Semenalidery.com

IT Новости из мира ПК
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Формат word или excel

Настройка связей между документом Word и таблицей Excel

Очень многие в своей работе сталкиваются с необходимостью формировать отчёты, сводки, обобщающие документы на основе каких-то вычислений, расчетов, таблиц с исходными данными и их анализа. И часто для выполнения этих задач приходится прибегать к комбинации таких программных продуктов как Word (где формируется итоговый отчет для дальнейшей распечатки или пересылки кому-либо) и Excel (в котором собираются и обрабатываются исходные данные для отчета).

Если разовые задачи не вызывают особых вопросов, то формирование периодических отчетов порой доставляет немало проблем. Рутинное копирование одних и тех же табличек или графиков (с немного изменившимися данными) в одни и те же документы крайне утомляет. Но этот процесс можно автоматизировать. Как это сделать — читайте ниже.

Создание связи между Word и Excel

Самый быстрый и эффективный способ создать связи между файлами — скопировать нужную информацию из одного и вставить в другой, воспользовавшись инструментом «Специальная вставка» . Для этого нужно выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel, перейти в Word, поставить курсор в нужную часть документа и:

— нажать правую кнопку мыши и выбрать пиктограмму с нужным способом вставки

— или выбрать на вкладке «Главная» команду «Вставить» (нажать на стрелочку под иконкой) и в появившемся списке выбрать «Специальная вставка», либо воспользоваться сочетанием клавиш «CTRL+ALT+V» . В появившемся окне необходимо активировать пункт «Связать» , выбрать вариант вставки и нажать ОК.

В результате вставленный объект будет связан с тем файлом, откуда он был скопирован, и при обновлении исходных данных можно будет быстро обновить связи в документе Word.

Выбор способа вставки данных

Как видно на рисунке 2, есть несколько способов вставки данных в документ. В повседневной работе придется выбирать, по сути, между двумя вариантами — вставить таблицу как картинку (без возможности ее форматирования) или как текст (а значит, с возможностью вносить изменения). Для диаграмм вариант всего один — картинка.

Кроме того, важно отличать связанные объекты от внедренных. Внедрение — операция, которая не рассматривается в этой статье. Суть ее в том, что в документ Word внедряется объект Excel, который позволяет работать с данными в табличном процессоре прямо из документа Word. При этом исходный файл и текстовый документ никак не связаны. Внедрение используется редко, так как сильно увеличивает размер файла.

В большинстве случаев при выборе способа вставки таблицы следует выбирать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование под себя. Картинки можно вставлять, если форматирование в исходном документе Excel Вас полностью устраивает.

Бывают ситуации, когда приходится вставлять не всю таблицу, а данные из отдельных ячеек. Например, когда нужно вставить в предложение какую-то цифру или текст, которые есть в файле Excel и будут изменяться, или же когда таблица в Word составляется из нескольких разрозненных ячеек Excel (из разных таблиц, листов или даже книг). В таких случаях копируем данные ячеек в нужное место и выбираем способ вставки «Неформатированный текст».

Настройка способа обновления связей и работа с диспетчером связей

Вставленные связи можно обновлять несколькими способами. Например, если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка «Обновить связь», нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.

Можно задать параметры обновления сразу для всех объектов. Для этого нужно вызвать диспетчер связей документа. Проходим по пути «Файл»-«Сведения»-«Изменить связи с файлами» (данная команда доступна, когда в документе есть как минимум одна связь, а сам документ сохранен).

В диспетчере показаны все связи файла. В группе «Способ обновления связи» можно выбрать тот вариант, который более предпочтителен или вообще отключить обновление связей. Также для каждой связи можно задать настройку «Сохранять формат при обновлении». Она отвечает за то, чтобы выбранное Вами форматирование не слетало, когда вы обновите связь.

В этом же диспетчере можно разорвать связи, открыть или изменить источник.

Работа со связями через коды полей Word

По своей сути каждая связь представляет собой специальное поле Word. Если в документе со связями Вы нажмете ALT+F9 , то увидите, что вместо вставленных данных отобразятся коды этих полей.

Работа с ними открывает возможности, которые не предоставляет стандартный диспетчер связей. И хотя коды полей Word — широчайшая тема, выходящая далеко за рамки данной статьи, пару примеров их полезного использования мы приведем:

1) Изменение ссылок на документы сразу во всех связях

Связи с исходными документами осуществляются через прямые ссылки. Если Вы переложили исходный файл, то нужно будет переподтянуть все связи. В диспетчере связей придется делать это для каждой связи отдельно (даже если выбрать несколько — диспетчер будет по очереди предлагать заменять каждую ссылку). Если же вы перейдете в режим отображения кодов полей ( ALT+F9 ), то старые ссылки можно поменять на новые простой заменой ( CTRL+H или «Главная-Заменить» ), указав старый адрес и новый.

2) Использование именованных диапазонов для вставки таблиц

Если вы вставляете в Word таблицу из Excel, то ссылка на нее будет содержать конкретный диапазон ячеек. То есть, если вы добавите в таблицу строки или столбцы — то данные обновятся только в пределах жестко указанного диапазона. Диспетчер связей позволяет изменить диапазон вручную. Автоматическое же изменение можно настроить, задав в Excel именованный динамический диапазон (урок здесь и здесь , не разберетесь — пишите нашему боту в Telegram, поможем), а в файле Word в режиме правки кодов полей после этого нужно будет заменить прямые ссылки на ячейки на название именованного диапазона. Теперь при изменении размера исходной таблицы в Excel документ в Word обновится корректно.

Другие полезные тонкости работы с офисными программами всегда можно узнать здесь .

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot

Как использовать таблицы Excel в Microsoft Word

Т екстовый процессор с некоторыми базовыми возможностями электронных таблиц делает фантастическую комбинацию. Вы можете довольно просто встроить в обычный текстовый документ Microsoft Word таблицы Excel.

Внедрение Excel таблиц в основном включает крошечную копию программы. При редактировании раздела Excel документа у Вас есть доступ ко всем элементам управления Excel, как если бы Вы использовали Excel в качестве отдельной программы. Вы можете добавлять стандартные текстовые и числовые значения, и, что крайне важно, формулы, которые применяются непосредственно к мини-окну Excel.

Чтобы вставить таблицу Excel в Word 2016, нажмите вкладку «Вставить» в верхней части окна, а затем нажмите кнопку «Таблица». Нажмите «Таблица Excel» в раскрывающемся меню.

Вот пример. Я заполнил стандартные ячейки значениями и использовал одну из самых распространенных формул суммы для ячеек в последнем столбце. Итак, для значения «Всего» для «Продукт1» в ячейке E2 я использую формулу «СУММ(B2: D2)», чтобы добавить все три значения в строку и автоматически получить мою итоговую сумму. Вы можете использовать любую формулу Excel, которая Вам нравится в этой встроенной версии программы.

Таблицы Excel имеют в основном бесконечное количество строк и столбцов, но это нецелесообразно, когда Вы используете эти данные в виде таблицы в документе Word. Чтобы изменить количество видимых строк и столбцов, щелкните и перетащите опорные точки, черные квадраты, которые появляются в каждом углу и в середине поля вокруг таблицы Excel.

Читать еще:  Вставка формулы в word 2020

Когда Вы закончите редактирование этих значений, Вы можете щелкнуть на любую другую часть документа Word, а форматирование по умолчанию вернется к базовой таблице, подходящей для печати или распространения через доступные для чтения форматы, такие как PDF. Здесь Вы можете настроить ширину и высоту таблицы, чтобы лучше соответствовать форматированию документа Word без изменения количества видимых столбцов или строк.

Чтобы снова начать редактирование электронной таблицы, дважды щелкните на нее, чтобы вернуть элементы управления Excel.

Также возможно встроить существующий файл Excel, что удобно, если Вы пытаетесь обмениваться данными, которые Вы уже накопили. В таблице «Вставка» нажмите кнопку «Объект» (маленький квадрат с синей рамкой в разделе «Текст»):

В появившемся окне нажмите «Создать из файла», затем нажмите «Обзор», чтобы перейти и открыть электронную таблицу Excel на накопителе Вашего компьютера. У Вас также есть пара других вариантов. Выбор опции «Связь с файлом» сохраняет таблицу, которую Вы видите в Word, связанную с реальной электронной таблицей Excel, если они хранятся в тех же местах, что и при их соединении. Изменения, внесенные Вами в любом месте, отражаются в другом. Вы также можете выбрать параметр «В виде значка», чтобы отобразить электронную таблицу в виде простого значка в документе Word, который Вы можете щелкнуть, чтобы открыть электронную таблицу в Excel.

Когда Вы закончите, просто нажмите «ОК», чтобы вставить таблицу.

В зависимости от форматирования Word Вам может потребоваться изменить размер или изменить его, чтобы все было видно.

Курсы обучения Ms Office Excel для «чайников» — изучаем Excel пошагово с нуля

Microsoft Office является самым популярным программным пакетом для работы с различными типами документов на ПК на базе операционной системы Windows. Существуют как встроенные версии для домашнего использования, которые поставляются вместе с лицензионной ОС, так и версии с расширенным функционалом для офисного применения, которые приобретаются за дополнительную плату. Основные приложения, которые необходимы как в работе, так и в частной жизни, это текстовый редактор Microsoft Word и табличный редактор Microsoft Excel.

Функции и возможности Microsoft Word

Текстовый редактор Word (в переводе с английского – слово) – это абсолютно незаменимый программный продукт. С помощью Ворда открываются файлы в формате .doc, который используется для создания, чтения и редактирования текстовых документов. Вы можете писать статьи, заметки, научные работы и диссертации, составлять списки дел, читать книги, скачанные из онлайн-библиотек, а также писать обращения, заявления, коммерческие предложения и другие документы.

MS Word широко используется в деловом документообороте. В нем удобно редактировать текст, задавать размер полей и отступов в соответствии с нормами ГОСТ для текстов различного назначения, включая деловые и научные, а также выводить документ на печать с предварительным просмотром. Приложение дает возможность форматировать большие объемы текста одновременно, к примеру, проставлять нумерацию страниц и менять шрифт.

Для продвинутых пользователей также есть обширный визуальный инструментарий SmartArt, с помощью которого можно строить схемы, диаграммы, визуализировать логические цепочки взаимосвязей. Еще одна интересная функция – встроенные шаблоны, позволяющие создавать документы различного формата – от визиток и приглашений до счетов и протоколов.

Что нужно знать, чтобы стать уверенным пользователем Microsoft Word:

  • Панель инструментов: вид, структура и настройка;
  • Структура страницы, параметры полей и межстрочных интервалов;
  • Выравнивание, разбивка на колонки, создание маркированных списков;
  • Размер, цвет и типы шрифтов;
  • Рецензирование, исправление ошибок, поиск и замена определенных слов;
  • Работа с визуальными объектами – вставка таблиц, картинок, фигур и других элементов;
  • Горячие клавиши – комбинации для быстрого осуществления различных операций;
  • Сохранение и печать документов.

Word и Excel – стандарт для повседневного использования

Владение набором офисных приложений, особенно word и excel, сегодня является необходимым, а в некоторых случаях обязательным умением во многих профессиях направлениях жизнедеятельности. Наша программа word и excel обучение для начинающих, предназначена в первую очередь для тех, кому необходимо освоить данные программы комплексно и основательно, с подробным описанием всех необходимых инструментов и настроек. Курсы ворд и эксель, это тот минимум, освоив который, вы сможете самостоятельно работать практически в любой отрасли выполняя основные офисные задачи по обороту документов и различным видам отчетности. Многие полагают, что обучение ворд и эксель для чайников – это нечто недостаточное для того, чтобы быстро продвигаться в обучении и в профессии, но под таким, несколько шутливым названием, кроется грамотно разработанная программа обучению ворд и эксель, позволяющая осваивать предмет легко и эффективно, а главное, программа эксель обучение для начинающих пошагово позволяет внести ясность осваиваемого направления на каждом этапе.

Функции и возможности Microsoft Excel

MS Excel – универсальный и многофункциональный табличный редактор, функции которого не ограничиваются созданием и редактированием электронных таблиц. С помощью данного приложения можно значительно повысить эффективность и скорость решения широкого спектра профессиональных задач – от создания баз данных, их анализа и группировки с помощью фильтров до сложных вычислений с различными коеффициентами, визуализации и прогнозирования.

Навыки работы в Эксель незаменимы для специалистов, работающих в следующих сферах:

  • Финансовая и экономическая аналитика;
  • Бухгалтерский учет;
  • Маркетинговые и социологические исследования;
  • Научная деятельность;
  • Банковская сфера и работа с кредитами;
  • IT-сфера, SEO-оптимизация и продвижение;
  • Работа с базами данных в различных сферах.

В вышеуказанных сферах вам потребуется владение Excel на уровне продвинутого пользователя, но для менеджеров и других офисных сотрудников в большинстве случаев достаточно базовых навыков применения табличного редактора. Во-первых, это станет большим преимуществом при трудоустройстве, а во-вторых – действительно поможет вам справляться с работой легче и быстрее.

Востребованность специалистов по Word и Excel

Несмотря на то, что научиться работать в экселе с нуля сейчас можно практически в любом учебном центре по компьютерным технологиям, специалистов, владеющих данными программами на должном уровне, не хватает. Большинство людей, приходящих на курсы ms office excel, и считающих что умеют более-мене в этих программах работать, на самом деле не дотягивают и до самого начального уровня. Но, правильное представления о своих умениях, позволяют нам не только выбрать правильно обучающий курс, но и иметь возможность претендовать на определенное место работы. Востребованность специалистов ворд и эксель, это одна сторона медали, другая сторона – их профессионализм и умение. Поэтому, эксель для чайников обучение необходимо пройти каждому, хотя бы для того, чтобы понять, на каком уровне владения программами word и excel мы находимся, и правильно ли мы делаем, что изучаем эксель с нуля или нам необходимо ms excel обучение более высокого уровня. И даже, если вы имеете начальный уровень владения программами Excel и Word, но изучение проводили самостоятельно, то на курсах вы сможете систематизировать свои знания и найти много нового в, казалось бы, понятных вещах. Ну а если проходить обучение по более сложным уровням владение офисными программами, то лучше сразу прибегать к услугам специализированных центров — вы сэкономите не только время и деньги, но и ваши нервы.

Вам пригодится знание следующих инструментов MS Excel:

  • Хранение данных – создание таблиц, баз, списков, листов и книг;
  • Способы обработки данных – поиск, фильтрация, форматирование и группировка по параметрам;
  • Методы вычислений, анализа и прогнозирования на основе имеющихся данных;
  • Визуализация данных в графиках и диаграммах;
  • Логические, текстовые, математические и статистические функции;
  • Формулы для быстрых вычислительных операций с большими массивами данных;
  • Макросы, сводные таблицы и другие инструменты.
Читать еще:  Направление текста в ячейке word

С чего начинать изучение, с Word или Excel

Традиционно, изучение начинается с word, программа позволяет фундаментально освоить клавиатуру и основные навыки работы с текстом и информацией различного характера. После освоения программы Word, программа Excel осваивается легче, хотя бы потому, что у вас появляется уверенный навык печатания на клавиатуре. Работа в excel обучение для чайников подразумевает владение компьютером не только на базовом уровне, но и на уровне уверенного пользования. Если Word – программа, необходимая практически каждому, как инструмент создания, редактирования, отправки и получения любого документа, то Excel, это специализированная программа, которая, возможно, необходима и не каждому, но владение этим инструментом, даже на элементарном уровне, откроет перед вами массу возможностей. Поэтому, кроме Word, очень рекомендуется пройти эксель для чайников обучение. Данная связка – word и excel, очень популярна как популярный навык любого специалиста.

Как быстро освоить Ворд и Эксель

Для опытных пользователей компьютера применение основных компонентов программного пакета на поверхностном уровне не составляет сложностей. Открыть файл, прочитать или набрать текст, сохранить документ – это действия, с которыми сталкивается абсолютно каждый человек, работающий с компьютером. Освоив любое приложение, входящее в Microsoft Office, вы сможете понять логику интерфейса и меню, и базовые операции в дальнейшем станут интуитивно понятными.

Совсем иная ситуация, если вы начинающий пользователь ПК или инструменты Office необходимы вам в профессиональных целях. В первом случае отсутствие навыков применения офисных приложений, в частности, текстового редактора Word, является серьезным препятствием для дальнейшего освоения всех возможностей персонального компьютера. Поэтому изучение Office для начинающих должно вестись на системной основе с подробным освоением базовых функций, меню и панели инструментов.

Освоить MS Office для профессионального применения еще сложнее – большинство рядовых пользователей не знают о 95% возможностей текстового редактора Ворд и табличного редактора Эксель, если этого не требует их работа.

Самостоятельное обучение требует много времени, самодисциплины и способности к концентрации, поэтому оптимальным решением будет обучение на специализированных курсах, посвященных обучению Word и Excel с нуля. В этом вам помогут Курсы компьютерной грамотности (Windows, Word, Excel) и Курсы Excel (Эксель) — базовый уровень, которые проходят в ГЦДПО. Если вы стремитесь стать профессионалом в применении табличного редактора, к вашим услугам Курсы Excel – продвинутый уровень и Модульный курс Excel: базовый + продвинутый уровень.

По телефону +7 (495) 150-31-41 вы узнаете все детали о наборе на компьютерные курсы в Москве.

Настройка связей между документом Word и таблицей Excel

Очень многие в своей работе сталкиваются с необходимостью формировать отчёты, сводки, обобщающие документы на основе каких-то вычислений, расчетов, таблиц с исходными данными и их анализа. И часто для выполнения этих задач приходится прибегать к комбинации таких программных продуктов как Word (где формируется итоговый отчет для дальнейшей распечатки или пересылки кому-либо) и Excel (в котором собираются и обрабатываются исходные данные для отчета).

Если разовые задачи не вызывают особых вопросов, то формирование периодических отчетов порой доставляет немало проблем. Рутинное копирование одних и тех же табличек или графиков (с немного изменившимися данными) в одни и те же документы крайне утомляет. Но этот процесс можно автоматизировать. Как это сделать — читайте ниже.

Создание связи между Word и Excel

Самый быстрый и эффективный способ создать связи между файлами — скопировать нужную информацию из одного и вставить в другой, воспользовавшись инструментом «Специальная вставка» . Для этого нужно выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel, перейти в Word, поставить курсор в нужную часть документа и:

— нажать правую кнопку мыши и выбрать пиктограмму с нужным способом вставки

— или выбрать на вкладке «Главная» команду «Вставить» (нажать на стрелочку под иконкой) и в появившемся списке выбрать «Специальная вставка», либо воспользоваться сочетанием клавиш «CTRL+ALT+V» . В появившемся окне необходимо активировать пункт «Связать» , выбрать вариант вставки и нажать ОК.

В результате вставленный объект будет связан с тем файлом, откуда он был скопирован, и при обновлении исходных данных можно будет быстро обновить связи в документе Word.

Выбор способа вставки данных

Как видно на рисунке 2, есть несколько способов вставки данных в документ. В повседневной работе придется выбирать, по сути, между двумя вариантами — вставить таблицу как картинку (без возможности ее форматирования) или как текст (а значит, с возможностью вносить изменения). Для диаграмм вариант всего один — картинка.

Кроме того, важно отличать связанные объекты от внедренных. Внедрение — операция, которая не рассматривается в этой статье. Суть ее в том, что в документ Word внедряется объект Excel, который позволяет работать с данными в табличном процессоре прямо из документа Word. При этом исходный файл и текстовый документ никак не связаны. Внедрение используется редко, так как сильно увеличивает размер файла.

В большинстве случаев при выборе способа вставки таблицы следует выбирать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование под себя. Картинки можно вставлять, если форматирование в исходном документе Excel Вас полностью устраивает.

Бывают ситуации, когда приходится вставлять не всю таблицу, а данные из отдельных ячеек. Например, когда нужно вставить в предложение какую-то цифру или текст, которые есть в файле Excel и будут изменяться, или же когда таблица в Word составляется из нескольких разрозненных ячеек Excel (из разных таблиц, листов или даже книг). В таких случаях копируем данные ячеек в нужное место и выбираем способ вставки «Неформатированный текст».

Настройка способа обновления связей и работа с диспетчером связей

Вставленные связи можно обновлять несколькими способами. Например, если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка «Обновить связь», нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.

Можно задать параметры обновления сразу для всех объектов. Для этого нужно вызвать диспетчер связей документа. Проходим по пути «Файл»-«Сведения»-«Изменить связи с файлами» (данная команда доступна, когда в документе есть как минимум одна связь, а сам документ сохранен).

В диспетчере показаны все связи файла. В группе «Способ обновления связи» можно выбрать тот вариант, который более предпочтителен или вообще отключить обновление связей. Также для каждой связи можно задать настройку «Сохранять формат при обновлении». Она отвечает за то, чтобы выбранное Вами форматирование не слетало, когда вы обновите связь.

В этом же диспетчере можно разорвать связи, открыть или изменить источник.

Работа со связями через коды полей Word

По своей сути каждая связь представляет собой специальное поле Word. Если в документе со связями Вы нажмете ALT+F9 , то увидите, что вместо вставленных данных отобразятся коды этих полей.

Работа с ними открывает возможности, которые не предоставляет стандартный диспетчер связей. И хотя коды полей Word — широчайшая тема, выходящая далеко за рамки данной статьи, пару примеров их полезного использования мы приведем:

1) Изменение ссылок на документы сразу во всех связях

Связи с исходными документами осуществляются через прямые ссылки. Если Вы переложили исходный файл, то нужно будет переподтянуть все связи. В диспетчере связей придется делать это для каждой связи отдельно (даже если выбрать несколько — диспетчер будет по очереди предлагать заменять каждую ссылку). Если же вы перейдете в режим отображения кодов полей ( ALT+F9 ), то старые ссылки можно поменять на новые простой заменой ( CTRL+H или «Главная-Заменить» ), указав старый адрес и новый.

Читать еще:  Как выровнять границы таблицы в word

2) Использование именованных диапазонов для вставки таблиц

Если вы вставляете в Word таблицу из Excel, то ссылка на нее будет содержать конкретный диапазон ячеек. То есть, если вы добавите в таблицу строки или столбцы — то данные обновятся только в пределах жестко указанного диапазона. Диспетчер связей позволяет изменить диапазон вручную. Автоматическое же изменение можно настроить, задав в Excel именованный динамический диапазон (урок здесь и здесь , не разберетесь — пишите нашему боту в Telegram, поможем), а в файле Word в режиме правки кодов полей после этого нужно будет заменить прямые ссылки на ячейки на название именованного диапазона. Теперь при изменении размера исходной таблицы в Excel документ в Word обновится корректно.

Другие полезные тонкости работы с офисными программами всегда можно узнать здесь .

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot

Распечатка бланков Word с данными из Excel

15 век. Стоит принц — ждет письма от любимой невесты.
3 дня стоит — не ест, не пьет.Наконец прилетает почтовый голубь.
Принц дрожащими руками открывает письмо, а там «Куем мечи. Недорого.»
Средневековый спам 🙂

Постановка задачи

Предположим, что у нас имеется вот такая таблица Excel:

В ней хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса, имена и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником с помощью вот такого поздравительного письма в Word:

Задача состоит в том, чтобы автоматически создать на каждого отдельное письмо, куда будут подставлены ФИО и название компании клиента, с тем чтобы потом эти письма вывести на печать. В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge) .

Шаг 1. Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов должна удовлетворять нескольким простым условиям:

  • шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек)
  • в таблице не должно быть объединенных ячеек
  • в таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются)
  • т.к. Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая). «

Шаг 2. Подготовка шаблона письма в Word

Здесь все проще — нужен обычный документ Word с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из списка Excel.

Шаг 3. Слияние

Открываем шаблон письма в Word и запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния ( StepbyStep Merge Wizard ) :

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge) .

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters) .

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document) .

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов. После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе пользователь уже может предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из набора.

Этап 6. Завершение слияния

Нажатие ссылки Печать приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Вуаля! Получившийся документ можно отправить на печать или отредактировать-сохранить по желанию для похожих рассылок в будущем.

Ссылки по теме

Комментарии:

Для Николая! Спасибо за подсказку.
Но есть предложение (или просьба),если не затруднит Вас указывать для какой версии сделан приемчик и пример,потому что уже появился MS Office 2010 (темная лошадка),чтобы потом долго не мучаться.
Также имеется несколько просьб/вопросов.
1.Можно ли сделать сводные таблицы из даных собраных через общие книги,чтобы отсекать все неправильные изменения сделаные из удаленных офисов общей книге на сервере, а потом даные вигружать в таблицу в формате XML Ecxel 2003?
Возможно этакую проблему можно сделать в несколько этапов, тогда пожалуйста подскажите на примере- как коректно нужно работать с общими книгами особенно если листы для ввода даных разнесены на разных компах а сама книга «далеко» на сервере.
Вторая часть моего вопроса о работе с XML для импорта/експорта даних, есть в коментариях к статье «Импорт даных из внешних баз Access. «.
Заранее Благодарен!!

я решила проблему следующим образом^

Использование динамического обмена данными
Динамический обмен данными (DDE) — это метод передачи данных между приложениями, который доступен в операционной системе Microsoft Windows®. Он использует общую память для обмена данными. При использовании других методов обмена данными возникнет следующая проблема: данные из листа будут передаваться в формате, в котором они хранятся в Excel, а не с форматированием, применяемым к ячейкам листа.

Чтобы выбрать для обмена данными метод DDE при подключении к листу Excel во время выполнения слияния, нужно установить один флажок в Word:

В меню Сервис выберите Параметры, затем перейдите на вкладку Общие.
Щелкните Подтверждать преобразование при открытии.
Во время выполнения слияния на этапе подключения к файлу данных после определения местоположения листа Excel, к которому следует подключиться, открывается диалоговое окно Подтверждение источника данных. Щелкните Книги MS Excel с помощью DDE (*.xls) и нажмите кнопку ОК. В диалоговом окне Microsoft Excel для поля Диапазон или имя выберите диапазон ячеек или лист, содержащий нужные сведения, затем нажмите кнопку ОК. Числа в документе слияния будут выглядеть так же, как в ячейках использованного листа Excel.

Примечание. Рекомендуется отключить параметр Подтверждать преобразование при открытии после завершения слияния. Иначе предложения подтвердить источник данных будут отображаться чаще, чем нужно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector