Semenalidery.com

IT Новости из мира ПК
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Разделить текст по столбцам в excel

Как разделить текст в ячейке Excel?

Добрый день уважаемый читатель!

В статье я хочу рассмотреть вопрос о том, как и какими способами, возможно, разделить текст в ячейке, который оказался склеен! Если вы часто работаете с импортированными данными в Excel, то периодически встречаете такие проблемы как выгруженные точки вместо запятых, неправильный формат данных, слепленные слова или значения и многое другое. На этот случай Excel предоставляет несколько возможностей по нормализации данных и у каждого из них есть свои плюсы и минуса.

Разобрать слитый текст на необходимые составляющие возможно произвести с помощью:

Мастер разбора текстов

Рассмотрим самый простой способ разделить текст в ячейке, не по сути, а по исполнению. Для примера, очень наглядно это можно продемонстрировать на ФИО в одной ячейке, которые необходимо разделить на отдельные столбики для удобства сортировки и фильтрации.

Для выполнения задачи вызываем диалоговое окно «Мастер текстов (разбор)» и в 3 шага разделяем текст:

  1. Для начала нужно выделить данные, которые необходимо разделить, следующим шагом на вкладке «Данные» в разделе «Работа с данными» нажимаете иконку «Текст по столбцам» и в вызванном диалоговом окне мастера указываем формат рабочего текста. Выбираем 2 вида форматов:
  • С разделителями – это когда существует текст или символ, который условно будет отделять будущее содержимое отдельных ячеек;
  • Фиксированной ширины – это когда при помощи пробелов в тексте имитируется столбики одинаковой ширины.
  1. Вторым шагом, в нашем примере, указываем символ, выполняющий роль разделителя. В случаях, когда в тексте идут подряд пару разделителей, несколько пробелов, к примеру, то установка флажка для пункта «Считать последовательные разделители одним» укажет для Excel принимать их за один разделитель. Дополнительное условие «Ограничитель строк» поможет указать, что текстовые значения, содержащиеся в кавычках не делить (к примеру, название фирмы «Рудольф, Петер и Саймон»);
  2. Последним шагом, для уже разделённых столбиков, нужно указать в диалоговом окне мастера, предварительно выделив их, выбрать необходимый формат получаемых данных:
  • Общий – не проводит изменения данных, оставляя их в первоначальном виде, будет оптимальным выбором в большинстве случаев;
  • Текстовый – данный формат, в основном, необходим для столбиков с числовыми значениями, которые программа в обязательном порядке должна интерпретировать как текст. (К примеру, это числа с разделителем по тысяче или номер пластиковой карточки);
  • Дата – этот формат используется для столбиков с датами, кстати, формат самой даты можно выбрать в выпадающем списке.

В случае, когда будете использовать символы, которые не похожи на стандартные, назначенные в региональных настройках, можете использовать кнопку «Подробнее» для правильного их распознавания.

Рассоединяем текст с помощью формул

Для этого способа нам понадобятся возможности сочетаний функций ПОИСК и ПСТР. При помощи функции ПОИСК мы будем искать все пробелы, которые есть между словами (например, между фамилией, именем и отчеством). Потом функцией ПСТР выделяем необходимое количество символов для дальнейшего разделения.

И если с первыми двумя словами понятно, что и как разделять, то разделителя для последнего слова нет, а это значит что нужно указать в качестве аргумента условно большое количество символов, как аргумент «число_знаков» для функции ПСТР, например, 100, 200 или больше.

А теперь поэтапно рассмотрим формирование формулы для разделения текста в ячейке:

  • Во-первых, нам необходимо найти два пробела, которые разделяют наши слова, для поиска первого пробела нужна формула: =ПОИСК(» «;B2;1), а для второго подойдет: =ПОИСК(» «;B2;C2+1);
  • Во-вторых, определяем, сколько символов нужно выделить в строке. Поскольку позиции разделителя мы уже определили, то символов для разделения у нас будет на один меньше. Значит, будем использовать функцию ПСТР для изъятия слов, с ячейки используя как аргумент «количество_знаков» результат работы предыдущей формулы. Для определения первого слова (Фамилии) нужна формула: =ПСТР(B2;1;ПОИСК(» «;B2;1)), для определения второго значения (Имя): =ПСТР(B2;ПОИСК(» «;B2;1)+1;ПОИСК(» «;B2;ПОИСК(» «;B2;1)+1) -ПОИСК(» «;B2;1)), а теперь определим последнее значение (Отчество): =ПСТР(B2;ПОИСК(» «;B2;ПОИСК(» «;B2;1)+1)+1;100).

В результате мы разделили ФИО на три слова, что позволит с ними эффективно работать.

Если же значение в ячейке будете делить на две части, то ищете только один пробел (или иной разделитель), а вот чтобы разделить более 4 слов, в формулу добавьте поиск необходимых разделителей.

Читать еще:  Как рассчитать среднее значение в excel

Выдергиваем слова с помощью макросов VBA

Рассмотрим два способа разделить текст в ячейке:

  1. Выдергиваем отдельные слова по разделителю;
  2. Делим текст без пробелов.

Способ №1.

Поскольку вас интересует автоматическое деление текста, значит надо написать хорошую функцию на VBA и внедрить ее в рабочую книгу. Для начала переходим на вкладку «Разработчик» и выбираем «Visual Basic» или вызываем эту возможность с помощью горячего сочетания клавиш Alt+F11. (детальнее в статье «Как создать макрос в Excel»).

Создаем новый модуль в меню «Insert» наживаем пункт «Module» и переносим в него нижеприведенный код:

Делим слипшийся текст на части

Итак, имеем столбец с данными, которые надо разделить на несколько отдельных столбцов. Самые распространенные жизненные примеры:

  • ФИО в одном столбце (а надо — в трех отдельных, чтобы удобнее было сортировать и фильтровать)
  • полное описание товара в одном столбце (а надо — отдельный столбец под фирму-изготовителя, отдельный — под модель для построения, например, сводной таблицы)
  • весь адрес в одном столбце (а надо — отдельно индекс, отдельно — город, отдельно — улица и дом)
  • и т.д.

Способ 1. Текст по столбцам

Выделите ячейки, которые будем делить и выберите в меню Данные — Текст по столбцам (Data — Text to columns) . Появится окно Мастера разбора текстов:

На первом шаге Мастера выбираем формат нашего текста. Или это текст, в котором какой-либо символ отделяет друг от друга содержимое наших будущих отдельных столбцов (с разделителями) или в тексте с помощью пробелов имитируются столбцы одинаковой ширины (фиксированная ширина).

На втором шаге Мастера, если мы выбрали формат с разделителями (как в нашем примере) — необходимо указать какой именно символ является разделителем:

Если в тексте есть строки, где зачем-то подряд идут несколько разделителей (несколько пробелов, например), то флажок Считать последовательные разделители одним (Treat consecutive delimiters as one) заставит Excel воспринимать их как один.

Выпадающий список Ограничитель строк (Text Qualifier) нужен, чтобы текст заключенный в кавычки (например, название компании «Иванов, Манн и Фарбер») не делился по запятой
внутри названия.

И, наконец, на третьем шаге для каждого из получившихся столбцов, выделяя их предварительно в окне Мастера, необходимо выбрать формат:

  • общий — оставит данные как есть — подходит в большинстве случаев
  • дата — необходимо выбирать для столбцов с датами, причем формат даты (день-месяц-год, месяц-день-год и т.д.) уточняется в выпадающем списке
  • текстовый — этот формат нужен, по большому счету, не для столбцов с ФИО, названием города или компании, а для столбцов с числовыми данными, которые Excel обязательно должен воспринять как текст. Например, для столбца с номерами банковских счетов клиентов, где в противном случае произойдет округление до 15 знаков, т.к. Excel будет обрабатывать номер счета как число:

Кнопка Подробнее (Advanced) позволяет помочь Excel правильно распознать символы-разделители в тексте, если они отличаются от стандартных, заданных в региональных настройках.

Способ 2. Как выдернуть отдельные слова из текста

Если хочется, чтобы такое деление производилось автоматически без участия пользователя, то придется использовать небольшую функцию на VBA, вставленную в книгу. Для этого открываем редактор Visual Basic:

  • в Excel 2003 и старше — меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic(Tools — Macro — Visual Basic Editor)
  • в Excel 2007 и новее — вкладка Разработчик — Редактор Visual Basic (Developer — Visual Basic Editor) или сочетание клавиш Alt+F11

Вставляем новый модуль (меню Insert — Module) и копируем туда текст вот этой пользовательской функции:

Теперь можно найти ее в списке функций в категории Определенные пользователем (User Defined) и использовать со следующим синтаксисом:

=SUBSTRING(Txt; Delimeter; n)

  • Txt — адрес ячейки с текстом, который делим
  • Delimeter — символ-разделитель (пробел, запятая и т.д.)
  • n — порядковый номер извлекаемого фрагмента

Способ 3. Разделение слипшегося текста без пробелов

Тяжелый случай, но тоже бывает. Имеем текст совсем без пробелов, слипшийся в одну длинную фразу (например ФИО «ИвановИванИванович»), который надо разделить пробелами на отдельные слова. Здесь может помочь небольшая макрофункция, которая будет автоматически добавлять пробел перед заглавными буквами. Откройте редактор Visual Basic как в предыдущем способе, вставьте туда новый модуль и скопируйте в него код этой функции:

Читать еще:  Просмотрщик excel онлайн

Теперь можно использовать эту функцию на листе и привести слипшийся текст в нормальный вид:

Текст по столбцам в Excel

В этом уроке расскажу как сделать разбивку текста по столбцам в Excel. Данный урок подойдет вам в том случае, если вы хотите произвести разбивку текста из одного столбца на несколько. Сейчас приведу пример. Допустим, у вас есть ячейка «A», в которой находится имя, фамилия и отчество. Вам необходимо сделать так, чтобы в первой ячейке «A» была только фамилия, в ячейке «B» — имя, ну и в ячейке «C» отчество.

В недавнем уроке я рассказывал как объединить текст в ячейках с помощью функции «Сцепить» и амперсанда. Теперь настало время разобраться как сделать все обратно.

Для начала нам понадобиться таблица с данными. Выделите ячейки, которые вы хотите разделить.

Теперь перейдите во вкладку «Данные» и выберите пункт «Текст по столбцам».

Появится окно под названием «Мастер текстов», в котором необходимо выбрать «Формат исходных данных».

  • С разделителями — этот пункт применяется чаще всего, так как обычно значения в ячейке, которые необходимо разделить, отделяются друг от друга специальными разделителями, например, пробелом или знаком препинания;
  • Фиксированной ширины — в этом случае можно разбить данные в ячейках согласно определенной ширине.

Выбираем пункт «С разделителями» и нажимаем кнопку «Далее».

На следующем шаге указываем то, что находится между словами и является разделителем. В нашем случае это «Пробел». Вы конечно же можете разделить строку по своему, поставив свой разделитель и указав его в настройках. Ниже программа предварительно покажет как будут разделены данные.

На последнем шаге можно указать формат данных для столбцов.Можно изменить формат у всей таблицы или у отдельного столбца, выбрав его в нижнем окошке «Образец разбора данных», а затем указать нужный формат в блоке «Формат данных столбца».

Также, на этом этапе вам необходимо выбрать диапазон, в который будут вставлены данные после разделения. Здесь по умолчанию указана первая ячейка с выделенными данными, но вы можете указать собственную ячейку у будущего диапазона.

В конце нажимаем кнопку «Готово», соглашаемся с заменой данных и получаем готовый вариант, в котором данные разделены по столбцам.

Разделение столбца текста (Power Query)

Примечание: Компонент Power Query в Excel 2016 называется Скачать и преобразовать. Информация в этой статье относится к обоим компонентам. Дополнительные сведения см. в статье Функция «Скачать и преобразовать» в Excel 2016.

Примечание: В конце этой статьи есть небольшое видео о том, как вывести редактор запросов.

В редакторе запросов столбец текста можно разделить на несколько столбцов, выполнив одно из следующих действий:

разделитель (например, запятая)

использование количества символов.

Разделение столбца по разделителю

Разделение столбцов > Разделитель — анализирует текстовое значение в нескольких столбцах в соответствии с общим символом. Например, столбец Name ( Фамилия) можно разделить на два столбца с помощью символа запятой (,). Это можно сделать двумя способами.

С помощью ленты редактора запросов

Выделите столбец, который вы хотите разделить.

На ленте редактора запросов щелкните Разделить столбец > По разделителю.

С помощью контекстного меню редактора запросов выполните указанные ниже действия.

Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, который вы хотите разделить.

В контекстном меню столбца выберите Разделить столбец > По разделителю.

Затем выполните указанные ниже действия.

В всплывающем окне » разделение столбца по разделителю «:

В раскрывающемся списке Выберите или введите разделитель выберите двоеточие, запятую, знак равенства, точку с запятой, пробел, символ табуляции или значение Другое. Выберите Другое, чтобы указать любой символ разделителя.

Выберите команду Разделить.

Разверните узел «Показать дополнительные параметры» и введите значение Число столбцов, на которое необходимо разделить столбец.

Нажмите кнопку ОК.

Переименуйте столбцы, чтобы у них были более понятные имена. Дополнительные сведения о том, как переименовать столбец, см. в статье Переименование столбца.

Разделение столбца по позиции

Команды Разделить столбец > По количеству символов позволяют разбить текст на несколько столбцов на основе позиции символа.

С помощью меню ленты редактора запросов :

Выделите столбец, который вы хотите разделить.

На ленте редактора запросов щелкните Разделить столбец > По количеству символов.

С помощью контекстного меню редактора запросов выполните указанные ниже действия.

Читать еще:  Поворот видео в media player classic

Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, который вы хотите разделить.

В контекстном меню столбца выберите Разделить столбец > По количеству символов.

Чтобы разделить столбец по положению, выполните указанные ниже действия.

В диалоговом окне Разделение столбца по позиции:

В текстовом поле Количество символов укажите число символов, используемых для разделения текстового столбца.

Выберите команду Разделить.

Разверните узел Показать дополнительные параметры и введите значение Число столбцов, на которое необходимо разделить столбец.

Нажмите кнопку ОК.

Переименуйте столбцы, чтобы у них были более понятные имена. Дополнительные сведения о том, как переименовать столбец, см. в статье Переименование столбца.

Примечание: Редактор запросов отображается только при загрузке, редактировании или создании нового запроса с помощью Power Query. В видеоролике ниже показано окно редактора запросов , которое появляется после редактирования запроса в книге Excel. Чтобы просмотреть Редактор запросов без загрузки или изменения существующего запроса в книге, в разделе Внешние данные на вкладке ленты Power Query выберите из других источников > пустой запрос. В видео показан один из способов отображения редактора запросов.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Excel: разделяем слипшийся текст

Случается, что содержание одного столбца нужно разбить на несколько. Например:

  • слишком обширное описание товара (а нужно, чтоб наименование, характеристики и актуальное наличие были разбиты);
  • полный адрес в одном столбце (а нужно, чтоб индекс, область, район и прочие данные были разбиты);
  • ФИО в одном столбце (а нужно – в отдельных).

Какая бы ситуация ни сложилась у вас, есть несколько способов разделить слипшийся текст.

Задача №1: Разбить текст по столбцам

Решение: Выделите нужные ячейки, перейдите в меню ДанныеТекст по столбцам.

В появившемся окне Мастер текстов (разбора) укажите формат данных:

  • с разделителями – в случае, когда содержимое будущих отдельных столбцов разделяется каким-либо символом (укажите, каким именно).

В случае, если в строках есть нагромождения пробелов, стоит поставить галочку «Считать последовательные разделители одним». Ограничитель строк пригодится вам, если в ячейках есть сочетания, которые не нужно делить (например, название завода изготовителя, заключенное в кавычки, и т.д.).

  • фиксированной ширины – если вы хотите задать произвольную ширину столбца:

Перейдя к третьему шагу, вы должны назначить столбцам подходящий формат:

  • Общий – самый универсальный, сохранит данные в исходном виде.
  • Дата – для столбцов, где указан день-месяц-год (порядок значений вы также выберете самостоятельно).
  • Текстовый – незаменим для ячеек с числовыми данными, которые Excel должен воспринимать как текст. Пример: если столбцу с номерами банковских счетов не назначить текстовый формат, цифры округлятся до 15-ти символов – офис распознает их как числа.

Задача №2: Выборочно выдернуть слова из текста

Для того чтобы сделать это автоматически, воспользуйтесь редактором Visual Basic (вызов горячими клавишами Alt+F11 ): откройте новый модуль ( Insert Module ) и вставьте следующий текст функции:

Function Substring(Txt, Delimiter, n) As String
Dim x As Variant
x = Split(Txt, Delimiter)
If n > 0 And n — 1

Далее идем в меню Формулы → Вставить функцию , выбираем категорию «Определенные пользователем» , применяем синтаксис =SUBSTRING и указываем значения:

  • Txt – адрес ячейки с нужным текстом.
  • Delimeter – разделяющий знак (запятая, тире, пробел и т.д.).
  • N – порядковый номер фрагмента, который нужно «выдернуть».

Задача №3: Разделить текст без пробелов

Если о знаках-разделителях речи даже не идет – то есть текст абсолютно слипшийся (например, ФИО «ПетровскийАндрейИванович»), используйте следующую макрофункцию:

Function CutWords(Txt As Range) As String
Dim Out$
If Len(Txt) = 0 Then Exit Function
Out = Mid(Txt, 1, 1)

For i = 2 To Len(Txt)
If Mid(Txt, i, 1) Like «[a-zа-я]» And Mid(Txt, i + 1, 1) Like «[A-ZА-Я]» Then
Out = Out & Mid(Txt, i, 1) & » »
Else
Out = Out & Mid(Txt, i, 1)
End If
Next i
CutWords = Out
End Function

CutWords аналогично добавляется в редактор Visual Basic , потом выбирается среди функций, определенных пользователем, и автоматически расставляет пробелы перед заглавными буквами.

Читайте нас дальше, чтобы работа с Excel давалась ещё легче.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector