. В основном, это касается всевозможных сокращений, например, кг., г., руб., коп. и т.д.
  • В верхнем поле мы можем ввести своем значение, которое будет добавлено в список исключений после нажатия соответствующей кнопки.
  • Также, выделив определенное значение из списка, можно его отредактировать или удалить.

ДВе Прописные буквы

Значения из списка в данной вкладке, аналогично перечню во вкладке “Первая буква”, не будут затрагиваться автозаменой. Здесь мы также можем добавлять, изменять или удалять новые элементы.

Заключение

Благодаря функции “Автозамена” работа в Эксель существенно ускоряется, так как программа автоматически исправляет случайные опечатки и ошибки, допущенные пользователем. Особую ценность данный инструмент приобретает при работе с большим объемом данных. Поэтому очень важно в таких случаях уметь правильно использовать и настраивать параметры автозамены.

Читать еще:  Способы форматирования текста в word

Автозаполнение ячеек в Excel

Автозаполнение ячеек в Excel позволяет ускорить ввод данных на рабочий лист. Некоторые действия в Microsoft Excel приходится повторять по несколько раз, что отнимает большое количество времени. Именно для автоматизации таких задач и была разработана функция автозаполнения. В данном уроке мы разберем самые распространенные способы автозаполнения: использование маркера и мгновенное заполнение, которое впервые появилось в Excel 2013.

Использование маркера автозаполнения в Excel

Иногда возникает необходимость скопировать содержимое в несколько смежных ячеек листа. Вы можете копировать и вставлять данные в каждую ячейку по отдельности, но есть способ гораздо проще. Для этого необходимо воспользоваться маркером автозаполнения, который позволяет быстро скопировать и вставить данные.

  1. Выделите ячейку, данные которой необходимо продублировать. В правом нижнем углу выделенной ячейки появится маленький квадрат – это маркер автозаполнения.
  2. Нажмите и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите маркер автозаполнения, пока все требуемые ячейки не будут выделены. Разом вы можете заполнять ячейки либо столбца, либо строки.
  3. Отпустите кнопку мыши, чтобы заполнить выбранные ячейки.

Автозаполнение последовательного ряда данных в Excel

Маркер автозаполнения может быть использован всякий раз, когда необходимо заполнить данные, имеющие последовательный порядок. Например, последовательность чисел (1, 2, 3) или дней (понедельник, вторник, среда). В большинстве случаев требуется выбрать несколько ячеек, прежде чем использовать маркер, чтобы помочь Excel определить шаг последовательности.

В примере ниже маркер автозаполнения используется, чтобы продолжить последовательность дат в столбце.

Мгновенное заполнение в Excel

В Excel 2013 появилась новая опция Мгновенное заполнение, которая может автоматически вводить данные на лист, экономя Ваше время и силы. Точно так же, как и Автозаполнение, данная опция определяет, какого рода информацию вы вводите на листе.

В примере ниже мы используем Мгновенное заполнение, чтобы создать список имен на основе существующего списка адресов электронной почты.

  1. Начните вводить данные на листе. Когда функция Мгновенное заполнение определит закономерность, под выделенной ячейкой появится предварительный просмотр вариантов.
  2. Нажмите Enter. Данные будут добавлены на лист.

Чтобы отменить или изменить результат действия Мгновенного заполнения, нажмите на смарт-тег, который появится рядом с недавно добавленными значениями.

Как использовать автозаполнение строк или столбцов в Excel

Работа в программе Эксель может оказаться сложной, если не пользоваться встроенными функциями, значительно упрощающими заполнение таблиц. Нередко операции нужно повторять много раз, что отнимает немало времени. Для ускорения работы в Excel разработана удобная функция автозаполнения ячеек.

Что такое автозаполнение?

Автозаполнение – одна из функций в табличном процессоре, помогающая вводить нужные сведения в ячейки таблицы быстро, без заметных затрат времени.

Автозаполнение понадобится в том случае, когда в ячейки нужно ввести последовательность данных. К примеру, пользователю необходимо получить последовательность чисел, каждое из которых меньше предыдущего на 2. Чтобы не заниматься долгой и рутинной работой самостоятельно, используют функцию автозаполнения.

Опция автоматического заполнения полезна при копировании формулы в несколько ячеек сразу. Она поможет быстро заполнить строку или столбец. Нужно указать первую формулу, а потом перетащить рамку за нижний маркер и скопировать.

Как работает

При записи данных система должна определить, что вводимая часть текста совпадает с предыдущей, указанной ранее в другой ячейке. Если это произойдет, то автоматически появятся недостающие сведения.

Пользователь выбирает любой из вариантов – согласиться с автозаполнением и начать заполнять следующую ячейку или дальше вводить данные вручную.

Способы автозаполнения

Следует узнать о некоторых способах использования функции автозаполнения ячеек.

Стандартная возможность

Это самый простой и часто используемый способ сделать автозаполнение в Excel. Пошаговая инструкция:

  1. Сначала нужно выбрать ячейку и напечатать в ней, например, «понедельник».
  2. Затем навести курсор на маркер и, не отпуская потянуть вниз.

В итоге создастся список из дней недели. Можно указать краткие названия – Пн, Вт. Система их распознает.

Инструмент «Заполнить»

В программе имеется отдельный инструмент, находящийся во вкладке «Главная» в разделе «редактирование». Последовательность действий:

  1. В любое место таблицы ввести слово, выделить его и диапазон, который требуется заполнить.
  2. Кликнуть на кнопку «заполнить» и выбрать направление.
  3. После проведения манипуляций значение из первой ячейки скопируются в другие. Это позволит заполнить ячейки одинаковыми данными.

Данный инструмент также позволяет заполнить элементы прогрессией. Как это сделать:

  1. Поставить число и выделить область, которую нужно заполнить. Нажать на кнопку «заполнить» и кликнуть на «прогрессия».
  2. В открывшемся окошке появятся настройки автозаполнения. Провести ряд действий и задать условия: выбрать месторасположение прогрессии, тип, шаг (по умолчанию стоит 1), указать предельное значение. После настроек щелкнуть на ОК.
  3. Выделенная область будет заполнена согласно введенным настройкам по правилам прогрессии.

Автозаполнение формулами

Формулы являются одним из основных инструментов Эксель. Для того чтобы скопировать их, нужно следовать инструкции:

  1. Выбрать ячейку и напечатать в ней формулу.
  2. Навести курсор мышки на выделенный элемент, и поместить его в нижний правый угол. Появится плюсик, два раза кликнуть на него для автозаполнения формул.

Заполнение различными значениями

В качестве примера рассмотрено автозаполнение таблицы списками месяцев. Последовательность действий:

  1. Установить курсор в А1 и напечатать «январь». Кликнуть на Enter или поставить галочку на панели инструментов.
  2. Навести курсор на правый угол внизу ячейки.
  3. Сразу появится черный крестик, тут же нажать на левую кнопку мыши и потянуть ее к А12. В результате образуется рама.
  4. Отпустить кнопку, выделенная область заполнится названиями месяцев.

Добавление своего списка

Если возникла необходимость, пользователь может использовать автозаполнение в Эксель из собственного списка данных. В этом случае при вводе в элемент слова, находящегося в перечне, после применения маркера заполнится весь диапазон. Для создания и сохранения списка нужно следовать инструкции:

  1. Зайти во вкладку «файл».
  2. Перейти в раздел параметров.
  3. Кликнуть на «дополнительно».
  4. В общих настройках автозаполнения в середине окна нажать на кнопку «изменить списки».
  5. Появится окошко, в котором слева указаны имеющиеся списки. Для добавления своего нужно напечатать слова в поле «элементы списка». Каждое значение должно располагаться с новой строчки. В конце нажать на «добавить».
  6. Потом закрыть окно и снова его открыть. Пользователь увидит свои названия в списке активных.

После ввода в таблицу слова из созданного перечня нужно протянуть маркер. Выделенная область автоматически заполнится нужными значениями.

Используем маркер автозаполнения

Чтобы увидеть данный инструмент, нужно навести указатель мышки на правый угол внизу выбранной ячейки.

Как только появится маленький черный крестик, нужно зажать его левой клавишей мыши и потянуть в ту сторону, в которой должны располагаться данные.

Мгновенное заполнение

Эта опция позволяет ввести информацию на лист, экономя время. Рассмотрен пример, в котором нужно создать перечень имен на основе электронных адресов. Пошаговая инструкция:

  1. Начать печатать сведения. Когда функция установит закономерность, под выделенной ячейкой отобразится примерный список вариантов.
  2. Щелкнуть на Enter, в итоге данные добавятся в таблицу.

Для отмены или изменения действия, кликнуть на смарт-тег, появившийся рядом с заполненными именами.

Инструментом автозаполнения в Экселе пользоваться удобно и полезно. Человек сэкономит свое время и силы при вводе в таблицу повторяющихся данных. Достоинством является то, что инструмент можно настраивать, добавлять списки, менять имеющиеся.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector