Рабочие процессы в sharepoint

Рабочие процессы и бизнес-аналитика в SharePoint: что нового?

Рабочие процессы (Доступно только в SharePoint Online План 2)

В Microsoft SharePoint Designer 2013 улушена среда создания и моделирования рабочих процессов, бизнес-логики и процедур. Новые функции позволяют создавать сложные и эффективные решения без специального программного кода.

Улучшенная архитектура рабочих процессов (с поддержкой предыдущих версий)

В SharePoint 2013 рабочие процессы основаны на новой архитектурной платформе — Windows Workflow Foundation 4 (WWF4). При этом поддерживаются по-прежнему и рабочие процессы среды SharePoint 2010, которые были созданы на платформе Windows Workflow Foundation 3 (WWF3). В том числе поддерживаются и встроенные процессы среды SharePoint 2010: утверждение, сбор отзывов, сбор подписей. Все они создаются прямо в браузере и удовлетворяют большинству стандартных требований, затем их можно совершенствовать в SharePoint Designer 2013.

Создание сложной логики при помощи стадий

Процессы можно моделировать как контейнеры логически сгруппированных действий при помощи стадий. Чтобы понять смысл этого сценария, представим:

Цель: создать сайт службы поддержки, где каждый запрос – отдельная форма со своим жизненным циклом.

Этот цикл мы моделируем как последовательность изменений параметра «Состояние»: Открыт, Назначен, Разрешен, Подтвержден, Закрыт. В этом случае каждое значение состояния – отдельная стадия. Каждая из них будет содержать набор связанных действия и условий. Перемещение между стадиями осуществляется посредством переходов.

Циклы

Циклы также позволяют создавать более сложные рабочие процессы и их также можно создать при помощи стадий. По сути своей, цикл – это контейнер, в котором сгруппированы действия и условия для многократной обработки данных в процессе. Для циклов можно задать количество повторений или указать условия выхода. Когда данное условие выполниться, цикл завершиться.

Циклы можно группировать и вкладывать один в другой. Обратите внимание, что не предусмотрено защиты от бесконечного повторения циклов.

Способы создания рабочих процессов

Рабочие процессы можно создать двумя способами:

1. Текстовый конструктор.
2. Новый визуальный конструктор на платформе Microsoft Visio 2013.

При редактировании рабочего процесса можно переходить из одного конструктора в другой.

Визуальный конструктор. Рабочие процессы создаются в наглядном режиме: пользователи перетаскивают, соединяют между собой фигуры. Здесь можно задать все свойства действия: выбираем фигуру и кликаем по тэгу действия. Если кликнуть на «Свойства» этого тэга, то в визуальном конструкторе появится таблица действий и условий – такая же, как и в привычном текстовом конструкторе. Визуальный конструктор доступен только с продуктом Visio , при этом сайт, на котором создается рабочий процесс, должен находиться на сервере с поддержкой Windows Workflow Foundation 4.0.

Текстовый конструктор. В новой редакции доступны следующие действия: копирование, вставка, вырезание, отмена, возврат, выбор всего — работают привычные сочетания клавиш CTRL+_. Также реализован выбор перетаскиванием и при помощи сочетаний клавиш «SHIFT+клавиша со стрелкой+перетаскивание» или просто «SHIFT+перетаскивание».

Улучшенный редактор почтовой корреспонденции

Когда рабочий процесс отправляет сообщение по электронной почте, можно форматировать его при помощи панели форматирования в редакторе почтовой корреспонденции рабочего процесса. Доступно контекстное меню: Копировать-Вставить, Отменить, Вернуть.

Работа с документами на SharePoint Online:

Новые возможности

Новые общие действия:

• Назначение задачи
• Начало рабочего процесса
• Переход к текущей стадии
• Вызов веб-службы
• Начало рабочего процесса списка
• Начало рабочего процесса сайта
• Создание динамического значения
• Подсчет элементов в динамическом значении
• Получение свойств динамического значения
• Перевод документа
• Обрезка строки
• Поиск и замена подстроки в строке
• Изменение состояния рабочего процесса

Новые действия для создания рабочих процессов проекта:

• Создание проекта из текущего элемента
• Установка заданного значения в качестве текущей стадии проекта
• Установка заданного значения в поле состояния в элементе списка идей
• Ожидание события
• Установка заданного значения в поле проекта

Бизнес-аналитика

Подключение к внешним источникам данных при помощи поставщиков OData в Excel

В Microsoft Excel 2013 пользователи могут подключаться к внешним данным при помощи поставщика OData, который находится в среде SharePoint или Office 365. Это позволяет оптимизировать создание отчетов для Project Online, к примеру, или других целей.

Улучшенный Центр бизнес аналитики для хранения содержимого

Оптимизирован шаблон сайта «Центр бизнес-аналитики». Теперь можно централизованно управлять отчетами, источниками данных, системами показателей, панелями мониторинга, публиковать все перечисленное при помощи Excel. Образцы файлов и книг также доступны в Центре бизнес-аналитики.

Доступ к внешним источникам данных

Новые функции при работе с внешними данными основаны на службах Secure Store Services и Business Connectivity Services.

Анализ данных в Excel

Внешние данные пользователи могут импортировать в Excel и настроить их синхронизацию. Например, создаем список продуктов, который необходимо быстро и легко обновлять и совместно использовать, анализировать в Excel. Внешние данные для экспорта в Excel будут определяться текущим внешним списком, фильтрами, заданными типами контента, языковыми параметрами SharePoint. При экспорте списка в Excel получим таблицу с подключением к внешнему источнику на основании файла веб-запроса. Теперь, чтобы увидеть последние изменения во внешнем источнике достаточно просто обновить таблицу.

Обратите внимание, что невозможно изменить источник внешних данных в Excel, а операция обновления записывает все изменения, которые будут сделаны в Excel.

Импорт внешних данных и публикация схемы в Visio

При помощи Visio данные из внешнего источника можно связать с фигурами, схемами. В последующем такие схемы можно публиковать в библиотеке SharePoint как веб-документ, который, включая внешние данные, смогут просматривать все пользователи.

Есть три способа, следуя которым можно связать строки из списка с существующими фигурами:

• «Вручную» по одной
• Автоматически
• Создать новых фигур на основе данных

Общие улучшения новой редакции SharePoint Online в области производительности

Оптимизация службы Business Connectivity Services позволила устранить узкие места в области производительности. Теперь загрузка данных, разбиение на страницы, сортировка и фильтрация могут производиться во внешнем источнике — это помогает сократить объемы процессов в SharePoint Online.

Кроме того, в новой редакции ускорено отображение и обновление информации, выполнение различных операция с внешними данными непосредственно на веб-странице во всех службах Office 365, где они используются.

SharePoint 2010: Участвуем в процессе — создаем рабочие процессы для SharePoint

Многие приложения, используемые в компаниях, применяются для автоматизации сложных бизнес-процессов. Автоматизация таких процессов, как, например, автоматическая маршрутизация электронной почты нужному получателю, довольно простая задача. Значительно сложнее автоматизировать процессы с ручными операциями обмена данными.

Еще в Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) компания Microsoft пыталась решить эту задачу с помощью рабочих процессов SharePoint, которые по существу являются механизмами маршрутизации для проставления «виз». Допустим, кто-то из отдела маркетинга придумал новое рекламное объявление. Оно не сразу попадет в рекламное агентство для немедленного распространения. Существует целая процедура последовательных согласований внутри компании.

Объявлению придется пройти через редактора, юридический отдел компании и, возможно, через высшее руководство — только после этого оно может быть отправлено внешним организациям. Проблема такой процедуры в том, что люди не сидят сложа руки. Такие задачи обычно страдают от недостатка внимания. Любая человеческая ошибка может сорвать процесс согласования.

Рабочие процессы SharePoint предназначены для автоматизации таких процедур. Можно даже разработать рабочий процесс, который отправит напоминание или автоматически свяжется с менеджером, когда кто-то пренебрегает выполнением своей части в процессе согласования.

Рабочие процессы играют важную роль в MOSS 2007, но какими бы они не были замечательными, они не обладают достаточной гибкостью. По большей части при создании рабочих процессов администраторы вынуждены работать в рамках графического интерфейса SharePoint.

Компания Microsoft сделала процедуру создания рабочих процессов в SharePoint 2010 более гибкой. Хотя все еще сохраняется возможность использовать графический интерфейс SharePoint для связывания рабочего процесса со списком или библиотекой, тем не менее рабочие процессы должны создаваться вне SharePoint (если только вы не используете один из встроенных рабочих процессов).

Поэтому Microsoft предлагает несколько инструментов для создания рабочих процессов. Говоря в целом, средством для разработки рабочих процессов SharePoint будет SharePoint Designer 2010. Профессиональные разработчики могут создавать дальнейшие настройки с помощью Visual Studio 2010, изменяя код, созданный SharePoint Designer 2010, или же создавать настройки с нуля.

Вперед под флагом Visio!

Создание рабочего процесса

Чтобы создать рабочий процесс, откройте Visio 2010 и выберите вкладку File. Программа предложит выбрать тип создаваемой диаграммы — Выберите папку Flowchart, затем выберите шаблон рабочего процесса Microsoft SharePoint и нажмите кнопку «Create», как показано на рис. 1.

На первый взгляд идея использования Visio Premium 2010 для создания рабочих процессов SharePoint кажется как минимум странной. Visio широко используется для конструирования сетевых диаграмм, но большинство пользователей не рассматривает его в качестве инструмента разработки. Тем не менее, одной из главных функций Visio является создание блок-схем, так что такое использование вполне логично. Любой, кто изучал основы программирования, знает, что первые же занятия отводятся созданию блок-схем. Это связано с тем, что разработка блок-схемы часто является первым шагом в написании программы. Рабочие процессы SharePoint по сути своей не более, чем простые программы, но облегчит ли использование приложения, предназначенного для разработки блок-схем, создание рабочих процессов SharePoint?

Есть две важные вещи, которые нужно знать, прежде чем пытаться использовать Visio 2010 для создания рабочих процессов SharePoint. Во-первых, Visio 2010 не позволяет создавать рабочие процессы в их окончательной форме, а используется для создания повторно используемого шаблона, который должен далее импортироваться в SharePoint Designer, где завершается создание рабочего процесса. Во-вторых, все это работает только в редакции Visio 2010 Premium. Редакции Standard и Professional программы Visio 2010 не содержат функций для работы с SharePoint.

Авторизация рабочего процесса

Чтобы создать рабочий процесс, откройте Visio 2010 и выберите вкладку File. Программа предложит выбрать тип создаваемой диаграммы — Выберите папку Flowchart, затем выберите шаблон рабочего процесса Microsoft SharePoint и нажмите кнопку «Create», как показано на рис. 1.

Рис. 1 Использование Visio 2010 для создания блок-схемы рабочего процесса SharePoint

С этого момента вы попадете в основной экран Visio. Теперь можно приступить к разработке рабочего процесса. Если вы никогда не использовали Visio, придется привыкать. В левой части экрана находится несколько наборов (или “stencils) графических значков (или “master shapes”). В число шаблонов рабочих процессов SharePoint Workflow входят следующие из них: Action, Conditions и Workflow Terminator. Перетащите изображения значков на диаграмму Visio и расположите их таким образом, чтобы образовался рабочий процесс.

Наглядный пример диаграммы Visio показан на рис. 2. Диаграмма содержит шаблон простого рабочего процесса SharePoint, который начинается оконечной фигурой Start (зеленый треугольник). Затем следует условие, проверяющее, содержит ли определенное поле ключевые слова. Сейчас имя поля или список ключевых слов для нас не важны. Мы сможем задать конкретные ключевые слова или имена полей позднее. Сейчас нужно только создать логику рабочего процесса.

Рис. 2 Созданный в Visio простой рабочий процесс SharePoint.

На рисунке видно, что ветвление по условию зависит от наличия ключевых слов. Visio требует создавать обе ветви каждого условия – «Да» и «Нет», которое есть в рабочем процессе. Данный процесс заканчивается объектом Terminate, если ключевые слова не обнаружены (ветвь «Нет»). Если ключевые слова есть, элемент удаляется, а рабочий процесс завершается.

Также видно, что каждый объект связан по крайней мере с одним другим объектом (связи показаны стрелками между объектами). Эти связи являются обязательными, но не устанавливаются автоматически. Для соединения двух форм перетащите одну из них на страницу диаграммы и наведите ее на другую форму, с которой ее необходимо соединить. На внешних границах объекта должны отобразиться несколько символов стрелок. . Перетащите форму на стрелку, чтобы создать связь между формами.

После создания рабочего процесса нужно проверить все его шаги. Проверка рабочего процесса обеспечивает его успешное использование в SharePoint. Например, процесс проверки позволит обнаружить объекты, не имеющие связей в рамках рабочего процесса, или отсутствие завершения процесса.

Чтобы выполнить проверку рабочего процесса, перейдите на вкладку Process и щелкните кнопку Check Diagram. Надеюсь, Visio не найдет каких-либо проблем в вашей диаграмме. Если проблемы есть, они будут открыты в специальном окне, расположенном в нижней части рабочего пространства Visio. Большинство неполадок, как правило, довольно легко разрешаются: просто дважды щелкните список с сообщениями о неполадках и Visio выделит проблемный объект.

Последний шаг в этом процессе – экспорт диаграммы Visio. Перейдите на вкладку Process и щелкните расположенную на ленте кнопку Export. Теперь должно открыться диалоговое окно, в котором можно указать имя файла экспортируемой диаграммы. Введите имя и задайте путь для сохранения экспортируемого файла. Убедитесь, что вы экспортируете файл в формате Visio Workflow Interchange (*.VWI) и щелкните кнопку Save.

Знакомство с SharePoint Designer

Теперь, имея шаблон рабочего процесса, мы готовы ко второй части создания рабочего процесса. Импортируйте шаблон в SharePoint Designer и преобразуйте его в рабочий процесс SharePoint.

SharePoint Designer 2010 – средство пользовательской настройки сайтов, источников данных, рабочих процессов и т.д. Можно вносить изменения в интерфейсе пользователя SharePoint gui, однако, поскольку интерфейс пользователя SharePoint некоторым образом ограничен, SharePoint Designer переносит настройку сайтов SharePoint на новый уровень.

SharePoint Designer распространяется бесплатно. Вы можете загрузить его по следующим адресам:

Использование SharePoint Designer

После того, как вы загрузили и установили SharePoint Designer 2010, откройте его и подключите его к сайту SharePoint, который нужно изменить. Для этого запустите SharePoint Designer 2010, а затем щелкните кнопку Open Site.

Программа предложит указать имя открываемого сайта. Введите URL сайта SharePoint и щелкните кнопку Open. Или на сайте выберите Site Actions и внесите исправления из SharePoint Designer. После этого откроется главное окно SharePoint Designer (рис. 3).

Рис. 3 Главное окно SharePoint Designer.

Обратите внимание, что список Site Objects в левой части экрана, содержит объект Workflows (т.е «рабочие процессы»). Если щелкнуть этот объект, вы увидите список встроенных рабочих процессов.

Нам нужно импортировать шаблон рабочего процесса, созданный в Visio 2010. Для этого щелкните кнопку Import на ленте Workflows. Программа предложит выбрать импортируемую диаграмму Visio. Щелкните кнопку Browse, а затем выберите созданную ранее диаграмму и щелкните кнопку Open, а затем – кнопку Next.

Должно открыться окно с запросом имени импортируемого рабочего процесса. Там же вы сможете выбрать импорт процесса в виде списка рабочих процессов или повторно используемого рабочего процесса (рис. 4). Разница в том, что список рабочих процессов связан с конкретным списком или библиотекой, а повторно используемый рабочий процесс связан с типом содержимого и может быть применен к любому списку или библиотеке.

Рис. 4 Выбор варианта импорта рабочего процесса: в виде списка или повторно используемого рабочего процесса.

Щелкните кнопку Finish, чтобы начать процесс импорта рабочего процесса. По завершении процесса импорта откроется окно редактора рабочих процессов Workflow Editor (рис. 5).

Рис. 5 Редактор позволяет вносить изменения в рабочий процесс.

Заключительные операции подготовительного этапа

Прежде чем использовать только что созданный рабочий процесс, придется выполнить небольшую настройку SharePoint Server. В частности, необходимо убедиться, что включены функции Visio Web Access и Visio Graphics Service.

Для этого откройте сайт SharePoint и выберите команду Site Settings в меню Site Actions. После загрузки страницы Site Settings, щелкните ссылку Manage Site Collection Features. Убедитесь в том, что включена функция SharePoint Server Enterprise Site Collection. Если это не так, щелкните соответствующую кнопку Activate.

Рис. 6 Выберите свой рабочий процесс из списка шаблонов рабочих процессов.

Затем откройте основную консоль администрирования SharePoint 2010 (SharePoint 2010 Central Administration) и щелкните ссылку Manage Services on Server в разделе System Settings. Убедитесь, что служба Visio Graphics Service активна. Если это не так, щелкните соответствующую кнопку Start.

Последний шаг процедуры – связывание созданного рабочего процесса со списком или библиотекой (мы исходим из того, что вы создали повторно используемый рабочий процесс). Для этого просто откройте веб-браузер, перейдите к своей библиотеке документов SharePoint и щелкните вкладку Library. Появится соответствующая библиотеке документов лента. Щелкните кнопку Workflow Settings, а затем – ссылку Add a Workflow. Теперь есть возможность добавить рабочий процесс в библиотеку документов (рис. 6).

Новый рабочий процесс сохранен и готов к использованию самостоятельно или совместно с вашими коллегами.

Рабочие процессы в SharePoint

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Рабочие процессы SharePoint — готовых рабочих мини приложения, которые ускорить и автоматизировать широкий набор бизнес-процессов. Рабочие процессы варьируются от сбор подписей, отзывы и утверждения для документа или план для отслеживания текущее состояние повседневных процедуры. Чтобы сэкономить время и силы и перенести единообразия и эффективности для задачи, которые можно выполнять регулярно предназначены рабочие процессы SharePoint.

Что такое рабочие процессы SharePoint?

Всем наверняка известно, что такое блок-схема. Это графическая схема процесса, из которой ясно, что происходит на каждом его этапе.

Рабочий процесс SharePoint напоминает автоматизированную блок-схему, которая снижает трудозатраты и исключает догадки и случайности в стандартных рабочих процессах.

Например, рассмотрим процесс утверждения документа, представленный на рисунке. При выполнении вручную он требует постоянных проверок, отслеживания, пересылки документов и отправки напоминаний, причем заниматься этим пришлось бы лично вам или вашим коллегам. Таким образом, вам пришлось бы выполнять много лишней работы и, что даже важнее, постоянно отвлекаться.

Однако при использовании рабочего процесса утверждения документов SharePoint для запуска процесса, все, проверку и отслеживания и вывести напоминание и пересылка выполняется рабочий процесс, автоматически. Если кто-то отстает от завершения задачи или некоторые другие толку возникает, большая часть включены рабочие процессы создания уведомления сообщить о нем. В группе неавторизованного заблаговременное контролировать процесс, так как рабочего процесса SharePoint, процесс всегда заблаговременное отслеживающих сам.

Запустить рабочий процесс SharePoint легко. Выберите нужный тип рабочего процесса, укажите подходящие параметры, а остальное сделает рабочий процесс. При этом рабочий процесс в любой момент можно отменить или завершить.

Каждый тип рабочего процесса включены act как шаблон. Добавление версии рабочего процесса для одного списка или библиотеки или для целого семейства сайтов укажите параметры и для этой версии необходимые изменения с помощью формы запуска . Эти параметры и параметры включают кто рабочий процесс назначает задачи, крайние сроки задачи, как может запускаться рабочий процесс, кем и когда, инструкциям, чтобы включить в уведомления о задаче и т. д.

Важно: По умолчанию рабочие процессы «Утверждение», «Сбор отзывов» и «Сбор подписей» не активированы и не отображаются в списке Выберите шаблон рабочего процесса в форме связи. Чтобы их можно было использовать, администратор сайта должен активировать их на уровне семейства сайтов.

Существует пять типов готовых рабочих процессов.

Рабочий процесс утверждения направляет документ или другой элемент, который назначенным людей для их утверждения или отклонения. Рабочий процесс утверждения можно также использовать для управления утверждением контента в списке или библиотеке. Для получения дополнительных сведений и пошаговые инструкции смотрите в разделе все о рабочих процессах утверждения.

Рабочий процесс сбора отзывов направляет документ или другой элемент, назначенных пользователям для их отзывы. Рабочий процесс сбора отзывов объединяет все отзывы и предложения из участников для владельца рабочего процесса, а также записи процесса рецензирования. Для получения дополнительных сведений и пошаговые инструкции смотрите в разделе все о рабочих процессах сбора отзывов.

Рабочий процесс сбора подписей маршруты документа Microsoft Office к назначенной людей для их цифровых подписей. Обратите внимание, что рабочий процесс сбора подписей функции только с документами Word, книг Excel и форм InfoPath. Для получения дополнительных сведений и пошаговые инструкции смотрите в разделе все о рабочих процессах сбора подписей.

Трехэтапный рабочий процесс предназначен для отслеживания состояния элемента списка с помощью трех состояний (фазы). Может использоваться для управления бизнес-процессами, в которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов — поддержки проблемы, потенциальных покупателей и задачи проекта, например.

С каждым переходом от этапа к этапу рабочим процессом назначается задача для пользователя, о чем отправляется оповещение по электронной почте. После выполнения задачи рабочий процесс обновляет статус элемента и переходит к следующему этапу. Трехэтапный рабочий процесс рассчитан на работу с шаблоном списка «Отслеживание вопросов», но его можно использовать с любым списком, содержащим столбец «Выбор» с тремя или более значениями.

Для получения дополнительных сведений и пошаговые инструкции, читайте в статье Использование трехэтапного рабочего процесса.

Рабочий процесс утверждения публикации похож на других рабочих процессов SharePoint, в том, что он автоматизация маршрутизации контента для экспертов и заинтересованными лицами для проверки и утверждения. Что делает уникальной рабочего процесса утверждения публикации — предназначен специально для сайтов, в которой тесно контролировать публикации новых и обновленных веб-страницы публикации. В этих типов сайтов нет нового содержимого могут быть опубликованы до утвержден по каждой утверждающего в рабочем процессе. Дополнительные сведения и пошаговые инструкции, читайте в статье публикации рабочего процесса утверждения.

Чтобы добавить или запустить процесс, пользователь должен иметь нужные разрешения на работу со списком, библиотекой или семейством веб-сайтов, для которых выполняется процесс.

Добавление рабочего процесса По умолчанию необходимо иметь разрешение на управление списками, чтобы Добавить рабочего процесса. (По умолчанию в группе «Владельцы» имеет разрешение на управление списками; члены группы и посетители не рекомендуется).

Запуск рабочего процесса Кроме того по умолчанию, необходимо разрешение на изменение элементов для запуска рабочего процесса, который уже добавлены. (Группы «Участники» и группы владельцев имеют разрешение на изменение элементов по умолчанию; группы » посетители » Нет).
Кроме того владельцы можете настроить определенные рабочие процессы, чтобы можно было запущено только члены группы владельцев.

На указанной ниже схеме приводится общее представление стандартных этапов планирования, добавления, запуска и изменения рабочих процессов SharePoint. Далее каждый этап рассматривается более подробно.

Планирование Когда вы используете форму запуска, чтобы добавить вашу версию рабочего процесса, вам следует знать, какие параметры нужны и какие сведения должны быть доступны.

Добавление Чтобы добавить нужную версию рабочего процесса для списка, библиотеки или семейства веб-сайтов, введите данные в форму запуска.

Запуск Запустите рабочий процесс для любого документа или элемента списка или библиотеки вручную или в автоматическом режиме. (При запуске вручную имеется возможность изменить параметры формы связи рабочего процесса в сокращенной версии формы запуска.) При запуске рабочего процесса создаются задачи, выполняется рассылка уведомлений и начинается отслеживание действий и событий.

Отслеживание Когда процесс запущен, на странице состояния процесса можно просмотреть завершенные задачи и выполненные действия. При необходимости на этой странице можно настроить текущие и будущие задачи, а также отменить процесс или завершить его выполнение.

Обзор По окончании процесса на странице состояния процесса можно просмотреть историю его выполнения. На этой же странице можно создавать статистические отчеты по общей эффективности рабочего процесса.

Изменение Если процесс работает не совсем так, как хотелось бы, можно открыть форму связи, через которую этот процесс был создан, и внести в нее необходимые изменения.

Если готовый рабочий процесс недостаточно гибок для ваших задач, то вы можете настроить его с помощью такого инструмента, как SharePoint Designer 2013. Вы также можете создавать свои рабочие процессы «с нуля».

Используя конструктор рабочих процессов, пользователь создает правила, которые связывают условия и действия с элементами списков и библиотек SharePoint. Изменения элементов в списках и библиотеках запускают действия в рабочем процессе.

Например, можно создать рабочий процесс, который будет запускать дополнительный процесс утверждения при условии, что стоимость элемента превышает определенное пороговое значение.

Вы также можете задать рабочий процесс для набора связанных документов. Например, если ваш рабочий процесс связан с библиотекой документов или он отфильтрован по типу содержимого документа, то появится группа контекстных действий для набора документов. Функция «Набор документов» дает возможность работать с группой документов как с одним объектом, чтобы действия рабочего процесса для набора документов выполнялись для всех его элементов.

Установка Workflow Manager в SharePoint 2013

Рабочие процессы в SharePoint могут создаваться в различных режимах: 2010 и 2013. Естественно, 2010 оставлен разработчиками для совместимости и в будущем будет убран. Поэтому новые рабочие процессы целесообразно заводить в режиме SharePoint 2013.

Рабочими процессами можно управлять из интерфейса SharePoint Designer, который является бесплатным приложением от Microsoft для разработчиков SharePoint. Запустив программу и подключившись к какому-либо сайту SharePoint, можно попытаться создать рабочий процесс (Workflow). Возможно, будет отображаться такой экран:

Видно, что в типе платформы в выборе фигурирует только «Рабочий процесс SharePoint 2010». Если ничего больше нет, значит для поддержки рабочих процессов 2013 нужно установить Workflow Manager. После его установки и подключения появится еще один пункт — «Рабочий процесс SharePoint 2013».

Рассмотрим установку Workflow Manager на ту же машину, на которой работает SharePoint. Это допустимо, потому что требует он всего 2 ГБ оперативной памяти и 2 ядра процессора. Конечно, можно и иногда даже нужно устанавливать Workflow Manager на отдельные серверы и делать из них кластер с балансировкой нагрузки, но здесь будет рассматриваться самый простой вариант.

Перед установкой необходимо предпринять некоторые подготовительные шаги:

1) Создать в домене учетную запись, от имени которой будут запускаться службы. Особых прав не нужно. Пример: TESTSPWorkflowManager

2) Там же создать группу, куда будут включены пользователи, администрирующие Workflow Manager. Пример: TESTSPWorkflowManagers

3) Создать группу для администраторов Service Bus. Пример: TESTSPServiceBusManagers

Workflow Manager устанавливается при помощи Microsoft Web Platform Installer. Это подразумевает наличие интернета на целевой машине. Если его нет, то не беда, можно выполнить установку из командной строки. На машине с интернетом нужно выполнить команду:

Исполняемый файл лежит в папке «C:Program FilesMicrosoftWeb Platform Installer», поэтому если не выполнится, то в консоли нужно перейти туда.

На что здесь следует обратить внимание:

1) WorkflowManagerRefresh — это название продукта для установки. Не нужно пытаться писать сюда просто WorkflowManager, это приведет потом к ошибкам и трате времени. WorkflowManagerRefresh включает в себя Worflow Manager, Client, Service Bus и обновления (WorkflowCU2).

2) F:WorkflowManagerRefreshFiles — сюда из интернета будут скопированы файлы дистрибутивов для дальнейшей установки на машине без интернета.

3) /Language:ru — если не указать этот параметр, будет с большой вероятностью установлена английская версия.

Команда отработает и создаст папку, содержимое которой нужно перекинуть на машину для установки. Допустим, положили там в папку «C:/Distrib/WorkflowManagerRefreshFiles».

Далее нужно перейти к целевой машине, войти там в консоли в папку «C:/Distrib/WorkflowManagerRefreshFiles/bin», и выполнить команду:

Установщик выполнит свою работу и запустит конфигуратор. Ниже приведен пример окна на английском языке (для Language:ru все будет по-русски). Можно сконфигурировать сразу, а можно потом с ярлыка на плиточной панели.

Нужно ввести алиас сервера БД, имя пользователя для работы WM (TESTSPWorkflowManager), кодовое слово для генерации сертификатов. Если не подразумевается работа по HTTPS, то отметить флажок Allow Workflow management over HTTP on this computer. В качестве группы администрирования ввести заранее созданную TESTSPWorkflowManagers. При нажатии на стрелку «Далее» возникнет окно конфигурации Service Bus.

Здесь нужно проверить все параметры, включить галочки для параметров доступа и сертификатов — как в Worflow Manager, и не забыть ввести группу администрирования TESTSPServiceBusManagers. Это последний шаг, после которого конфигуратор покажет суммарное окно с выбранными настройками. Там надо нажать кнопку Get PowerShell Commands. Откроется окно со списком команд, надо их скопировать и сохранить в файл на будущее, вдруг пригодится. После проверки данных на экране надо нажать на кнопку с галочкой. Конфигуратор постепенно будет создавать сущности, показывая свою работу по шагам. Если все выполнено успешно, то каждый шаг будет отмечен зеленой галочкой.

Если все в порядке, можно приступать к настройке Workflow Service Connection в SharePoint, то есть соединения Workflow Manager с сайтом SharePoint. Для начала можно командами проверить статус Workflow Manager:

Будет выведена информация о WF Manager. Налюбовавшись на нее, можно попробовать зарегистрировать соединение Workflow Service с SharePoint командой:

Здесь 12291 — порт http, по которому установился Workflow Manager. Также имеется порт https 12290, для него команда будет слегка другой:

Но это если сайт работает по https.

Если все в порядке, команда завершится по-тихому, и можно идти проверять в центр администрирования. Если возникла ошибка, то значит, скорее всего, устанавливается несовместимый пакет Workflow Manager (не WorkflowManagerRefresh, а WorkflowManager). Ошибка может содержать такой текст:

Печалиться не надо, нужно запустить конфигуратор снова и в нем покинуть ферму. Затем удалить программы Service Bus, Workflow Manager и Client из панели управления. Также нужно удалить базы данных с префиксом SB и WF (по три штуки). Здесь нужно четко соблюсти последовательность, иначе можно получить нерабочий WF Manager, который к тому же не удаляется. После удаления можно устанавливать Manager снова, но уже с верными параметрами.

В центре администрирования SharePoint в разделе «Управление приложениями-службами» будет красоваться «Прокси приложений служб рабочих процессов». Нажав на него, должно быть окно такого вида:

После этого можно вернуться в SharePoint Designer и увидеть, что появилась возможность создания рабочих процессов в режиме 2013:

Здесь мы рассмотрели простую установку Workflow Manager. Прошу, задавайте вопросы и пожелания по статье в комментариях.

Андрей Маркеев: SharePoint блог

вторник, 8 ноября 2011 г.

Введение в рабочие процессы SharePoint 2010

На мой взгляд, Workflow — это как раз та самая «магическая» субстанция, которая позволяет превратить безжизненную свалку данных в живую, рабочую систему — систему, которая рассылает письма, следит за сроками выполнения задач, и главное — всегда знает ответ на вопрос: «что с этим документом делать дальше?».

Я считаю, что без понимания концепции рабочих процессов и их возможностей, — ваше знание SharePoint’а нельзя считать полным! И на мой взгляд, их действительно стоит изучать: они классные, и могут вам сэкономить немало дней, если их использовать с умом и по-назначению.

Впрочем, как это всегда бывает в SharePoint, существует множество тонкостей, нюансов и особенностей, которые нужно знать и иметь в виду, прежде чем говорить клиенту/начальнику о том, что вот мол на решение этой задачи уйдет полдня 🙂

Итак, давайте рассмотрим вкратце, что представляют собой рабочие процессы в SharePoint. Эта статья является стартовой в новой серии статей про рабочие процессы.

Рабочие процессы (Workflow) в SharePoint 2010 — это очень мощный и гибкий инструмент для организации совместной работы над документами и данными. Если говорить упрощенно, Workflows представляют собой алгоритм, т.е. набор правил и шагов, определяющих, какие действия будут предприняты над документом или элементом списка, после его добавления или обновления (плюс, можно запускать Workflow вручную или программно).

С точки зрения программистов, рабочие процессы могут поначалу очень напоминать Event Receiver. Поэтому важно понимать — на самом деле они гораздо сложнее, чем Event Receiver, устроены совершенно иначе, и подразумевают, прежде всего:

1. Возможность длительного исполнения
2. Возможность дополнительного взаимодействия с пользователями

Благодаря этим двум возможностям, рабочие процессы очень хорошо подходят для решения настоящих бизнес-задач и для моделирования настоящих бизнес-процессов взаимодействия между пользователями и отделами.

Наконец, практический пример использования рабочих процессов: в компании Softline, где я работаю, у нас есть огромный внутрикорпоративный портал на SharePoint, где на основе Workflow работают, как минимум: заявки, системы единого окна и система разрешения внутренних проблем HelpDesk. Не раз пользовался — весьма удобно. А ведь этот портал создан администраторами, т.е. с минимумом программирования или вообще без него! И я видел специализированные системы — поверьте, некоторые и похуже с такими задачами справляются.

Когда стоит, и когда не стоит использовать рабочие процессы?

Ответ на самом деле очень прост, и частично содержится в самом вопросе: если речь идет о бизнес-требованиях и моделировании бизнес-процессов — нужно использовать Workflow. Для более низкоуровневого функционала, с бизнесом непосредственно не связанного — лучше подойдут Event Receivers и Timer Jobs.

Под бизнес-процессом здесь подразумевается прежде всего взаимодействие сотрудников, отделов, организация работы с клиентами, организация внутренней работы компании. Иными словами, это макро-задачи с точки зрения бизнеса.

Три типа рабочих процессов SharePoint 2010

Рабочие процессы в SharePoint 2010 значительно обновились по сравнению с 2007 версией, и на текущий момент могут быть трех типов: Site Workflow, Reusable Workflow и List Workflow. Как нетрудно догадаться, эти типы отличаются друг от друга объектами, в контексте которых работает рабочий процесс.

Первый тип — Site Workflows — пригождается довольно редко, и рассматривать его в сегодняшнем посте я не буду. List Workflows мы тоже рассматривать не будем, это устаревший тип, пришедший из 2007го SharePoint’а. Вкратце, рабочие процессы этого вида присоединяются обязательно к уже созданному экземпляру списка. Таким образом, применение этих рабочих процессов очень ограничено, они не могут быть перенесены или использованы повторно и т.д.

Итак, остаются только Reusable Workflows. При их создании вы должны выбрать тип содержимого, к которому прицеплять этот рабочий процесс. От этого выбора зависит, какие поля можно будет использовать при построении процесса в дизайнере (т.е. какими вообще данными можно будет в основном оперировать).

Поскольку типы содержимого могут наследоваться друг от друга, можно выбрать базовый тип содержимого «All» — в этом случае ваш рабочий процесс можно будет использовать вообще в любом списке, но тогда он сможет оперировать только самыми простейшими колонками — Title, Created, Created By, Modified, Modified By.

Впрочем, здесь есть важное уточнение: существуют так называемые Association Columns — это колонки, которые будут автоматически созданы в списке при присоединенни к нему Reusable-рабочего процесса. Но тут, опять же, важно понимать: эти колонки будут созданы в любом случае, даже если аналогичные колонки с теми же именами уже в этом списке существуют.

Три инструмента для создания рабочих процессов

Для создания рабочих процессов, на текущий можно использовать аж целых три различных программных продукта, на любой вкус:

При этом Microsoft Visio позволяет только нарисовать красивый «набросок» рабочего процесса, который потом нужно обязательно изменять в SharePoint Designer. Впрочем, для бизнес-пользователей такой вариант очень хорош: они могут нарисовать процесс не вдаваясь в детали, а дорабатывать его будет уже администратор, программист или IT-специалист.

Плюс к тому, с помощью Visio, рабочие процессы могут быть визуализированы через веб-интерфейс. Это очень классная «фишка», которая позволяет отобразить диаграмму процесса на сайте SharePoint, причем уже выполненные шаги будут помечены галочками. На мой взгляд, это может служить прекрасным добавлением к каким-нибудь отчетам/dashboard’ам. Функция работает только в SharePoint Server 2010, при наличии запущенных Visio Services, и включенной галочке в свойствах рабочего процесса в SPD:

В общем, Visio скорее нужно рассматривать как некое приятное дополнение к SharePoint Designer, чем как самостоятельный инструмент для создания SharePoint Workflow.

Так что давайте рассмотрим следующий инструмент — собственно SharePoint Designer. Его можно использовать и без Visio, он вполне самодостаточен. Вообще, на мой взгляд, SPD как средство для создания рабочих процессов — это лучший вариант, потому что:

Конечно, Visual Studio гораздо более гибкий и всё такое, но такая низкоуровневая гибкость на практике пригождается редко, а вот разработку и поддержку значительно усложняет.

Поэтому я стараюсь использовать SPD Workflows и писать для них Sandboxed Workflow Actions.

Надеюсь, этот краткий обзор помог обратить ваше внимание на рабочие процессы SharePoint 2010 и обозначил некоторые общие направления для дальнейшего изучения. Конечно, полностью описать систему в рамках статьи невозможно: рабочие процессы — это действительно мощная система, и понадобилась бы целая книга, чтобы подробно её описать. Кстати, такая книга уже есть, её написал Phil Wicklund, рекомендую: SharePoint 2010 Workflows In Action (на английском языке).

В следующих постах серии мы рассмотрим создание Sandboxed Workflow Actions, примеры «боевых» рабочих процессов, способы обхода встроенных ограничений рабочих процессов SPD, и многое другое. Так что, если еще не подписались на RSS — уже пора! 🙂