Semenalidery.com

IT Новости из мира ПК
10 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Суммирование только видимых ячеек в excel

Автосумма в Excel

В данной статье мы рассмотрим, что такое Автосумма, и рассмотрим наиболее эффективные способы использования Автосуммы в Excel. Вы узнаете, как пользоваться автосуммой в Excel, увидите, как посчитать автосумму в Excel столбца или строки с помощью кнопки Автосумма, суммировать только видимые ячейки, всего выделенного диапазона по вертикали и горизонтали за один раз, и узнать наиболее распространенную причину, по которой Автосумма в Excel выдает 0.

Наиболее распространенная функция, которую используют большинство пользователей Microsoft Excel, это функция СУММ. Неудивительно, что Microsoft Excel решили добавить специальную кнопку на ленту Excel, которая автоматически вставляет функцию СУММ.

По сути, Автосумма в Excel автоматически вводит формулу для суммирования чисел на вашем листе. В данной статье мы рассмотрим следующую информацию:

Где находится Автосумма в Excel

Кнопку Автосумма можно найти в двух местах на ленте Excel.

  1. Вкладка « ГЛАВНАЯ » —> группа « Редактирование » —> «Автосумма»:

Автосумма в Excel – Кнопка Автосуммы в Excel
  1. Вкладка « ФОРМУЛЫ » —> группа « Библиотека функций » —> «Автосумма»:

Автосумма в Excel – Кнопка Автосумма во вкладке Формулы

Теперь где Автосумма в Excel вы знаете.

Как сделать автосумму в Excel

Всякий раз, когда вам нужно посчитать автосумму одного диапазона ячеек, будь то столбец, строка или нескольких соседних столбцов или строк, вы можете использовать формулу в Excel Автосумма для автоматического создания соответствующей формулы СУММ.

Чтобы использовать Автосумму в Excel, выполните следующие 3 простых действия:

  1. Выберите ячейку рядом с цифрами, которые вы хотите просуммировать:
  • Чтобы суммировать столбец, выберите ячейку сразу под последним значением в столбце.
  • Чтобы суммировать строку, выберите ячейку справа от последнего числа в строке.

Автосумма в Excel – Выбор ячейки, после который вы хотите посчитать сумму
  1. Нажмите кнопку Автосумма на вкладке « ГЛАВНАЯ » или « ФОРМУЛЫ ».

В выбранной ячейке появляется формула суммы, а диапазон суммируемых ячеек выделяется (B2:B6 в этом примере):

Автосумма в Excel – Кликните на кнопке Автосумма на вкладке Главная и Формулы (в данном случае на вкладке Формула)

В большинстве случаев Excel выбирает правильный диапазон для общей суммы. В редких случаях, когда выбран неправильный диапазон, вы можете исправить его вручную, введя нужный диапазон в формуле или перетащив курсор через ячейки, которые вы хотите суммировать.

Чтобы суммировать несколько столбцов или строк за раз, выберите несколько ячеек внизу или справа от вашей таблицы, соответственно, а затем нажмите кнопку Автосумма или используйте горячие клавиши автосуммы в Excel. Для получения дополнительной информации см. пункт Как использовать Автосумму для более чем одной ячейки за раз.

  1. Нажмите клавишу Enter , чтобы завершить формулу.

Теперь вы можете увидеть вычисленную сумму в ячейке и формулу СУММ в строке формул:

Автосумма в Excel – Кликните клавишу Enter, чтобы завершить формулу СУММ

Разберем причины, по которым автосумма в Excel выдает 0.

Автосумма в Excel не считает

Бывают случаи, когда Автосумма в Excel не работает, то есть автосумма в Excel выдает 0. Самая распространенная причина почему не работает Автосумма в Excel — это числа, отформатированные как текст. На первый взгляд, эти значения могут выглядеть как обычные числа, но Excel рассматривает их как текстовые строки и не учитывает при расчетах.

Наиболее очевидными показателями чисел, отформатированных как текст, являются их выравнивание по левому краю и маленькие зеленые треугольники в верхнем левом углу ячеек. Чтобы исправить такие текстовые числа, выберите все проблемные ячейки, щелкните предупреждающий знак и нажмите «Преобразовать в число».

Автосумма в Excel – Преобразование числа в текстовом формате, в числовой

Числа могут иметь текстовый формат по различным причинам, например, они могут быть импортированы из внешнего источника. Теперь вы знаете причину, почему Автосумма в Excel не считает ваши данные и решение этого вопроса.

Автосумма в Excel горячие клавиши

Если вы один из тех пользователей Excel, которые предпочитают работать с клавиатурой, а не с мышью, вы можете использовать следующую комбинацию горячих клавиш Автосуммы в Excel для суммирования ячеек:

Автосумма в Excel – Автосумма в Excel горячие клавиши

При удерживании клавиши Alt , и нажатии знака равенства (=), в выбранной ячейке (ячейках) вставляется формула СУММ точно так же, как при нажатии кнопки Автосумма на ленте, и затем вы нажимаете клавишу Enter для ввода формулы.

Как использовать Автосумму с другими функциями

Помимо суммирования ячеек, вы можете использовать кнопку Автосумма для вставки других функций, таких как:

СРЕДНЕЕ — возвращает среднее (среднее арифметическое) чисел.

СЧЕТЧИК — подсчитывает количество ячеек с числами.

МАКСИМУМ — возвращает наибольшее значение.

МИНИМУМ — возвращает наименьшее значение.

Все, что вам нужно сделать, это выбрать ячейку, в которую вы хотите вставить формулу, нажать стрелку раскрывающегося списка Автосумма и выбрать нужную функцию из списка.

Например, именно так вы можете получить наибольшее число в столбце B:

Автосумма в Excel – Использование кнопки Автосумма для вставки других формул (в данном случае Максимум)

Если вы выберете «Другие функции» из раскрывающегося списка «Автосумма», Microsoft Excel откроет диалоговое окно «Вставить функцию», где вы можете найти необходимую формулу в списке или воспользоваться поиском.

Как использовать Автосумму в Excel только для видимых ячеек

Вы уже знаете, как использовать Автосумму в Excel для общего столбца или строки. Но знаете ли вы, что вы можете использовать эту функцию для суммирования только видимых ячеек, например, в отфильтрованном списке?

Если ваши данные организованы в таблице Excel (что можно легко сделать, нажав сочетание клавиш Ctrl+T), и вы отфильтровали свои данные, применив один из параметров фильтрации, нажатие кнопки Автосуммы вставляет формулу ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, а не СУММ, как показано на следующем изображении:

Автосумма в Excel – Использование Автосуммы для видимых ячеек

В исходной таблице были скрыты 3, 6, 9 и 12 строка. В данном случае, использование Автосуммы и функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, были просуммированы только видимые ячейки.

Теперь вы знаете, как использовать Автосумму в Excel для автоматического суммирования ячеек, причины почему автосумма в Excel выдает 0, горячие клавиши автосуммы в Excel. Но вам, возможно, захочется изучить несколько трюков, экономящих время, которые могли бы сделать вашу работу еще более эффективной.

Как использовать Автосумму для более чем одной ячейки за раз

Если вы хотите суммировать значения в нескольких столбцах или строках, выберите все ячейки, в которые вы хотите вставить формулу СУММ, а затем нажмите кнопку Автосумма на ленте или нажмите сочетание горячих клавиш Автосуммы в Excel.

Например, вы можете выбрать диапазон ячеек B7:D7, щелкнуть Автосумма, и как показано на следующем изображении, значения в каждом из трех столбцов суммируются по отдельности:

Автосумма в Excel – Автосумма нескольких столбцов одновременно

Как суммировать выделенные ячейки по вертикали и по горизонтали

Чтобы суммировать только определенные ячейки в столбце , выделите эти ячейки и нажмите кнопку Автосумма. Если вы хотите посчитать сумму выбранных ячеек по столбцу, то выделите ячейки и нажмите Автосумма.

Автосумма в Excel – Сумма выбранных ячеек вертикально по столбцам

Если вы хотите суммировать ячейки по строкам, выберите ячейки, которые вы хотите суммировать, и один пустой столбец справа. Excel будет суммировать выделенные ячейки по горизонтали и вставит формулу СУММ в пустой столбец, включенный в выделение:

Автосумма в Excel – Сумма выбранных ячеек горизонтально по строкам

Чтобы суммировать ячейки по столбцам и по строкам, выберите ячейки, которые вы хотите суммировать, плюс одну пустую строку ниже и один пустой столбец справа, а Excel автоматически посчитаем сумму выбранных ячеек по вертикали и по горизонтали:

Читать еще:  Формула подсчета среднего значения в excel

Автосумма в Excel – Суммирование выбранных ячеек столбцам и строкам

Теперь вы знаете, как сделать автосумму в Excel, почему автосумма в Excel выдает 0 и как это исправить, а также как использовать горячие клавиши автосуммы в Excel и многое другое. К дополнению в на нашем ресурсе есть еще одна статья, где рассматриваются различные способы, как посчитать сумму в Excel с помощью функции СУММ.

Функция СУММ

В этом курсе:

Функция сумм добавляет значения. Вы можете складывать отдельные значения, диапазоны ячеек, ссылки на ячейки или данные всех этих трех видов.

=СУММ(A2:A10) Суммирует значения в ячейках A2:10.

=СУММ(A2:A10;C2:C10) Суммирует значения в ячейках A2:10, а также ячейки C2: C10.

Первое число для сложения. Это может быть число 4, ссылка на ячейку, например B6, или диапазон ячеек, например B2:B8.

Это второе число для сложения. Можно указать до 255 чисел.

Этот раздел содержит некоторые рекомендации по работе с функцией СУММ. Многие из этих рекомендаций можно применить и к другим функциям.

Метод =1+2 или =A+B. Вы можете ввести =1+2+3 или =A1+B1+C2 и получить абсолютно точные результаты, однако этот метод ненадежен по ряду причин.

Опечатки. Допустим, вы пытаетесь ввести много больших значений такого вида:

А теперь попробуйте проверить правильность записей. Гораздо проще поместить эти значения в отдельные ячейки и использовать их в формуле СУММ. Кроме того, значения в ячейках можно отформатировать, чтобы привести их к более наглядному виду, чем если бы они были в формуле.

Ошибки #ЗНАЧ!, если ячейки по ссылкам содержат текст вместо чисел

Допустим, вы используете формулу такого вида:

Если ячейки, на которые указывают ссылки, содержат нечисловые (текстовые) значения, формула может вернуть ошибку #ЗНАЧ!. Функция СУММ пропускает текстовые значения и выдает сумму только числовых значений.

Ошибка #ССЫЛКА! при удалении строк или столбцов

При удалении строки или столбца формулы не обновляются: из них не исключаются удаленные значения, поэтому возвращается ошибка #ССЫЛКА!. Функция СУММ, в свою очередь, обновляется автоматически.

Формулы не обновляют ссылки при вставке строк или столбцов

При вставке строки или столбца формула не обновляется — в нее не включается добавленная строка, тогда как функция СУММ будет автоматически обновляться (пока вы не вышли за пределы диапазона, на который ссылается формула). Это особенно важно, когда вы рассчитываете, что формула обновится, но этого не происходит. В итоге ваши результаты остаются неполными, и этого можно не заметить.

Функция СУММ — отдельные ячейки или диапазоны.

Используя формулу такого вида:

вы изначально закладываете в нее вероятность появления ошибок при вставке или удалении строк в указанном диапазоне по тем же причинам. Гораздо лучше использовать отдельные диапазоны, например:

Такая формула будет обновляться при добавлении и удалении строк.

Мне нужно добавить, вычесть, умножить или поделить числа. Просмотрите серию учебных видео: Основные математические операции в Excel или Использование Microsoft Excel в качестве калькулятора.

Как уменьшить или увеличить число отображаемых десятичных знаков? Можно изменить числовой формат. Выберите соответствующую ячейку или соответствующий диапазон и нажмите клавиши CTRL+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек, затем щелкните вкладку Число и выберите нужный формат, указав при этом нужное количество десятичных знаков.

Как добавить или вычесть значения времени? Есть несколько способов добавить или вычесть значения времени. Например, чтобы получить разницу между 8:00 и 12:00 для вычисления заработной платы, можно воспользоваться формулой =(«12:00»-«8:00»)*24, т. е. отнять время начала от времени окончания. Обратите внимание, что Excel вычисляет значения времени как часть дня, поэтому чтобы получить суммарное количество часов, необходимо умножить результат на 24. В первом примере используется формула =((B2-A2)+(D2-C2))*24 для вычисления количества часов от начала до окончания работы с учетом обеденного перерыва (всего 8,5 часов).

Если вам нужно просто добавить часы и минуты, вы можете просто вычислить сумму, не умножая ее на 24. Во втором примере используется формула =СУММ(A6:C6), так как здесь нужно просто посчитать общее количество часов и минут, затраченных на задания (5:36, т. е. 5 часов 36 минут).

Как получить разницу между датами? Как и значения времени, значения дат можно добавить или вычесть. Вот распространенный пример вычисления количества дней между датами. Для этого используется простая формула =B2-A2. При работе со значениями дат и времени важно помнить, что дата или время начала вычитается из даты или времени окончания.

Другие способы работы с датами описаны в статье Вычисление разности двух дат.

Как вычислить сумму только видимых ячеек? Иногда когда вы вручную скрываете строки или используете автофильтр, чтобы отображались только определенные данные, может понадобиться вычислить сумму только видимых ячеек. Для этого можно воспользоваться функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. Если вы используете строку итогов в таблице Excel, любая функция, выбранная из раскрывающегося списка «Итог», автоматически вводится как промежуточный итог. Дополнительные сведения см. в статье Данные итогов в таблице Excel.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Сумма видимых строк. Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ

Задача: функция СУММ суммирует все ячейки диапазона, являются ли они скрытыми или нет. Вы хотите суммировать только видимые строки.

Решение: вы можете использовать функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ вместо СУММ. Формула будет немного отличаться, в зависимости от того, как вы спрятали строки. Если вы выделили строки, кликнули правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбрали скрыть, можно использовать: =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(109; диапазон) (рис. 1). Весьма необычно использовать для этих целей ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. Как правило, эта функция нужна, чтобы Excel игнорировал другие подитоги внутри диапазона.

Рис. 1. Серия 100 в первом аргументе функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ используется для обработки видимых строк

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ может выполнить 11 операций. Первый аргумент функции указывает ей на следующие операции: (1) СРЗНАЧ, (2) СЧЁТ, (3) СЧЁТЗ, (4) МАКС, (5) МИН, (6) ПРОИЗВЕД, (7) СТАНДОТКЛОН, (8) СТАНДОТКЛОНП, (9) СУММ, (10) ДИСП, (11) ДИСПР. При добавлении сотни выполняются те же операции, но только над видимыми ячейкам. Например, 104 найдет максимум среди видимых ячеек. Под видимыми имеется ввиду, не видимые на экране (например, 120 строк не уместятся на экране), а не скрытые, командой Скрыть.

В ячейке Е566 (см. рис. 1) используется формула =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(109;E2:E564). Excel возвращает сумму только видимых (не скрытых) ячеек в диапазоне, а именно – Е2;Е30;Е72;Е78;Е564.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ применяется к вертикальным наборам данных. Она не предназначена для горизонтальных наборов данных. Так, при определении промежуточных итогов горизонтального набора данных с помощью значения константы номер_функции от 101 и выше (например, ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(109;С2:F2) рис. 2), скрытие столбца не повлияет на результат.

Рис. 2. Формула не игнорирует ячейки в скрытых столбцах

Дополнительные сведения: существует необычное исключение в поведении функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. Когда строки были скрыты по какой-либо из команд фильтра (расширенный фильтр, автофильтр или фильтр), Excel суммирует только видимые строки даже в варианте ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;диапазон). Нет необходимости использовать версию 109 (рис. 3). Здесь фильтр используется для поиска записей Chevron.

Рис. 3. Достаточно аргумента 9 если строки скрыты в результате применения фильтра

Почему я упоминаю об этой странности? Потому что есть малоизвестное сочетание клавиш для суммирования видимых строк, полученных в результате фильтрации. Попробуйте эти шаги:

  1. Выбрать любую ячейку в вашем наборе данных.
  2. Пройдите по меню ДАННЫЕ –>Фильтр (или нажмите Alt + Ы, а затем не отпуская Alt, нажмите Ф; или нажмите Ctrl+Shift+L). Excel добавляет фильтр (выпадающее меню) для всех заголовков столбцов.
  3. Откройте одно из выпадающих меню, например, Customer. Снимите флажок Выделить все, а затем выберите одного клиента. В нашем примере – Chevron.
  4. Выберите ячейки непосредственно под отфильтрованными данными. В нашем примере –ячейки Е565:H565.
  5. Нажмите клавиши Alt+= или щелкните значок Автосумма (меню ГЛАВНАЯ). Вместо того, чтобы использовать СУММ, Excel применит функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;диапазон), которая просуммирует только строки, выбранные фильтром (см. рис. 3).
Читать еще:  Поворот видео в media player classic

В Excel 2010 появилась еще одна подобная функция – АГРЕГАТ (подробнее см. Сравнение массивов и выборки по одному или нескольким условиям; раздел Функция АГРЕГАТ). Она имеет больше функций в своем «репертуаре» и больше опций, какие строки исключать, а какие обрабатывать. Основное ее достоинство – обработка ошибочных значений (например, #ДЕЛ/0!). К сожалению, эта функция также не применима к суммированию видимых столбцов.

Резюме: вы можете использовать функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, чтобы игнорировать скрытые строки.

Как посчитать сумму ячеек в экселе несколькими классными способами?

Доброго всем времени суток, мои дорогие друзья и гости моего блога. Как всегда и как обычно с вами я, Дмитрий Костин. И сегодня я бы хотел продолжить наше общение с Экселем, потому что это действительно нужная вещь и в хозяйстве всегда пригодится. Я, например, себе уже не представляю жизнь без этого табличного редактора.

Я на данный момент веду несколько таблиц для разных целей, это не считая тех, которые мы ведем совместно с ребятами из отдела с помощью сервиса Google Docs. У меня есть табличка, которая суммирует мои доходы по сравнению с расходами для блога, также я веду финансовый учет планирования расходов и семейного бюджета, и кучу других документов.

Да, конечно для таких целей есть специальные программы, но если честно, то они меня далеко не во всем устраивают в плане функционала, а в excel я могу настроить всё под себя, как я этого пожелаю. Просторы для этого просто громадные. Тем более сами документы можно защитить паролем, что делает работу в этом редакторе еще надежнее, проще и удобнее. В общем не буду вас томить, а как раз расскажу, как в экселе посчитать сумму ячеек

Простое сложение

Начем с легенько разминки. Если вам нужно посчитать сyмму каких-то чиcел, то самое простое — это сделать обычный пример. Для этого встаньте на любую ячейку и напишите знак равенства (=), после чего начинайте складывать нужные цифры (=15+6+94+3-10+2). Последним штрихом вам нужно будет жмахнуть клавишу Enter, тогда весь этот математический пример молниеносно преобразуется в решенный ответ.

Сложение каждой ячейки

Для начала мы с вами научимся складывать просто несколько чисел, которые могут находиться в разных местах

  1. Откройте документ excel, где у вас записаны какие-либо значения.
  2. Теперь выберите какое-нибудь свободное место и поставьте туда знак «Равно» (=). В этот момент у вас активировалась функция решения примеров, и неважно каких, сложения или вычитания.
  3. Теперь нажмите на ячeйку, где у вас записано первое число, которое вы хотите использовать для сложения. В том месте, где мы ставили знак «=», должна появится координата этой цифры, т.е. C6 или D2, и т.д. Отлично. Это то, что нам нужно.
  4. Теперь поставьте знак «+» и нажмите на следующую ячейкy с данными, которое вы хотите использовать для сложения. Видите, как меняется значение в том месте, где мы ставили «=»? Да. Теперь там стоят уже две координаты, объединенные плюсом.
  5. Таким же образом продолжайте искать оставшиеся цифры и когда они закончатся, вам останется нажать Enter и значения, которые вы выбрали суммируются, а сама сумма покажется в ячейке, в которой мы изначально ставили знак равенства.

Суммирование столбца

Теперь перейдем к самому простому и вкусному. Да, сейчас вы узнаете как суммировать столбец.

Выделите столбeц или его часть, после чего переходите во вкладку «Формулы» и выбирайте там пункт «Автосумма». После этой несложной манипуляции вы увидите сумму всех выделенных вами чисел. Она автоматически встанет в ближайшую свободную ячейку в вашем столбце.

На самом деле даже необязательно, чтобы это был столбец. Это может быть как и строка, так и отдельные ячейки (можно выделить с помощью зажатой клавиши CTRL). Только место появление результата будет другое.

Использование формулы с помощью параметра «СУММ»

Этот способ особенно хорош тогда, когда вам нужно занести результат в определенную ячейку. По крайней мере я пользуюсь этим именно так и доволен как слон. Давайте покажу.

  1. Поставьте курсор в то место, где вы хотите, чтобы отображался ваш результат и поставьте туда уже знакомый нам знак равенства.
  2. Теперь нам нужно выполнить функцию «СУММ». Ее вы можете выбрать в левом верхнем углу листа, нажав на него. Либо вы можете увидеть ее во вкладке «Формулы» , а затем выбрать «Математические» , и уже там, среди множества других функций, искать заветную СУММ. В общем жмахайте.
  3. Вам откроется окно с аргументами функции. Здесь вы должны будете выбрать диапазон чисел, которые будете складывать. Например я хочу сложить столбик от А1 до А7. Тогда поставьте курсор в графу «Число 1» , а затем выделите нужные ячейки.
  4. Теперь нажмите Enter и вы увидите, что всё у вас отлично посчиталось.

Кстати этим же способом вы можете воспользоваться, чтобы посчитать сумму ячеек с разных листов. Давайте расскажу чуть подробнее.

Суммирование с разных листов

  1. Откройте (создайте) новую таблицу, где разные значения будут находиться на разных листах. Сделали: Молодцы. И тогда сразу же поставьте в любую ячейку на любом лиcте знакомый значок «=» и снова выберите функцию «СУММ», как я рассказывал выше.
  2. Теперь, когда у вас открылось окно «Аргументы функции» , поставьте курсор в строку «Число 1» , после чего выделите нужные значения на первом листe.
  3. Теперь ставьте курсор в строку «Число 2» , переходите на другой лист, и выделяйте все числа там. После этого нажмите ОК.

Всё, теперь несмотря на то, что числа находятся разных местах, сумма посчитана. Эта функция делает данный табличный редактор еще удобнее.

Чем мне особенно нравится excel, так это тем, что можно менять параметры формулы на лету. Например, если нам надо одно из участвующих числе уменьшить на две единицы, то соответственно уменьшится на два и вся сумма. Такую штуку частенько использую в повседневной жизни.

Ну на этом у меня вроде бы всё. Если остались какие-либо непонятки, то спрашивайте. С удовольствием отвечу на интересующие вас вопросы. Так же рекомендую вам подписаться на обновления моего блога, чтобы всегда быть в курсе обо всем новом и интересном. Увидимся с вами в других статьях. Пока-пока!

3 способа подсчитать итоги по условию в Excel

Те, кто много работает с разными данными, рано или поздно сталкиваются с необходимостью подсчитать итоговые суммы по одному или нескольким условиям. Например, из базы подневных расходов вытащить помесячные суммы. Или из базы продаж собрать итоги по городу, году и менеджеру и т.д.

Рассмотрим небольшой пример. На рисунке ниже Вы видите базу в виде таблицы и итоговый свод, который нужно заполнить данными. В базе есть расходы по датам и по статьям (причем в одну дату может быть несколько строк расходов по любой статье). Задача — свести данные по месяцам и по статьям.

Читать еще:  Диаграмма ганта в excel скачать

Сегодня мы рассмотрим 3 способа это сделать:

1) Функция СУММЕСЛИМН

2) Функция СУММПРОИЗВ

3) Сводная таблица

Но сначала поделимся с Вами небольшой хитростью. В итоговом своде в ячейках с названиями месяцев на самом деле введен не текст («Январь», «Февраль» и т.д.), а даты первого дня каждого месяца (01.01.2017, 01.02.2017 и т.д.), а уже после к этим ячейкам применен пользовательский формат «ММММ».

Чтобы применить такой формат, выделите нужные ячейки, нажмите Ctrl+1 , выберите вкладку Число , найдите пункт « (все форматы) » и в строку Тип введите четыре прописные буквы М.

Этот небольшой трюк впоследствии нам очень поможет при подсчете итоговых сумм.

Способ 1. Функция СУММЕСЛИМН

Один из очевидных способов решения задачи — использование специальной функции суммирования по нескольким условиям. Это умеет делать функция СУММЕСЛИМН. Она суммирует значения заданного диапазона только в тех строках/столбцах, в которых выполняются заданные условия.

К сожалению, она умеет воспринимать диапазоны условий только в том виде, в котором они представлены на листе, и не может «на лету» обработать их. Это значит, что если нам нужно свести данные по месяцам, то функция СУММЕСЛИМН требует наличия дополнительной колонки с месяцем. Добавим колонку «Номер месяца», в которой пропишем формулу

и протянем ее вниз на всю высоту таблицы. Получим столбец с порядковым номером месяца (определяется по дате в первом столбце).

Теперь в ячейку для Статьи 1 месяца Январь (в примере это ячейка H3) введем формулу:

$C:$C — столбец «Сумма затрат» (первым указывается тот диапазон, итоги по которому нужно подсчитать).

$D:$D — столбец проверки первого условия («Номер месяца»).

МЕСЯЦ(H$2) — первое условие. Ячейка H2 это «Январь». Так как мы вначале ввели туда 01.01.2017, а потом просто применили числовой формат, мы можем обработать эту ячейку функцией МЕСЯЦ и узнать порядковый номер месяца (и тогда функция сможет сравнить порядковый номер месяца в H2 и порядковые номера в столбце «Номер месяца»).

$B:$B — столбец проверки второго условия («Статья»).

$G3 — второе условие. Ячейка с названием статьи затрат, по которой подводим итог.

Обратите внимание на закрепление ссылок. Это сделано для того, чтобы формулу можно было копировать. После ввода формулы, в ячейке H3 будет подсчитан итог по Январю и статье 1. Скопируйте формулу в другие ячейки и получите нужный результат (при копировании в другие кварталы, не забудьте перетянуть ссылку на строку месяцев, как показано на гифке ниже).

Способ 2. Функция СУММПРОИЗВ

Избежать создания доп.столбца (как в первом способе) можно путем применения функции СУММПРОИЗВ. Ее особенность в том, что она может обрабатывать внутри себя массивы данных, но при этом не требует ввода через Ctrl+Shift+Enter, то есть формально не является формулой массива.

В ячейку для Статьи 1 месяца Январь (в примере это ячейка H3) введем формулу:

Закрепления ячеек, как и в первом примере, настроены для дальнейшего копирования. Только при переходе на другой квартал, не забудьте перетянуть строку с месяцем.

Разберем пошагово, как эта формула работает:

  • Первая часть формулы (МЕСЯЦ($A$2:$A$1000)=МЕСЯЦ($H2)) делает следующее. Она берет диапазон А2:A1000 и к каждой ячейке применяет функцию МЕСЯЦ, то есть из каждой даты получает номер месяца. Затем каждый из полученных номеров сравнивается с номером месяца в ячейке H2 (это наш Январь в итоговом своде). Результат такого сравнения — столбец из значений ИСТИНА (если номера совпали) и ЛОЖЬ (если не совпали). Все эти вычисления происходят внутри формулы и не выносятся на лист. Обратите внимание, что сравнение нужно обязательно заключать в скобки!

Полученный столбец нулей и единиц умножается на столбец, сумму по которому нужно свести. В итоге в тех строках, где оба условия совпали, сумма умножится на 1, то есть не изменится. А в тех строках, где хотя бы одно условие неверно, сумма умножится на 0 и станет равна 0.

  • На завершающем этапе функция складывает значения полученного столбца и выдает итоговую сумму.

Правила работы с функцией при подобных расчетах:

  • не указывать целые столбцы и строки в качестве аргументов;
  • перемножаемые диапазоны-аргументы должны быть равны (А2:А1000 и B2:B1000, например);
  • все выражения сравнения нужно заключать в скобки.

Способ 3. Сводная таблица

Третий способ — подсчет итогов через сводную таблицу. Поместите курсор в любую ячейку исходной базы, далее нажмите «Вставка» — «Сводная таблица». Для удобства, можно вставить таблицу на лист с базой и итоговым сводом.

Поместите поле «Дата» в область строк, поле «Статьи» в область столбцов, а поле «Сумма затрат» в область значений, как показано на рисунке ниже.

Если Excel сразу не сгруппировал даты помесячно, то кликните на столбце с датами в сводной таблице правой кнопкой мыши и выберите «Группировать» с шагом «Месяцы». Для красоты можете применить к таблице встроенный или собственный стиль. В результате получится примерно такая таблица.

Собственно, итоги подсчитаны. Проблема лишь в том, что настроить макет сводной так, чтобы она выглядела как итоговый свод, не получится. Нужно перенести данные из сводной в нашу таблицу. Есть следующие способы:

  • простое копирование и вставка. Подходит, если сводная не будет обновляться и менять размеры (не будут добавляться новые статьи);
  • использование функции ИНДЕКС, для извлечения данных из сводной. Про эту функцию мы недавно подробно рассказывали . Этот способ подойдет, если сводная будет обновляться, но новые статьи не будут появляться;
  • использование функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ. Самый интересный способ, который позволяет гибко менять сводную и всё равно подтягивать данные. Разберем его подробнее.

Встаньте в ячейку Января и Статьи 1 итогового свода и попробуйте сослаться на соответствующую ячейку сводной таблицы. Скорее всего, Excel вместо простой ссылки, вроде =А15, вставит огромную формулу

=ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ(«Сумма затрат»;$M$2;»Дата»;1;»Статья»;»Статья 1″)

Она то нам и нужна. Если формула не появилась, Вы можете ввести ее вручную или включить в настройках. Кликните на сводной таблице, найдите на ленте вкладку «Анализ», нажмите маленькую стрелочку рядом с кнопкой «Параметры» и поставьте галочку «Создать GetPivotData»:

Вернемся к функции. Она имеет 2 обязательных аргумента и дополнительные.

1) Поле сводной таблицы, которое находится в области значений. В нашем случае это поле «Сумма затрат». Можете оставить в аргументе этот текст, а можете сослаться на шапку соответствующего столбца базы, чтобы сократить формулу;

2) Адрес любой ячейки сводной таблицы. Указывается на случай, если на листе их несколько и Excel должен понять, с какой именно работать;

3) Дополнительные аргументы парные. Они состоят из названия поля, по которому задается условие отбора, и самого условия (похоже на функцию СУММЕСЛИМН).

В нашем случае нужно указать поле «Дата», в качестве условия для него — месяц. Так как в сводной месяц представлен в виде текста «янв», «фев» и т.д., нам нужно превратить наш заголовок в такой же текст. Так как мы вводили туда даты (делали это в начале статьи), получить нужное сочетание поможет формула

=ТЕКСТ(H2;»МММ»), где H2 — ячейка с месяцем в итоговом своде

Вторая пара условий — поле «Статья» и ссылка на название статьи в итоговом своде. В результате для ячейки Января и Статьи 1 получим формулу:

В данном примере сводная начинается в ячейке $M$2. Формулу можно копировать, как и все предыдущие.

Файл-пример, в котором реализованы все 3 способа подсчета, Вы можете скачать по этой ссылке .

Для закрепления материала, можете посмотреть ролик по данному уроку на нашем YouTube канале.

Поддержать наш проект и его дальнейшее развитие можно вот здесь .

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @ExEvFeedbackBot

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector