Semenalidery.com

IT Новости из мира ПК
264 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Чем встреча отличается от собрания outlook

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2002

Встречи

В этом параграфе будет рассказано о планировании и создании встреч, назначении праздников, повторяющихся событий, об их редактировании, а также будет рассмотрена работа с категориями и другими представлениями, отличными от описанных выше.

О встречах, событиях и собраниях

Раньше очень часто упоминались такие слова, как «встреча», «событие» и «собрание». Данные слова имеют в Outlook особый смысл, несколько отличный от обычного толкования в русском языке.

Встреча (Appointment) – это мероприятие, для которого резервируется время в календаре, на которое никто не приглашается и для которого не привлекаются специальные ресурсы. Исходя из этого, встреча с Иваном Ивановичем или просмотр телепередачи вечером – встреча.

Собрание (Meeting) – это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Главное отличие встречи от собрания заключается в том, что его необходимо согласовать с другими участниками собрания. При планировании собрания участникам рассылается специальная форма, в которой собираются данные об их занятости в назначенный период. Outlook суммирует полученные данные и предлагает варианты времени проведения собрания.

Также можно согласовать и ресурсы, например помещение для собрания, проектор, бланки договоров и т. п.

Ресурс (Resource) – это любые средства, необходимые для собрания. Поэтому, например, домашний телевизор не является ресурсом, в отличие от телевизора в офисе компании. Ресурсы имеют собственное расписание, по которым можно согласовать их использование.

Замечание
Чтобы развеять сомнения относительно правильности восприятия определений, приведу следующее пояснение. Встреча с человеком, чье расписание согласуется средствами Outlook и которое вы можете получить или увидеть, – это собрание. Встреча же с человеком, информация о расписании которого не может быть автоматически обработана Outlook, – встреча
.

Событие (All day Event) – это мероприятие продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий могут быть: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. События могут быть ежегодными (например, день рождения или годовщина), т. е. происходить раз в году в определенный день, и обычными, т. е. происходить однажды и протекать в течение одного или нескольких дней.

Новая встреча

В этом разделе рассказывается о планировании, создании и редактировании единичной встречи – мероприятия, назначенного для определенной цели на определенный промежуток времени, например встреча писателя с редактором издательства, чье расписание не согласуется средствами Outlook.

Создание новой встречи

Для создания встречи существует несколько способов:

Пример 2.7. Создание новой встречи.

  • Файл › Создать › Встреча или CTRL + N (рис. 2.12)
  • Действия › Новая встреча
  • <На панели инструментов Стандартная>Создать

Форма Встреча (Appointment), изображенная на рис. 2.12, имеет собственную строку меню и панель инструментов, а также две вкладки Встреча (Appointment) и Доступность участников (Scheduling). Здесь будет рассматриваться только первая вкладка, о назначении второй вкладки будет рассказано в разделе 10.1 «Планирование собраний».


Рис. 2.12. Форма Встреча

Создание собрания или встречи в Outlook для Mac

Создание собрания

В нижней части области навигации выберите элемент Почта.

На вкладке Главная нажмите кнопку Собрание.

Чтобы отправить приглашение из учетной записи, отличной от вашей учетной записи по умолчанию, выберите учетную запись из списка из .

В поле Кому введите имена людей или названия ресурсов, которые нужно включить в собрание. Выберите нужные имена, чтобы просмотреть сведения о нем, в том числе номер телефона, адрес электронной почты, расположение офиса и многое другое.

В поле Тема введите описание собрания.

Если вы знаете сведения о комнате для собрания, введите его в поле место ; в противном случае нажмите кнопку » Поиск помещений » на ленте. (Дополнительные сведения о средствах поиска комнат можно найти в разделе Поиск в конференц-зале .)

Введите сведения о событии, а затем выполните одно из указанных ниже действий.

Отображение меню Часовой пояс для события

На вкладке Собрание нажмите кнопку Часовые пояса.

Добавление вложений к собранию

В меню собрание выберите вложения> добавить.

Настройка собрания как повторяющегося события

На вкладке Собрание нажмите кнопку Повторение и выберите расписание повторения.

Определение доступности участников (только для учетных записей Exchange)

На вкладке Организатор собрания нажмите кнопку Планирование.

При нажатии кнопки планирование откроется область Помощник по планированию . Если вы не видите сведения о доступности в области помощника по планированию , убедитесь в том, что выбрана учетная запись Exchange в поле » от » в верхней части приглашения.

Нажмите кнопку Отправить.

Создание встречи

В нижней части области навигации выберите элемент Почта.

На вкладке Главная нажмите кнопку Встреча.

Совет: Вы также можете создать встречу в календаре, дважды щелкнув период времени в представлении дня, недели или месяца. Выбранные даты и время автоматически вводятся в окне создания события.

Заполните поля Тема и Место, а затем выполните одно из указанных ниже действий.

Отображение меню Часовой пояс для события

На вкладке Встреча нажмите кнопку Часовые пояса.

Настройка встречи как повторяющейся

На вкладке Встреча нажмите кнопку Повторение и выберите расписание повторения.

Преобразование встречи в собрание путем приглашения других пользователей

На вкладке Встреча нажмите кнопку Пригласить.

На вкладке встреча нажмите кнопку сохранить & закрыть.

В нижней части область навигации щелкните календарь .

На вкладке Главная нажмите кнопку Собрание.

Совет: Также можно дважды щелкнуть период времени в представлении дня, недели или месяца. Выбранные даты и время автоматически вводятся в окне создания встречи. Чтобы преобразовать встречу в собрание, на вкладке Встреча нажмите кнопку Пригласить.

Чтобы отправить приглашение из учетной записи, отличной от используемой по умолчанию, выберите ее во всплывающем меню От.

В поле Кому введите имена людей или названия ресурсов, которые нужно включить в собрание.

Чтобы найти дополнительные контакты, в правой части поля Кому щелкните .

В поле Место введите описание или укажите место.

Для выбора из списка недавно использованных комнат щелкните справа от поля » место «.

Если у вас учетная запись Microsoft Exchange для поиска комнат в каталоге Организации, в правой части окна » Расположение » нажмите кнопку .

Введите сведения о событии, а затем выполните одно из указанных ниже действий.

Отображение меню Часовой пояс для события

На вкладке Собрание нажмите кнопку Часовой пояс.

Добавление вложений к собранию

В меню Собрание выберите пункт Вложения и нажмите Добавить.

Настройка собрания как повторяющегося события

На вкладке Собрание нажмите кнопку Повторение и выберите расписание повторения.

Определение доступности участников (только для учетных записей Exchange)

На вкладке Собрание нажмите кнопку Планирование.

При нажатии на кнопку Планирование в нижней части приглашения появляется область Помощник по планированию. Если вы не видите сведений о доступности в области Помощник по планированию, проверьте, выбрана ли учетная запись Exchange во всплывающем меню От в верхней части приглашения.

Завершив создание приглашения, на вкладке Собрание нажмите кнопку Отправить.

По умолчанию для новых собраний включена функция Запросить ответы. Если у вас учетная запись Microsoft Exchange, ответы от участников регистрируются, когда вы открываете собрание из календаря и просматриваете информацию в области Помощник по планированию.

Если у вас учетная запись Microsoft Exchange, выбранное для события состояние влияет на то, как это событие отображается для других пользователей, когда они просматривают ваш календарь. Если вы не измените состояние, во время события в приложении Outlook вашим состоянием будет «Занят». Чтобы выбрать другое состояние, например «Свободен» или «Нет на месте», на вкладке Собрание откройте всплывающее меню Состояние.

В нижней части область навигации щелкните календарь .

На вкладке Главная нажмите кнопку Встреча.

Совет: Вы также можете создать встречу в календаре, дважды щелкнув период времени в представлении дня, недели или месяца. Выбранные даты и время автоматически вводятся в окне создания события.

Введите сведения о событии, а затем выполните одно из указанных ниже действий.

Заметки

Собрание — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Можно создавать и рассылать приглашения на собрания, а также резервировать ресурсы (например, переговорные).

В календаре на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать собрание.

Клавиши быстрого доступа: Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q в любой папке Outlook.

В Outlook 2007 перейдите в раздел Календаря, нажмите СоздатьПриглашение на собрание.

(Далее по аналогии с Outlook 2010)

В списках Время начала и Время окончания выберите время начала и окончания собрания. Если установить флажок Целый день, событие будет отображаться как событие, занимающее целый день от полуночи до полуночи.

В поле Кому добавьте из адресной книги людей, которых Вы хотите пригласить на собрание.

В поле Тема введите описание собрания.

В поле Место введите описание или укажите место (номер переговорной или кабинета)

В тексте приглашения на собрание укажите сведения, которые необходимо предоставить получателям. Можно также вложить

Если собрание должно быть повторяющимся, на вкладке Собрание в группе Параметры нажмите кнопку Повторение и выберите параметры для нужного шаблона повторения, а затем нажмите кнопку ОК.

После заполнения всех полей, жмем кнопку Отправить.

Все участники собрания получат на свою почту в папку Входящие приглашение на собрание. Каждый участник может Принять, поставить Под вопросом, Отклонить, Предложить другое время для собрания, нажав соответствующую кнопку в письме. Таким образом, дополнительно отвечать на письмо нет необходимости, организатор моментально получит уведомление.

Организатор может отслеживать ответы от участников собрания. Для этого необходимо зайти в созданное собрание, и перейти по кнопке Отслеживание.

Для того, чтобы отменить собрание, необходимо нажать кнопку Отменить собрание. Уведомление об отмене получат все участники в папку Входящие.

Чем встреча отличается от собрания outlook

Всем привет и хорошего настроения!

Хочу поделиться с сообществом своим решением задачи по автоматическому созданию событий OutLook из книги Excel. Речь идёт о Встречах и Собраниях.

Встреча: событие OutLook, которое отмечается в личном календаре. Устанавливается исключительно для одного пользователя, без вовлечения в процесс других.

Собрание: событие OutLook, которое отмечается в личном календаре с отправкой запроса адресатам. То есть, в отличие от Встречи — другие люди получают уведомление.

Технические нюансы кода:

1). Строго заполнять столбец А для корректной работы программы. Раскрывающиеся списки в помощь.
2). Выделение события цветом корректно работает только на русскоязычном офисе. В остальных случаях цвет категории будет обозначен текстом.
3). Если в столбце «Напоминание?» стоит «Да» — напоминание устанавливается, в остальных случаях — нет.
4). Если хотите просмотреть создаваемые события без сохранения — замените в конце кода .Send / .Save на .Display
5). [Важно!] Участников события вписывать строго через запятую с пробелом: Участник1, Участник2, Участник3
6). [Важно!] Участники Собрания должны быть записаны строго почтовыми адресами: voronov_rv@mail.ru например.
7). Участники Встречи могут быть записаны любыми именами. В тексте события они будут выведены в конце, никакие действия не предусмотрены.

Если данная программа оказалась для Вас полезна или у Вас есть мысли, идеи, мнение, предложения, вопросы — обязательно пишите, ибо интересно же =) На том и держится мой спортивный интерес.

200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»> Option Explicit
Option Base 0

‘Author: Roman «Rioran» Voronov
‘Date: the 24-th of November, 2014
‘Feedback: voronov_rv@mail.ru

‘Программа для переноса из файла Excel в Outlook событий «Собрание» и «Встреча»

Dim olApp As Object ‘Для обращений к приложению АутЛук
Dim NewX As Object ‘Для создания объекта события
Dim Others As String ‘Для работы со списком людей
Dim NewMan As Object ‘Для добавления нового участника

Dim They ‘Массив приглашенных
Dim R As Byte ‘Обработка события
Dim X As Long ‘Для перебора строк
Dim A As Long ‘Для перебора участников
Dim H As Long ‘Высота Таблицы

H = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
If H 0 Then
Set NewX = olApp.CreateItem(1)
With NewX
.MeetingStatus = R
They = Split(Cells(X, 4).Value, «, «)
Select Case R
Case 1
For A = 0 To UBound(They)
Others = » »
Set NewMan = NewX.Recipients.Add(Others)
NewMan.Type = 1
Next A
Others = «»
Case 2
Others = «Участники встречи:» & vbNewLine & vbNewLine
For A = 0 To UBound(They)
Others = Others & They(A) & vbNewLine
Next A
End Select
.Subject = Cells(X, 2).Value
.Location = Cells(X, 3).Value
.Body = Cells(X, 5).Value & vbNewLine & vbNewLine & Others ‘Текст
.Categories = Cells(X, 6).Value
.Start = Cells(X, 7).Value + Cells(X, 8).Value
.End = Cells(X, 9).Value + Cells(X, 10).Value
If Cells(X, 11).Value = «Да» Then
.ReminderSet = True
.ReminderMinutesBeforeStart = Cells(X, 12).Value
Else
.ReminderSet = False
End If
Select Case R
Case 1: .Send
Case 2: .Save
End Select
End With
End If
Next X

Set They = Nothing
Set NewMan = Nothing
Set NewX = Nothing
Set olApp = Nothing

Читать еще:  Компьютер российской сборки
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector