Semenalidery.com

IT Новости из мира ПК
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Функция впр в excel пошаговая

Как работать с функцией ВПР в Эксель: инструкция для новичков

С помощью функции ВПР (в переводе на английский VLOOKUP) пользователи программы Exсel имеют возможность переставлять данные из одной таблицы в другую со схожими параметрами. Эта услуга подойдёт для тех, кому приходится работать с большими списками. Ведь вписывать каждое значение отдельно может занять очень большое количество времени.

Использование ВПР в программе Excel

Для того, чтобы наглядно разобраться как работает функция ВПР в Excel: поможет пошаговая инструкция на конкретном примере.

Допустим, в магазин канцелярских товаров поступил новый привоз, к которому прилагается соответствующая документация. Администратору торгового зала необходимо рассчитать полную стоимость продукции, имея на руках файл Excel, который содержит две таблицы.

Первая – это список предметов, единицы их измерения и количество.

Вторая – содержит тот же список, но в ней ещё есть цена за 1 штуку.

Чтобы подсчитать сколько стоит продукция, следует информацию из второй вставить в первую, и с помощью простого умножения произвести расчёт.

Этапы работы (инструкция):

  1. Для начала в первую Excel таблицу добавляются два столбца: «Цена за 1 шт.» и «Общая сумма».
  2. Отметить верхнее поле в новом.
  3. Выбрать раздел формулы, и нажать «Вставить функцию».
  4. Из предложенных категорий Excel отметить «Ссылки и массивы».
  5. Найти ВПР, и нажать «ОК».
  6. Заполнить открывшееся окно «Аргументы».

– это товары из первой таблицы, которые необходимо будет определить во второй. Их значение выставляется таким образом: X: Y, где Х – это адрес первой ячейки столбика с товарами, а Y – последней. В рассматриваемой это А2 и А5.

– в этом поле будет стоимость из второго листа с данными. Чтобы её проставить следует кликнуть по строке, затем перейти на страницу с суммой, и выделить нужное (А2 – В5).

Важно! Эти показатели фиксируются, чтобы именно по ним производились расчёты программой Эксель.

Фиксирование информации производится путём нажатия горячей клавиши F4, на выделенной строке. Если всё сделано правильно там же появится значок $.

Номер — это строка в которой должна быть информация о том, что будет переноситься из другой таблицы. В рассматриваемом случае – это второй столбец (2).

Интервальный просмотр – логическое значение Excel, где точно это ЛОЖЬ, а приближённо – ИСТИНА. Если пользователю нужны точные, он должен написать «ЛОЖЬ».

В конечном итоге, окно «Аргументы» выглядит так:

Нужное значение появится в ячейке. Чтобы опция сработала на все товары, достаточно растянуть её.

Теперь, чтобы сосчитать общую стоимость предмета, достаточно вставить соответствующую формулу в ячейку Е2, и также растянуть её на все продукты. Конец инструкции.

Как сравнить две таблицы: пошаговая инструкция для «чайников»

Функция ВПР поможет сравнить две таблицы Excel в считанные секунды, даже если данные занимают не один десяток значений. Пошаговая инструкция:

Допустим, что к тому же администратору торгового центра снова привезли товар, но предупредили, что стоимость у некоторых предметов изменились. Как сравнить две таблицы функцией ВПР в Эксель?

Делается это в несколько шагов:

  1. Открыть первую со старой информацией.
  2. Добавить дополнительный столбик для новых данных «Новая стоимость».
  3. Выделить первое пустое поле в созданном столбце (С2).
  4. Выбрать раздел «ВПР Формулы» и «Вставить функцию».
  5. Найти категорию Excel «Ссылки и массивы».
  6. Выбрать ВПР.
  7. Задать «Аргументы».

– то, что важно будет найти во второй таблице. Чтобы значение появилось в строке, нужно выделить первый столбик с наименованиями товаров (А2 – А5).

– с чем программа будет сравнивать. Для заполнения нужно перейти на вторую страницу и отметить два наименования – предметы и цена (А2 – В5). И зафиксировать результат кнопкой F4.

Номер столбца – второй, так как именно стоимость переносится в новую.

Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.

Заполненное окно выглядит так:

После нажатия кнопки «ОК» новые значения появятся в таблице. Чтобы ценовая информация появилась у всех предметов нужно растянуть ячейку.

Теперь администратор может работать с данными стандартными функциями Excel, благодаря инструкции.

Поиск с помощью ВПР по нескольким условиям

Если пользователю программы Excel необходимо из большого каталога найти необходимые данные, он может воспользоваться данным способом для чайников (инструкция).

Итак, имеется документ, в котором обозначены: компании, товары и цены.

Нужно найти цену на конкретный товар – гелевая ручка. Но так как каталог может быть огромным, а гелевые ручки быть не у одной компании, поиск стоимости в Эксель лучше проводить через ВПР с несколькими условиями: название компании и предмета.

Чтобы осуществить поиск следует:

  1. Создать слева новый столбец с объединёнными данными (название компании и товара).

Делается это просто:

  • выделить крайнюю левую ячейку (А1);
  • щёлкнуть ПКМ и выбрать «Вставить»;
  • отметить добавление столбца и нажать «ОК».

  1. Внести данные в новый столбец. Для этого нужно нажать на пустое поле А2, ввести формулу объединения (=B2&C2) и нажать кнопку Enter. Чтобы продлить список достаточно растянуть ячейку.

  2. Нажать на любое свободное место и самостоятельно ввести, что нужно найти (ЛасточкаГелевая ручка).
  3. Выбрать ячейку где будет отображен результат и заполнить Аргументы функции.

– что нужно найти (щёлкнуть по введенной — ЛасточкаГелевая ручка – А8).

– где искать нужное значение (выделить ячейки от первой до последней — А2 – D5).

Номер столбца – из какого столбца вывести результат (4).

Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.

После нажатия команды «ОК», программа отобразит результат.

Как сделать выпадающий список через функцию ВПР

Чтобы сделать выпадающий список из существующего нужно следовать инструкции:

  1. Выбрать поле, в котором будет сформированы показатели. Например, Е2.
  2. Зайти в раздел «Данные», и выбрать «Проверка данных».
  3. Установить тип данных, как список.

  1. В появившуюся строку «Источник» ввести информацию (выделить с первой до последней ячейки – А2:А5).

Выпадающий список готов.

Теперь с помощью функции ВПР нужно добавить возможность просмотра цены, при выборе товара. Как это работает в Эксель? (Инструкция).

  1. Создать новое поле с названием «Цена».
  2. Вставить аргументы.

– ячейка Excel, в которой находится выпадающий список (Е2).

– выделенный фрагмент с предметами и ценами (А2-В5).

Номер столбца – 2 (в нём находятся цены).

Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.

После подтверждения команды можно пользоваться списком и просмотром цены.

Таким образом, с помощью несложных инструкций, каждый может разобраться, как пользоваться ВПР. Смотрим видео.

Использование функции ВПР в программе Excel

Во время работы в Эксель нередко требуется перенести или скопировать определенную информацию из одной таблицы в другую. Выполнить подобную процедуру, конечно же, можно вручную, когда речь идет о небольших объемах данных. Но что делать, если нужно обработать большие массивы данных? В программе Microsoft Excel на этот случай предусмотрена специальная функция ВПР, которая автоматически все сделает в считанные секунды. Давайте посмотрим, как это работает.

Описание функции ВПР

ВПР – это аббревиатура, которая расшифровывается как “функция вертикального просмотра”. Английское название функции – VLOOKUP.

С помощью данного инструмента Excel можно отыскать совпадение значения в заданном столбце и “подтянуть” необходимые данные в выбранную ячейку из другой таблицы. Чтобы было понятнее, давайте разберем, как работает функция на практическом примере.

Читать еще:  Запароленный файл excel не открывается

Применение функции ВПР на практике

Допустим, у нас есть таблица с продажами товаров. В ней отсутствуют данные по цене каждой позиции, однако, они есть в другой таблице рядом.

Наша задача – заполнить недостающие в основной таблице цены, чтобы мы могли посчитать итоговые суммы по продажам.

Порядок действий в данном случае следующий:

  1. Щелкаем по самой верхней ячейке столбца, значения которого мы хотим заполнить (в нашем случае – это C2). После этого нажимаем на кнопку “Вставить функцию” (fx) слева от строки формул.
  2. В окне вставки функции нам нужна категория “Ссылки и массивы”, в которой выбираем оператор “ВПР” и щелкаем OK.
  3. Теперь предстоит правильно заполнить аргументы функции:
    • в поле “Искомое_значение” указываем адрес ячейки в основной таблице, по значению которой будет производиться поиск соответствия во второй таблице с ценами. Координаты можно прописать вручную, либо, находясь курсивом в поле для ввода информации просто кликнуть в самой таблице по нужной ячейке.
    • переходим к аргументу “Таблица”. Здесь мы указываем координаты таблицы (или ее отдельной части), в которой будет выполняться поиск искомого значения. При этом важно, чтобы первый столбец указанного диапазона содержал именно те данные, по которым будет осуществляться поиск и сопоставление значений (в нашем случае – это наименования позиций). И, конечно же, в указанные координаты должны попадать ячейки с информацией, которая будет “подтягиваться” в основную таблицу (в нашем случае – это цены).
      Примечание: Таблица может располагаться как на том же листе, что и основная, так и на других листах книги.
    • Чтобы координаты, указанные в аргументе “Таблица” не сместились при возможных дальнейших корректировках данных, делаем их абсолютными, так как по умолчанию они являются относительными. Для этого выполняем выделение всей ссылки в поле и нажимаем кнопку F4. В результате перед всеми обозначениями строк и столбцов будут добавлены символы “$”.
    • в поле аргумента “Номер_столбца” указываем порядковый номер столбца, значения которого нужно вставить в основную таблицу при совпадении искомого значения. В нашем случае это столбец с ценами, который занимает вторую позицию в указанной выше области (аргумент “Таблица”).
    • в значении аргумента “Интервальный_просмотр” можно указать два значения:
      • ЛОЖЬ (0) – результат будет выводиться только в случае точного совпадения;
      • ИСТИНА (1) – будут выводиться результаты по приближенным совпадениям.
      • мы выбираем первый вариант, так как нам важна предельная точность.
    • Когда все готово, нажимаем OK.
  4. В выбранной ячейку, куда мы вставили функцию, автоматически вставилась требуемая цена.Причем, если мы изменим значение во второй таблице с ценами, так как данные взаимосвязаны посредством функции, то и в основной таблице произойдут соответствующие изменения.
  5. Чтобы автоматически заполнить аналогичными данными другие ячейки столбца, воспользуемся Маркером заполнения. Для этого наводим курсор мыши на нижний правый угол ячейки с результатом, когда появится черный плюсик, зажав левую кнопку мыши тянем его вниз до конца таблицы или до той ячейки, которую нужно заполнить.
  6. В итоге нам удалось получить в основной таблице все данные по ценам, а также посчитать итоговые суммы по продажам, что и требовалось сделать.

Заключение

Таким образом, функция ВПР – один из самых полезных инструментов при работе в Excel, когда нужно сопоставить данные двух таблиц и перенести значения из одной в другую при совпадении заданных значений. Правильное использование данной функции позволит сэкономить немало времени и сил, позволив автоматизировать процесс заполнения данных и исключив возможные ошибки из-за опечаток и т.д.

Функция ВПР в Excel и её секреты. Поиск VLOOKUP в базах данных

Функция ВПР в Exce l позволяет работать с большими таблицами и базами данных. В статье рассмотрим примеры использования функции ВПР в Excel. Дополнительно с функцией Excel VLOOKUP разберем динамический индекс Col index num, IF и поиск в нескольких столбцах или базе ДВССЫЛ INDIRECT.

VLOOKUP ищет указанное вами значение в электронной таблице и возвращает из другого столбца ответ на ваш запрос. Формула Excel может использоваться для поиска любых данных на основе уникального идентификатора при работе в программе.

Это позволяет сэкономить много времени и избежать потенциальных ошибок при сравнении больших таблиц и важных баз данных. В вашем распоряжении есть две функции – VLOOKUP и HLOOKUP. Единственная разница между этой парой выражений заключается в том, что первая ищет информацию по вертикали, а вторая – по горизонтали. Функция ВПР в Excel имеет 4 аргумента:

  • Критерий поиска (Lookup_value)
  • Матрица (Table_array)
  • Индекс (Col_index_num)
  • Порядок сортировки (Range_lookup).

Для изучения каждого из этих аргументов будет использовано наглядное пособие – расчеты заработной платы сотрудников.

Структура формулы ВПР в Excel

Первая строка – значение, которое вы хотите найти в базе данных Excel. В примере необходимая информация находится в ячейке B3. Если вы введете ее адрес в первое поле, при помощи выражения можно найти нужные сведения в списке со сведениями о персонале.

Дальше указывается весь диапазон данных (проще говоря, таблица целиком), и нужно учесть, что критерий отбора обязательно должен находиться в первой колонке.

В третьей строке просто нужно указать номер столбца внутри матрицы, из которого с помощью выражения будут извлечены сведения.

Существует два варианта значений для параметра «Порядок сортировки». Введете 0 – тогда результатом вставки будет ошибка #Н/Д, если не сможет найти в базе Экселя результаты по запросу.

Результат отображается только в том случае, если между заданным критерием отбора (Lookup_value) и результатами в крайней первой колонке массива (Table_array) будет обнаружено абсолютное совпадение.

Введете 1 – и формула тоже отобразит результат, если найдет полное совпадение между Lookup_value и содержимым какой-либо строки в первом столбце матрицы (Table_array).

Но если нет соответствия, то будет выбрано значение, приближенное к этому числу. Другими словами, если вы в примере вместо B3 напишете 12, функция вернет ответ «Gwendy», потому что 10 является числом, максимально приближенным к 12. Первая колонка в таблице заранее должна быть отсортирована по возрастанию, если вы вставляете 1 в Range_lookup.

Поиск приблизительного значения ВПР в Excel

В примере (снимок № 2) ВПР используется для вычисления прибавки на основе текущего оклада. Критерий отбора – это заработная плата, написана в F3. Матрица – это диапазон $I$3:$J$10 (весь массив).

Адрес является абсолютным (это показывают знаки $), чтобы осталась возможность копировать всю получившуюся конструкцию без изменения диапазона. Col_index_num равен 2 (процент повышения находится в соседнем массиве).

Параметр порядка сортировки Range_lookup – 1, потому что нужно, чтобы формула выдавала результат, даже если нет идеального соответствия. Если Lookup_value составляет 35 850, ВПР не может найти идеальное совпадение в массиве, но ближайшее минимальное число – 35 000, поэтому ответом на выражение будет 4%. На этом ликбез « ВПР в Excel для чайников » заканчивается.

Сравнение двух списков с помощью ВПР в Excel

Вы можете использовать ВПР в Excel для сравнения двух баз данных . Критерий отбора в этом примере (скриншот № 3) – идентификатор персонала (он должен быть уникальным значением) в первой колонке.

Читать еще:  Как изменить ширину ячеек в excel

Матрица – это диапазон идентификаторов персонала во втором списке или массиве. Сделайте ссылку на массив абсолютной, используя знаки $ в адресах ячеек ($I$3:$I$9), чтобы иметь возможность копировать выражение без изменения ссылок на ячейки диапазона.

В аргументе «Порядок сортировки» введите 0 – это обязательно потому, что вам нужно только точное пересечение. Скопируйте получившееся, и если в ответ отображается #Н/Д, это значит, что во втором списке или в базе искомая запись отсутствует.

Динамический индекс (Col_index_num) с использованием нумерованных столбцов

Если вам нужно найти какую-либо информацию в нескольких колонках, в поле «Индекс» можете использовать относительные ссылки на ячейки.

Это позволяет сэкономить очень много времени и не вводить номер столбца каждый раз. На снимке № 4 нумерация колонок выполняется в строке 4. В поле Col_index_num нужно ввести C4, и получится первый динамический индекс.

Теперь очень просто и быстро можно добавлять или удалять столбцы из массива, а также легко изменить их порядок в строке 3.

Динамический индекс со вложенными IF (ЕСЛИ)

Вы можете использовать формулы IF (ЕСЛИ) в Экселе для создания динамического индекса. В примере (скриншот № 5) премия рассчитывается в зависимости от отдела и категории.

Если сотрудник, работая в отделе продаж, входит в группу 1 бонусной категории, формула VLOOKUP должна вернуть 3%, если в группу 5 бонусной категории – 4%, а если в группу 10 – 5%.

Выражение IF с двумя границами в Col_index_num проверяет информацию в колонке G (категория бонусов), помогая ВПР выбрать значение из массива справа.

Критерий поиска – это отдел, E3. Матрица – диапазон $J$3:$M$7. В поле «Индекс» указывается конструкция по типу IF(G3=«Группа 1»,2,IF(G3=«Группа 5»,3,4)).

С помощью первой функции IF вы сможете узнать, соответствует ли G3 запросу «Группа 1». Если это так, формула VLOOKUP выберет бонус из второго столбца. Если это неправда, второе выражение IF проверяет, соответствует ли G3 запросу «Группа 5».

Если это действительно так, функция ВПР выбирает бонус из третьей колонки. Если и это неверно, анализируется четвертая. В строке Range_lookup непременно введите 0, потому что нужно найти только буквальное совпадение.

Поиск в нескольких столбцах или базе Excel с INDIRECT (ДВССЫЛ)

В примере (снимок № 6) имеется 3 таблицы. Диапазоны данных в каждой из них имеют названия «Финансы», «Производство» и «Продажи».

В этом примере вам нужно найти сотрудника из отдела продаж с идентификатором 3. Название диапазона вводится в C19, идентификатор – в E19. Ячейка B22 связана с C19, и B22 (идентификатор) – это Lookup_value. Выражение с ДВССЫЛ находится в таблице – INDIRECT воспринимает содержимое C19 как имя диапазона.

Далее указываете номер колонки в матрице, откуда функция должна извлекать сведения и отображать их в ячейке при помощи VLOOKUP. В Range_lookup введите 0, потому что здесь требуется только точное пересечение.

ВПР – одно из самых полезных и важных средств поиска в Microsoft Excel . Он обычно используется для выполнения запросов к огромным листам с кучей информации, когда ручная работа может занять слишком много времени. Буква «V» в VLOOKUP означает «вертикальный», поэтому ее также иногда называют формулой вертикального отбора.

Особенности функции вертикального поиска в Excel

  • Регистр в запросах не учитывается.
  • В строке «Порядок сортировки» значение по умолчанию равно 1 (TRUE-ПРАВДА). Поэтому лучше не пропускать этот аргумент, если вам нужны только точные совпадения.
  • В первом поле (там, где вы пишете запрос) допускается использование подстановочных знаков.

Выше были рассмотрены лишь некоторые способы применения с виду обыкновенной функции поиска VLOOKUP. Все эти примеры ВПР в Excel наглядно демонстрируют, насколько она полезна при работе с базами данных и упрощает анализ больших электронных таблиц.

ВПР (функция ВПР)

Совет: Попробуйте использовать новую функцию кслукуп — улучшенную версию функции ВПР, которая работает в любом направлении и возвращает точные совпадения по умолчанию, упрощая и удобную в использовании, чем его предшественник.

ФУНКЦИЯ ВПР используется, если нужно найти элементы в таблице или диапазоне по строкам. Например, можно найти цену на автомобильную часть по номеру детали или получить имя сотрудника на основе его кода сотрудника.

Совет: Чтобы получить дополнительную справку о функции ВПР, просмотрите эти видео с YouTube от экспертов сообщества Excel!

Самая простая функция ВПР означает следующее:

= ВПР (необходимые условия для поиска, номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемое значение, возвращаемое приближенное или точное соответствие — обозначено как 1/истина или 0/ложь).

Совет: Секрет функции ВПР состоит в организации данных таким образом, чтобы искомое значение (Фрукт) отображалось слева от возвращаемого значения, которое нужно найти (Количество).

Используйте функцию ВПР для поиска значения в таблице.

ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр])

= ВПР (A2; A10: C20; 2; ИСТИНА)

= ВПР (a2; сведения о клиенте)! А:Ф, 3, ЛОЖЬ)

Значение для поиска. Значение, которое вы хотите найти, должно находиться в первом столбце диапазона ячеек, указанного в аргументе table_array .

Например, если Таблица-массив охватывает ячейки B2: D7, то lookup_value должен находиться в столбце B.

Искомое_значение может являться значением или ссылкой на ячейку.

Диапазон ячеек, в котором будет выполнен поиск искомого_значения и возвращаемого значения с помощью функции ВПР. Вы можете использовать именованный диапазон или таблицу, а вместо ссылок на ячейки можно использовать имена в аргументе.

Первый столбец в диапазоне ячеек должен содержать lookup_value. Диапазон ячеек также должен содержать возвращаемое значение, которое нужно найти.

Номер столбца (начиная с 1 для самого левого столбца table_array), содержащего возвращаемое значение.

Логическое значение, определяющее, какое совпадение должна найти функция ВПР, — приблизительное или точное.

Приближенное соответствие: 1/истина предполагает, что первый столбец в таблице отсортирован либо в числовом формате, либо в алфавитном порядке, а затем будет искать ближайшее значение. Это способ по умолчанию, если не указан другой. Например, = ВПР (90; a1: B100; 2; истина).

Точное совпадение: 0/ложь осуществляет поиск точного значения в первом столбце. Например, = ВПР («Смит»; a1: B100; 2; ложь).

Начало работы

Для построения синтаксиса функции ВПР вам потребуется следующая информация:

Значение, которое вам нужно найти, то есть искомое значение.

Диапазон, в котором находится искомое значение. Помните, что для правильной работы функции ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. Например, если искомое значение находится в ячейке C2, диапазон должен начинаться с C.

Номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемое значение. Например, если в качестве диапазона задано значение B2: D11, число B должно быть первым столбцом, а в качестве второго — «C» и т. д.

При желании вы можете указать слово ИСТИНА, если вам достаточно приблизительного совпадения, или слово ЛОЖЬ, если вам требуется точное совпадение возвращаемого значения. Если вы ничего не указываете, по умолчанию всегда подразумевается вариант ИСТИНА, то есть приблизительное совпадение.

Теперь объедините все перечисленное выше аргументы следующим образом:

= ВПР (искомое значение; диапазон с искомым значением; номер столбца в диапазоне с возвращаемым значением, приближенное соответствие (истина) или точное совпадение (ложь)).

Читать еще:  Как вставить подложку в excel

Примеры

Вот несколько примеров использования функции ВПР.

Пример 1

Пример 2

Пример 3

Пример 4

Пример 5

Вы можете использовать функцию ВПР для объединения нескольких таблиц в одну, если одна из них имеет общие поля. Это может быть особенно удобно, если вам нужно предоставить доступ к книге пользователям более ранних версий Excel, которые не поддерживают функции работы с данными с несколькими таблицами в качестве источников данных — путем объединения источников в одну таблицу и изменения источника данных компонента данных на новый. Таблица, функция данных может использоваться в более ранних версиях Excel (при условии, что сама функция данных поддерживается в более ранней версии).

Здесь в столбцах A-F и H есть значения или формулы, которые используют только значения на листе, а остальные столбцы используют функцию ВПР и значения столбца A (клиентский код) и столбец B (юрист) для получения данных из других таблиц.

Скопируйте таблицу с общими полями на новый лист и присвойте ей имя.

Чтобы открыть диалоговое окно Управление связями, нажмите кнопку данные > работа с данными > связей .

Для каждой из перечисленных связей обратите внимание на следующее:

Поле, связывающее таблицы (в диалоговом окне отображаются в круглых скобках). Это lookup_value формулы функции ВПР.

Имя связанной таблицы подстановки. Это table_array формулы функции ВПР.

Поле (столбец) в связанной таблице подстановки с данными, которые вы хотите добавить в новый столбец. Эти сведения не отображаются в диалоговом окне Управление связями. чтобы узнать, какое поле вы хотите извлечь, вам потребуется ознакомиться со связанной таблицей подстановки. Вы хотите отметить номер столбца (A = 1) – это col_index_num в формуле.

Чтобы добавить поле в новую таблицу, введите формулу ВПР в первом пустом столбце с помощью сведений, собранных в действии 3.

В нашем примере столбец G использует юрист ( lookup_value) для получения данных о тарифных курсах из четвертого столбца (col_index_num = 4) из таблицы судебные тблатторнэйс ( table_array) с формулой = ВПР ([@Attorney], tbl_Attorneys, 4, ложь).

В формуле также могут использоваться ссылки на ячейки и ссылки на диапазоны. В нашем примере это было бы = ВПР (a2; «Юристы»! А:Д, 4, ложь).

Продолжайте добавлять поля, пока не будут созданы все нужные поля. Если вы пытаетесь подготовить книгу с функциями данных, которые используют несколько таблиц, измените источник данных функции данных в новой таблице.

Использование функции ВПР (VLOOKUP) для подстановки значений

Кому лень или нет времени читать — смотрим видео. Подробности и нюансы — в тексте ниже.

Постановка задачи

Итак, имеем две таблицы — таблицу заказов и прайс-лист:

Задача — подставить цены из прайс-листа в таблицу заказов автоматически, ориентируясь на название товара с тем, чтобы потом можно было посчитать стоимость.

Решение

В наборе функций Excel, в категории Ссылки и массивы (Lookup and reference) имеется функция ВПР (VLOOKUP) . Эта функция ищет заданное значение (в нашем примере это слово «Яблоки») в крайнем левом столбце указанной таблицы (прайс-листа) двигаясь сверху-вниз и, найдя его, выдает содержимое соседней ячейки (23 руб.) Схематически работу этой функции можно представить так:

Для простоты дальнейшего использования функции сразу сделайте одну вещь — дайте диапазону ячеек прайс-листа собственное имя. Для этого выделите все ячейки прайс-листа кроме «шапки» (G3:H19), выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define) или нажмите CTRL+F3 и введите любое имя (без пробелов), например Прайс. Теперь в дальнейшем можно будет использовать это имя для ссылки на прайс-лист.

Теперь используем функцию ВПР. Выделите ячейку, куда она будет введена (D3) и откройте вкладку Формулы — Вставка функции (Formulas — Insert Function) . В категории Ссылки и массивы (Lookup and Reference) найдите функцию ВПР (VLOOKUP) и нажмите ОК. Появится окно ввода аргументов для функции:

Заполняем их по очереди:

  • Искомое значение (Lookup Value) — то наименование товара, которое функция должна найти в крайнем левом столбце прайс-листа. В нашем случае — слово «Яблоки» из ячейки B3.
  • Таблица (Table Array) — таблица из которой берутся искомые значения, то есть наш прайс-лист. Для ссылки используем собственное имя «Прайс» данное ранее. Если вы не давали имя, то можно просто выделить таблицу, но не забудьте нажать потом клавишу F4 , чтобы закрепить ссылку знаками доллара , т.к. в противном случае она будет соскальзывать при копировании нашей формулы вниз, на остальные ячейки столбца D3:D30.
  • Номер_столбца (Column index number) — порядковый номер (не буква!) столбца в прайс-листе из которого будем брать значения цены. Первый столбец прайс-листа с названиями имеет номер 1, следовательно нам нужна цена из столбца с номером 2.
  • Интервальный_просмотр (Range Lookup) — в это поле можно вводить только два значения: ЛОЖЬ или ИСТИНА:
      • Если введено значение или ЛОЖЬ (FALSE) , то фактически это означает, что разрешен поиск только точного соответствия, т.е. если функция не найдет в прайс-листе укзанного в таблице заказов нестандартного товара (если будет введено, например, «Кокос»), то она выдаст ошибку #Н/Д (нет данных).
      • Если введено значение 1 или ИСТИНА (TRUE) , то это значит, что Вы разрешаете поиск не точного, а приблизительного соответствия, т.е. в случае с «кокосом» функция попытается найти товар с наименованием, которое максимально похоже на «кокос» и выдаст цену для этого наименования. В большинстве случаев такая приблизительная подстановка может сыграть с пользователем злую шутку, подставив значение не того товара, который был на самом деле! Так что для большинства реальных бизнес-задач приблизительный поиск лучше не разрешать. Исключением является случай, когда мы ищем числа, а не текст — например, при расчете Ступенчатых скидок.

Все! Осталось нажать ОК и скопировать введенную функцию на весь столбец.

Ошибки #Н/Д и их подавление

Функция ВПР (VLOOKUP) возвращает ошибку #Н/Д (#N/A) если:

  • Включен точный поиск (аргумент Интервальный просмотр=0) и искомого наименования нет в Таблице.
  • Включен приблизительный поиск (Интервальный просмотр=1), но Таблица, в которой происходит поиск не отсортирована по возрастанию наименований.
  • Формат ячейки, откуда берется искомое значение наименования (например B3 в нашем случае) и формат ячеек первого столбца (F3:F19) таблицы отличаются (например, числовой и текстовый). Этот случай особенно характерен при использовании вместо текстовых наименований числовых кодов (номера счетов, идентификаторы, даты и т.п.) В этом случае можно использовать функции Ч и ТЕКСТ для преобразования форматов данных. Выглядеть это будет примерно так:
    =ВПР(ТЕКСТ(B3);прайс;0)
  • Функция не может найти нужного значения, потому что в коде присутствуют пробелы или невидимые непечатаемые знаки (перенос строки и т.п.). В этом случае можно использовать текстовые функции СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) и ПЕЧСИМВ (CLEAN) для их удаления:
    =ВПР(СЖПРОБЕЛЫ(ПЕЧСИМВ(B3));прайс;0)
    =VLOOKUP(TRIM(CLEAN(B3));прайс;0)

Для подавления сообщения об ошибке #Н/Д (#N/A) в тех случаях, когда функция не может найти точно соответствия, можно воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR) . Так, например, вот такая конструкция перехватывает любые ошибки создаваемые ВПР и заменяет их нулями:

Если нужно извлечь не одно значение а сразу весь набор (если их встречается несколько разных), то придется шаманить с формулой массива.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector