Sharepoint база знаний

SharePoint Services

For over 12 years, ScienceSoft has been helping organizations to increase their business strength by leveraging Microsoft SharePoint capabilities. We framed up our services to turn this versatile platform into an enabler of multi-level collaboration and intensive workflows, as well as into a reliable basis of enterprise-wide knowledge and innovation management.

Whenever a company plans to implement or uplift a corporate intranet, partner or vendor portal, tailor a document management solution or get a knowledge management system, our SharePoint team is ready to handle the task. While matching SharePoint’s components with organizational needs, we aim at contributing to our customers’ corporate evolution and business growth.

Our Competences

• Microsoft SharePoint projects since 2007
• Microsoft Gold Collaboration and Content Competency
• 20+ Microsoft SharePoint experts
• Successful projects for Healthcare, Banking and Finances, Retail, Manufacturing, Oil & Gas and more.

Upholding Your SharePoint Deployment

We provide full-cycle services to help you create the optimal SharePoint solution that powers employees’ activities and facilitates business processes.

SharePoint consulting

SharePoint is a platform of multiple faces, and we know them all. Regardless of what SharePoint solution you run or intend to deploy, ScienceSoft’s experts will help you tailor the platform to serve your business purposes best. Our SharePoint consultants are ready to assist you at any stage of a SharePoint solution’s planning, implementation or tuning to make it effective and widely adopted by employees.

Applying our 12-year expertise in SharePoint consulting, we address various SharePoint-related challenges, both technical and strategical. We help our customers to:

Build up a multifunctional SharePoint environment to support various business activities (internal and external collaboration, workflow and document management, knowledge and innovation management and more) within the same platform, thus reducing your investments into scattered stand-alone solutions.

Create an effective, collaboration-driven corporate environment that enables dynamic and secure business activities and empowers employees to fulfill their tasks with lesser time and efforts spent.

Set up step-by-step workflows to support uninterrupted working processes, facilitate complex business cycles, let employees act in compliance with the established quality standards.

Raise SharePoint user adoption and buy-in by delivering user-friendly and apt solutions with an improved design and user experience.

Take advantage of SharePoint’s non-trivial capabilities such as knowledge and innovation management.

SharePoint development

Whether you need to develop a SharePoint solution from scratch, modify it according to new business needs or optimize its current features, ScienceSoft’s team will assist you in getting the task done. Having honed our SharePoint development skills in more than 80 projects in both on-premises and cloud SharePoint environments, our SharePoint team assists organizations in:

Developing fully functional custom solutions or separate custom features to enhance their business processes and adjust the platform’s capabilities to their infrastructure specifics and long-term goals.

Addressing technical issues that impede working activities, be it excessively heavy architecture, complicated site structure, low SharePoint performance or lack of important features. From a slight tuning of a particular SharePoint’s feature to a complete redesign of your current solution, our SharePoint experts are always ready to fill in a functional gap or improve your solution’s functionality.

Ensuring integration with enterprise systems to enable uninterrupted business processes, document workflows and employees’ continuous interaction.

Respecting corporate branding and making SharePoint an integral part of a unique organizational culture, thus stimulate user adoption.

Guaranteeing the solution’s great performance and longevity through professional quality assurance. Our professional testing team will thoroughly look into possible functional imperfections and security issues to ensure your solution’s reliability in the long run.

SharePoint migration

We provide SharePoint migration services to help companies accomplish a smooth change of SharePoint’s versions or deployment models. This allows organizations to benefit from the latest SharePoint functions, optimize their infrastructure and provide users with modern, convenient and powerful solutions.

Our services cover 3 main migration scenarios:

• Migration of a SharePoint solution to a newer version of the platform (SharePoint 2013 and 2016) to provide companies with enhanced development capabilities, an extended set of user-oriented features and an improved user experience.
• Migration to Office 365 and SharePoint Online to let organizations take advantage of cloud solutions, ensure a wider user access, easier scalability and simplified maintenance.
• Hybrid migration to let organizations leverage advantages of both on-premises and cloud environments.

While migrating SharePoint solutions, we aim at:

Facilitating your employees’ daily activities through advanced features enabling the staff to fulfill their duties quicker and easier.

Improving your current solution performance, making it suitable for employees’ working style and adequate to the constantly increasing business speed.

Optimizing SharePoint’s architecture or a particular solution’s design, in order to reduce maintenance and support efforts. We also ensure either gradual or prompt shift to the cloud, which allows cutting off infrastructure costs substantially.

SharePoint support and maintenance

Regardless of what SharePoint version you run, our team of skilled SharePoint consultants and developers is always ready to give you a helping hand in solving issues. Trusting your SharePoint solution maintenance and support to ScienceSoft, you will get:

• 24/7 competent assistance. Working with SharePoint since 2007, we know all possible drawbacks and relevant ways out however complex the issue is. We have an in-depth knowledge of the platform and will offer the solution that perfectly fits the context.
• In-depth investigation of an issue. Our SharePoint experts will find the root cause of the issue to prevent possible recurrences and major impact on a solution’s fitness.
• Careful issue fixing. While trying to solve a particular problem, we pay a particular attention to the continuity of your business process. We do our utmost to keep your working processes uninterrupted and tackle an issue within the shortest time frame.
• Flexible maintenance/support packages with advantageous pricing options that won’t burden your IT budget.

SharePoint Health Check

To ensure stable and error-free performance of your SharePoint solutions, ScienceSoft developed a specialized health check methodology to carry out a comprehensive assessment of the solution’s state. Our SharePoint Health Check includes an overall monitoring of a SharePoint solution through:

• Analyzing page load-time;
• Detecting custom application exceptions;
• Reviewing custom application code;
• Checking the solution against compliance with the Microsoft recommended rules;
• Assessing the content quality and more.

At the end of the check-up, ScienceSoft provides organizations with a health check report that gives a detailed description of each particular issue and relevant recommendations on how to fix it effectively. Our SharePoint team also offers their assistance in implementing the provided recommendations properly.

SharePoint Services Focused on Your Business Goals

Our SharePoint services go beyond delivering a technically attractive solution or solving a functional issue. We always prioritize your organizational specifics and align our actions with your business strategy.

We tailor the platform to facilitate your advance towards more productive working processes. Every service and solution we deliver aim at fostering dynamic and collaborative corporate environment that favors higher employee productivity and better business results.

We support organizations at any stage of their SharePoint maturity. We are ready to address our customers’ needs if they only start their way with SharePoint to help them build up full-fledged and convenient solution. We also support organizations with a long-lasting SharePoint story and help them get the maximum return on their investments in SharePoint.

We help our customers create a centralized multifunctional SharePoint ecosystem. We transform SharePoint from a passive tool used occasionally into an active business participant that covers a wide range of daily tasks and processes, which prevents organizations from having to adopt numerous single-purpose solutions.

Sharepoint база знаний

• Главная /
• Решения /
• Сервис HelpDesk на портале SharePoint

Описание сервиса HelpDesk

на портале MS SharePoint 2010/2013

Сервис HelpDesk на портале SharePoint — современная автоматизированная система обработки заявок ИТ службой. Может функционировать как модуль корпоративного портала, или как самостоятельное приложение на SharePoint. В нашем HelpDesk удобно размещать заявки и отслеживать стадии их исполнения. Сотрудники ИТ подразделения получают удобный инструмент для работы, а руководители — удобный инструмент для контроля исполнения и аналитики.
Сервис HelpDesk реализован на платформах MS SharePoint Server 2010/2013.

Работа с HelpDesk

Сервис HelpDesk доступен пользователю через иконку быстрого доступа «Заявка в ИТ» на главной странице, или через раздел «Сервисы».

Подача обращений

На главной странице сервиса размещены информационные сообщения от отдела ИТ — инструкции и регламенты работы с системой Help Desk для пользователей.

В зависимости от типа обращения пользователь по ссылке переходит на страницу соответствующего раздела, например, на поддержку 1С, на установку программного обеспечения, и др.
Список типов заявок HelpDesk определяется потребностями организации и настраивается на этапе внедрения системы. Он может быть изменен и дополнен в процессе эксплуатации.

Примеры карточек обращений:

Карточка заявки

Далее создается карточка обращения. Для каждого типа обращений используется свой набор полей.

Дополнительно, пользователь может прикрепить к заявке фото экрана с возникшей проблемой, для этого надо просто кликнуть по соответствующей иконке, предварительно «сфотографировав» экран с ошибкой с помощью клавиши PrScr (Print Screen).

Распределение заявок

В зависимости от типа, заявка попадает на персональную страницу ответственного за соответствующий участок сотрудника в виде назначенной задачи.

Для каждой заявки на персональной странице отображаются основные атрибуты: состояние, заголовок, номер, исполнитель и другие. Перечень атрибутов может быть настроен в зависимости от потребностей.

Маршруты заявок могут быть разветвленными. Например, заявки на изменения в 1С, требующие согласования, прежде чем попасть на исполнение в отдел поддержки 1С, должны пройти согласование с руководителем отдела заявителя или владельцем ресурса. Таким образом, отсекается поток в ИТ службу необдуманных и несогласованных пожеланий пользователей.

Обработка

На каждом этапе обработки, заявке автоматически присваивается соответствующий статус: «На согласовании», «На исполнении», «Исполнена» и пр.

Сотрудник, исполняющий задачу, заполняет поля карточки: статус задачи, время выполнения, комментарий и др.
Он может переназначать заявки другим сотрудникам, отправлять их на проверку или корректировку руководителю.
Для заявок можно создавать подзадачи, разбивать их на несколько работ с параллельным или последовательным исполнением.
По окончании выполнения заявки исполнитель может ознакомить любого сотрудника (или группу сотрудников) с результатом.
Уведомления об изменении статуса приходят заявителю по электронной почте и отображаются в информере «Мои заявки» на персональной странице заявителя. Если пользователь не имеет собственной персональной страницы, информер размещается на странице «Сервисы».
В случае, если заявитель не согласен с результатом исполнения заявки, существует возможность автоматического формирования новой заявки на основе существующей.

Контроль сроков исполнения

Каждому типу заявки назначен свой срок исполнения. При превышении отведенного срока исполнения, напоминания по просроченным заявкам поступают на электронную почту исполнителю, а также доступны для контроля его руководителю в специальной вкладке на персональной странице.

Отчётность

Информация об инцидентах, история согласования и исполнения заявок сохраняются на портале и доступны для анализа. Информация для отчётов собирается автоматически, а их получение занимает считанные минуты.
Анализ собранной информации помогает выявлять области для оптимизации.
Из ниже представленного графика видно, как сократилось количество обращений в ИТ-отдел у реального заказчика:

Внедрение системы позволило структурировать обращения по типам, а анализ обращений позволил выявить причину возникновения инцидентов. Вследствие устранения ошибок, технических или организационных (причин возникновения инцидентов), снизилось количество обращений.
Отслеживание ключевых показателей, таких как общее количество заявок, количество просроченных заявок, количество заявок, выполненных в срок, и время, затраченное на исполнение заявки, позволяет оценить эффективность работы как службы в целом, так и отдельных её сотрудников.
Отчеты могут быть выгружены в формат Excel, что дает возможность дополнительной аналитической обработки и графического отображения данных.

Поиск

C помощью встроенного поиска можно быстро найти любую заявку по любому известному полю, либо комбинации полей.

База знаний

По результатам решенных инцидентов формируется база знаний. Информация о них и о решениях хранится в специальном разделе на сайте ИТ-отдела.

Большинство причин обращений в службу технической поддержки — типовые. В процессе работы накапливаются варианты решения инцидентов.

Создаваемая на портале службы технической поддержки база знаний предоставляет возможность сотрудникам службы использовать накопленный опыт.
Страница «База знаний» содержит область поиска по заявкам в базе и список заявок. Все записи (инциденты) сгруппированы по категориям. При клике по названию записи открывается форма с описанием решения по выбранному инциденту.

Возможности развития сервиса Help Desk

Инструментами SharePoint и средствами портала могут быть организованы дополнительные сервисы для сотрудников отдела ИТ, позволяющие оптимизировать работу и настроить систему отчетности. Например, на главной странице сайта отдела можно отобразить служебную информацию, график отсутствия сотрудников, разместить информеры: часовые пояса, KPI отдела, показатели работы сотрудников и другие. Для рабочих групп и проектных команд могут быть созданы отдельные сайты.

Хотите чтобы мы связались с Вами и рассказали подробнее?

Часто задаваемые вопросы по EOS for SharePoint

Функционал системы

Общие вопросы. Преимущества

Внедрение, поддержка, клиенты, доп.услуги и т.д.

Лицензирование, стоимость, доп. оборудование и ПО

Технические вопросы. Возможности. Настройка. Интеграция

Прочие вопросы

Какие почтовые сервера может использовать EOS for SharePoint в качестве почты. Поддерживает ли решение почтовый сервер Lotus?

Платформа Microsoft SharePoint позволяет работать с разными почтовыми серверами посредством протокола SMTP.

Есть ли возможность интеграции с другими СЭД, например, в рамках межведомственного электронного документооборота?

Используя модуль СЭВ (сервер электронного взаимодействия) системы EOS for SharePoint можно организовать межведомственный электронный документооборот с другими СЭД, используемыми в других организациях. Причем регистрация входящих писем из вышестоящей организации и отправка уведомления о регистрации с присвоенным номером будет происходить в автоматическом режиме прозрачно от пользователя.

Интеграция с внешними системами

Платформа Microsoft SharePoint обладает богатыми возможностями по интеграции с внешними системами, как то ERP (SAP R3, MS Navision, 1C и др.), CRM, BI, Project (Oracle Primavera, MS Project), OCR и др.
Microsoft SharePoint поддерживает принцип сервис-ориентированной архитектуры (СОА). И кроме наличия готовых сторонних модулей, значительно расширяющих функционал платформы, а также web-сервисов и их расширений, платформа позволяет создавать новые. В зависимости от сложности задачи для создания новых расширений и функционала могут использоваться возможности как самой платформы без использования программирования (принцип настройки), так и такие средства как MS SharePoint Designer и MS Visual Studio.
Более того, система Microsoft Project Server 2010 является составной частью платформы Microsoft SharePoint 2010, поэтому данные системы управления проектами и данные системы электронного документооборота EOS for SharePoint могут быть интегрированы между собой и представлять общие объекты.
Благодаря возможностям платформы SharePoint, а также большому количеству сторонних коннекторов, система EOS for SharePoint может быть интегрирована с большим количеством бизнес-систем как на уровне справочников, так и на уровне объектов.
Необходимо учитывать тот факт, что любые работы по интеграции в зависимости от задачи и систем требуют привлечения разных специалистов как то бизнес-аналитиков, программистов и системных администраторов.
Вопросы интеграции систем всегда индивидуальны и требуют отдельного предметного изучения задач клиента.

Есть ли интеграция с пакетом программ Microsoft Office?

Microsoft SharePoint Server является ядром системы Microsoft Office, что позволяет осуществить бесшовную интеграцию с любым продуктом семейства Microsoft Office, включая Outlook.

Работа с мобильных устройств

Работа с платформой Microsoft SharePoint осуществляется посредством веб-браузера. Поддерживаются следующие основные браузеры: Internet Explorer, Mozilla Firefox и Safari. Соответственно, вы можете осуществлять работу с системой с любого мобильного устройства, будь то мобильный телефон, планшетный компьютер или iPad, имеющего доступ в сеть интернет.
Для этого может использоваться стандартный шаблон, или разработанный специально под конкретный тип мобильных устройств.

Безопасность работы пользователей и хранения информации

Система EOS for SharePoint основана на платформе Microsoft SharePoint, поэтому наследует весь функционал. Для возможностей единой авторизации и аутентификации вы можете использовать:

аутентификацию на основании windows (ActiveDirectory),

single-sign-on (технология единого входа),

а также при желании аутентификацию на основе любого другого LDAP поставщика.

Что же касается защиты документов, то система EOS for SharePoint позволяет защитить документы в системе как с помощью богатых возможностей по ограничению прав доступа как на группы документов, конкретный документ, так и прикреплённые файлы, и более того, позволяет зашифровать хранящиеся данные, вплоть на уровне базы данных.

Система позволяет вести подробный аудит действий каждого пользователя, платформа Microsoft SharePoint позволяет вести полноценный настраиваемый аудит действий пользователя.

Разграничение прав доступа, идентификация пользователей

Платформа Microsoft SharePoint обладает гибкими возможностями по настройке прав доступа, как на отдельных пользователей, так и групп.
Система EOS for SharePoint расширяет имеющиеся в SharePoint возможности управления доступом, добавляя автоматические политики разграничения прав доступа: по группам документов, по поручениям, по процессам, а также в соответствии с настраиваемыми правилами. Права могут выдаваться как на саму карточку, так и на прикреплённый к ней файл.

Использование электронно-цифровой подписи и шифрование данных

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) является необходимым условием для полноценной реализации электронного документооборота.
Возможности применения ЭЦП и шифрования данных обеспечиваются благодаря интегрированным в систему EOS for SharePoint сертифицированным средствам криптографической защиты информации – КриптоПро CSP, СигналКом CSP, Верба OW, Домен-К, Авест, Генкей (поддерживаются любые крипто-провайдеры, использующие Microsoft CryptoAPI).

Кроме поддержки ЭЦП средства криптографической защиты информации, входящие в состав данной опции, обеспечивают надежное шифрование данных. Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа – прочтения, искажения либо подмены.

Возможности поиска информации

Поиск в Microsoft SharePoint 2010 позволяет сотрудникам с лёгкостью находить информацию, необходимую для выполнения работы. Доступны функции поиска в корпоративной сети, поиска людей и платформа для создания поисковых «приложений».

Для удобства работы пользователя Microsoft SharePoint 2010 предоставляет интерактивные визуальные возможности навигации. Визуальные подсказки позволяют быстро находить информацию, а с помощью уточнений можно конкретизировать результаты и находить именно те данные, которые вам необходимы.

Более того, платформа Microsoft SharePoint предоставляет уникальный функционал организации базы знаний и поиск по сотрудникам, ведь значительная часть полезной информации не документируется, а «хранится» в головах сотрудников компании. Люди – главный актив организации. Чем проще им находить друг друга, тем удобнее обмениваться идеями и опытом для решения задач, улучшения процессов и применения инноваций.

Система также позволяет организовать корпоративный поиск по данным, хранящихся в других бизнес-системах, используемых в организации и выводить всю необходимую информацию по запросу как из системы электронного документооборота, так и других бизнес-систем, таких как ERP, CRM, BI, MS Project и т.д.

Также при внедрении платформы Microsoft SharePoint может быть использована система Microsoft Fast Search Server, позволяющая значительно расширить функционал платформы в области поиска.

индексировать и производить поиск по более 100 миллионам документов;

организовать сверхскоростной поиск и обеспечить время запроса менее одной секунды;

настраивать релевантность для повышения точности поиска;

настраивать платформу поиска в соответствии с конкретными потребностями поиска и индексации;

настраивать интерфейс пользователя, организуя среду поиска и работы с найденными результатами для сотрудников.

В дополнение к стандартным возможностям платформы система EOS for SharePoint позволяет настраивать произвольное количество поисковых форм для поиска по реквизитам (значениям полей карточек).

Таким образом, используя функционал платформы SharePoint и решения EOS for SharePoint, вы можете организовать поиск как по атрибутам/полям карточки и по тексту прикреплённых документов, так и по данным, хранящихся в других системах, поиск сотрудников и другие возможности поиска.

Возможности настройки рабочих процессов/маршрутов документов (workflow)?

Платформа Microsoft SharePoint обладает гибкими возможностями по настройке рабочих процессов, но, к сожалению, большинство таких возможностей доступно лишь при использовании такие средств как SharePoint Designer или Visual Studio, что требует наличия специальных знаний. Стандартные процессы SharePoint обладают недостаточными возможностями для автоматизации электронного документооборота.

Именно поэтому, компания ЭОС в своём решении EOS for SharePoint создала свой маршрутизатор, с помощью которого можно легко и быстро настроить даже сложный рабочий процесс подготовки или согласования документа. Маршрутизатор позволяет настроить произвольное количество этапов с индивидуальными параметрами, последовательным или параллельным согласованием на каждом этапе, зависимостями от значений полей карточки, возможностью запускать другие процессы и многое другое.

Для настройки рабочих процессов не требуется специализированных знаний, знаний в области программирования или использования SharePoint Designer, вся работа интуитивно понятна и проста.

Возможности организации единого хранилища электронных документов

Платформа Microsoft SharePoint содержит весь набор для построения единого корпоративного логически целостного хранилища документа. И в частности она предлагает весь необходимый функционал для организации централизованного или распределенного развёртывания.

Управление жизненным циклом электронных документов

Система EOS for SharePoint поддерживает полный жизненный цикл электронных документов от создания, согласования и утверждения документа, его последующей регистрации, отправки, списания в дело и последующей архивации.
На основе нашей системы вы можете в том числе и создавать типовые документы, например типовые договора или приказы, на основе ранее созданных шаблонов, с заполнением полей документа из регистрационной карточки.
В системе EOS for SharePoint предусмотрен журнал истории документа, с помощью которого вы всегда сможете посмотреть версии документов, и сравнить необходимые в автоматическом режиме.
С учётом того, что платформа Microsoft SharePoint предоставляет широкие возможности по организации структурированного хранения данных, поэтому совместное использование платформы SharePoint и системы EOS for SharePoint у вас будет широкие возможности по хранению электронных документов.

Возможности пользовательского интерфейса

Удобный и интуитивно понятный интерфейс системы электронного документооборота становится достаточно острым вопросом, т.к. в том числе и от этого зависит удобство работы сотрудника с данной системой.
Система EOS for SharePoint построена на базе платформы Microsoft SharePoint, предоставляющей гибкие возможности по настройке интерфейса.
Вы можете настроить дизайн корпоративного портала под ваш фирменный стиль изменить расположение элементов (меню, расположения фильтров и т.д.) настроить отдельный дизайн и структуру портала для руководителей, делопроизводителей, и других сотрудников, более того можно настроить его отдельно и под мобильные устройства.
Что же касается непосредственно системы EOS for SharePoint и того интерфейса, с которым она поставляется в «коробке», то мы можем увидеть его как на сайте, так и в видео-презентациях.
Более того, вы можете работать с задачами, просматривать поступившие поручения и задачи, в том числе все задачи по согласованию документов, исполнять их и т.д. прямо из почтового клиента, например Microsoft Outlook.
При необходимости можно сделать также уведомление о поступлении задач по средствам СМС на телефон.
Таким образом, сотрудники всегда будут в курсе предстоящих задач и их статуса исполнения.

Многоликий SharePoint

Я часто консультирую людей по поводу SharePoint, и каждый раз я слышу примерно одно и то же: “мы планируемразрабатываемвнедряемиспользуемхотим_выкинуть портал на SharePoint”. Такое ощущение, что единственное для чего предназначен SharePoint – делать порталы. Как битрикс или, не дай бог, друпал. Ситуацию еще подогревают HRы, которые хотят “интранеты” (имея ввиду ровно тоже, что и порталы).

Если же попадается грамотный заказчик,который понимает проблемы за пределами фразы “корпоративный портал”, то подрядчик зачастую пытается впарить свое “портальное решение”. Это “решение” должно закрывать все потребности заказчика одним махом.

Конечно порталы каждый раз разные, но в них очень много общего.

Типовой корпоративный портал на SharePoint

Обычно на портал возлагаются следующие задачи:

• Портал обязательно должен иметь уникальный дизайн .
• Портал должен способствовать улучшению коммуникации.
• Портал должен иметь функцию документооборота.
• Портал должен быть хранилищем активов для подразделений.
• Портал должен обеспечивать совместную работу.
• ..а еще автоматизировать заявки, делать поиск, обязательно нужна мини-crm, голосования, показывать дни рождения и трудовые юбилеи, новости, фотографии, ссылки… ничего не забыл?

Самое странное, что многие цели противоречат друг другу, но это никого не смущает. Например документооборот крайне плохо сочетается с уникальным дизайном. Никому в голову не придет делать уникальный дизайн в Documentum или DocsVision, а в SharePoint это нормально. Хранилище активов требует разграничения доступа в соответствии с организационной структурой, а совместная работа и улучшение коммуникаций, наоборот, требует преодоления рамок организационной структуры. Весь feature soup, который предлагается в качестве полезного функционала, вообще ни как не коррелирует с заявленными целями и присутствует, в основном, “для галочки”. И это еще не самое страшное…

Самое страшное начинается когда этот портал пытаются реально использовать. Ведь бизнес динамичен, постоянно требуется что-то поменять, подкрутить, дать доступ, создать сайт, изменить страницу. Но универсальное “портальное решение” больше напоминает не гибкую систему, а изваяние из гранита, которое даже передвинуть нельзя, не то что как-то поменять.

Приспособить “портал” под конкретные задачи пользователей оказывается сложно, а без этого adoption становится низкий и вложения не окупаются. Гигантский набор фич на портале используется от силы на 20% и, зачастую, страдает от проблем масштабирования.

Почему так происходит

Ситуация описанная выше повторяется чуть менее, чем всегда. Казалось бы зачем покупать порталы, когда они приводят к неудовлетворительному результату. Но проблема в том, что все продают “корпоративные порталы”. Все это не только Microsoft и партнеры, это в том числе те, кто внедряет другие технологии, от вики движков, до битриксов и WebSphere. Тут работает принцип социального доказательства: “если все остальные покупают корпоративные порталы, то чем мы хуже”.

Сам термин корпоративный портал является ментальным шорткатом, который избавляет продавца и покупателя от необходимости выяснения потребностей. Кроме того, для продавца продать «корпоративный портал” – это хороший способ продать проект допиливания портала под конкретные нужды.

Я думаю для многих не секрет, что некоторые вендоры “корпоративных порталов” по факту не имеют портала как продукта (распространяющегося без программистов).

Как сделать правильное решение

Для создания хорошего решения на SharePoint необходимо:

1. Сосредоточиться на целях
2. Поставить измеримые KPI
3. Планировать информационную архитектуру
4. Создавать самые простые решения

Это, конечно, проще сказать, чем сделать. Нужна хорошая подготовка и богатый опыт, а также административный вес, чтобы вас слушали. Но это все темы для отдельных постов.

Важно понимать, что у разных целей разные средства решения, архитектура и KPI, возможно противоречащие друг другу.

Примеры решений на SharePoint

Корпоративный поиск

Цель – уменьшить время на поиск информации.
KPI – количество успешных запросов (с кликом на результат) и количество неуспешных (без результатов или без клика на результат). На основании этих величин можно получить экономический эффект и вычислить целевые значения.
Архитектура – искать “везде” обычно плохо работает. Смотрите на поисковую выдачу интернет-поисковиков. Там есть разные типы информации, поиск по разным источникам, продвигаемые результаты,actionable результаты. Адаптируйте к своим источникам и внедряйте.
Решение – стандартный поиск SharePoint 2013. После внедрения поисковая аналитика и “тюнинг” поиска.

Рабочие области команд и проектов

Цель – увеличить эффективность совместной работы.
KPI – количество пересылаемых по электронной почте документов. Взять baseline до запуска системы, уменьшить на 30%-50%-80% по вкусу.
Архитектура – необходимо сделать максимально простой процедуру создания сайтов с библиотекой и списками для совместной работы. Без заявок в ИТ и согласований.
Решение – стандартные сайты команд SharePoint, плоские разрешения, контролируемый жизненный цикл. Обучение пользователей возможностям платформы.

Корпоративный сайт

Цель – сделать единую точку входа для информационных ресурсов компании.
KPI – Количество просмотренных страниц сайта (новостей, событий, фотовидео материалов), количество опубликованных, процент сотрудников, ответивших на опросы. Каждая новость, опубликованная на сайте, должна быть прочитана значительным количеством сотрудников (30% и более), при определенном темпе публикации можно получить довольно точные количественные характеристики.
Архитектура – фиксированные типы информации, малое количество редакторов, простая система разрешений. Участие пользователей – лайки и комментарии, ответы на опросы.
Решение – отдельная коллекция сайтов с режимом публикации, кастомный дизайн, фиксированная структура. Обязательное обучение авторов контента.

Документооборот

Цель – уменьшить время согласования.
KPI – Время согласования документов (по типам). Можно взять baseline с текущей ситуации, уменьшить на 30%-50%-80% по вкусу.
Архитектура – фиксированные маршруты, роли, типы документов. Это очень важный момент. Если в согласовании может принимать участие произвольное количество людей, то считать KPI становится невозможным. Если документы нельзя разделить по типам, то тоже вызывает проблемы расчета KPI.
Решение – Отдельный сайт или коллекция, типы контента, шаблоны, workflow. Предусмотреть вычисление количества днейчасовминут на согласование. Ну и без обучения, скорее всего, никуда.

Специализированные варианты решений:

• Enterprise Content Management Электронный Архив
• Автоматизация заявок
• Базы знаний
• Системы оценки персонала
• Системы внутренних вакансий

Попробуйте на досуге продумать конкретные цели и KPI таких систем.

Самое важное – все это разные системы. Нет смысла все валить в одну кучу и называть “корпоративным порталом”, так достичь KPI не получится.

Основные возможности Microsoft SharePoint 2010 для построения корпоративной системы управления знаниями

Рубрика: Информационные технологии

Статья просмотрена: 439 раз

Библиографическое описание:

Дмитриев П. И. Основные возможности Microsoft SharePoint 2010 для построения корпоративной системы управления знаниями // Молодой ученый. — 2011. — №4. Т.1. — С. 86-88. — URL https://moluch.ru/archive/27/2959/ (дата обращения: 02.04.2020).

Похожие статьи

Система управления знаниями предприятия – разработчика.

Основные термины (генерируются автоматически): настроечный параметр, программное обеспечение, лингвистическая онтология, онтология документации, компонентная структура, онтология продукции, система, телекоммуникационная отрасль, документ, знание.

Методика создания системы управления знаниями.

Основные термины (генерируются автоматически): программная продукция, программное обеспечение, знание, поиск информации, онтология документации, текстовая информация, информационная система, базовый процесс предприятия, основной участник процесса УЗ, BSS.

Интеллектуализация базы знаний систем Service Desk

Определение оптимальных параметров ввода, обучения и поиска ИИС позволит сократить время

Сергей Лямуков Управление знаниями в Service Desk Открытые системы , № 01, 2010.

Сравнительный анализ программного обеспечения систем мониторинга кластерных.

Анализ информационных технологий для веб-публикации.

В состав разработанного программно—технологического обеспечения входит набор инструментальных библиотек и компонентов, прикладных веб-сервисов, картографических интерфейсов, веб-приложение для навигации по пространственным метаданным, веб-система.

Методологии проектирования мультиагентных систем

В отличие от классического способа, когда проводится поиск некоторого четко

В контексте мультиагентных систем использование онтологии способствует анализу и

Во время первого этапа знания предметной области моделируются в виде онтологии таким образом, чтобы они.

Автоматизированные библиотечные системы | Статья в журнале.

Кроме того, автоматизированная библиотечная система представляет собой комплекс программно—технологических, лингвистических средств, предназначенных для решения библиотечно-библиографических задач.

Каталогизация и интеграция разнородных информационных.

Введение. Существующие центры данных Мировой системы данных (МСД, ICSU World Data

данных, что сделает их пригодными для машинной обработки и более эффективного поиска.

Наличие такой центральной онтологии является обязательным, в то же время она может.

Анализ методов искусственного интеллекта САПР.

В работе рассмотрены вопросы разработки экспертных систем синтеза технологического

– разработка процедур обработки знаний с помощью процедур, созданных в «открытом коде»

Созданное программное обеспечение и средства обеспечивающие его функционирование.

Программное обеспечение системы менеджмента качества

Специализированное программное обеспечение (ПО) системы менеджмента качества представляет собой совокупность программ, которые позволяют осуществлять автоматическую обработку необходимой информации.

− управление документами

Похожие статьи

Система управления знаниями предприятия – разработчика.

Основные термины (генерируются автоматически): настроечный параметр, программное обеспечение, лингвистическая онтология, онтология документации, компонентная структура, онтология продукции, система, телекоммуникационная отрасль, документ, знание.

Методика создания системы управления знаниями.

Основные термины (генерируются автоматически): программная продукция, программное обеспечение, знание, поиск информации, онтология документации, текстовая информация, информационная система, базовый процесс предприятия, основной участник процесса УЗ, BSS.

Интеллектуализация базы знаний систем Service Desk

Определение оптимальных параметров ввода, обучения и поиска ИИС позволит сократить время

Сергей Лямуков Управление знаниями в Service Desk Открытые системы , № 01, 2010.

Сравнительный анализ программного обеспечения систем мониторинга кластерных.

Анализ информационных технологий для веб-публикации.

В состав разработанного программно—технологического обеспечения входит набор инструментальных библиотек и компонентов, прикладных веб-сервисов, картографических интерфейсов, веб-приложение для навигации по пространственным метаданным, веб-система.

Методологии проектирования мультиагентных систем

В отличие от классического способа, когда проводится поиск некоторого четко

В контексте мультиагентных систем использование онтологии способствует анализу и

Во время первого этапа знания предметной области моделируются в виде онтологии таким образом, чтобы они.

Автоматизированные библиотечные системы | Статья в журнале.

Кроме того, автоматизированная библиотечная система представляет собой комплекс программно—технологических, лингвистических средств, предназначенных для решения библиотечно-библиографических задач.

Каталогизация и интеграция разнородных информационных.

Введение. Существующие центры данных Мировой системы данных (МСД, ICSU World Data

данных, что сделает их пригодными для машинной обработки и более эффективного поиска.

Наличие такой центральной онтологии является обязательным, в то же время она может.

Анализ методов искусственного интеллекта САПР.

В работе рассмотрены вопросы разработки экспертных систем синтеза технологического

– разработка процедур обработки знаний с помощью процедур, созданных в «открытом коде»

Созданное программное обеспечение и средства обеспечивающие его функционирование.

Программное обеспечение системы менеджмента качества

Специализированное программное обеспечение (ПО) системы менеджмента качества представляет собой совокупность программ, которые позволяют осуществлять автоматическую обработку необходимой информации.

− управление документами