Semenalidery.com

IT Новости из мира ПК
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Диаграмма ганта в excel скачать

Простейшая диаграмма Ганта в EXCEL

Построим диаграмму, напоминающую диаграмму Ганта.

Диаграмма Ганта в MS EXCEL часто используется при управлении проектами. Эта диаграмма может отображать:

  • перечень работ/ задач проекта;
  • плановую длительность работ;
  • связи между работами;
  • процент выполнения.

Создадим сначала простейшую диаграмму Ганта, лишь отображающую длительность работ: без связей и % выполнения (см. файл примера ):

Пусть необходимо спланировать процесс приобретения нескольких единиц оборудования. Для этого будем использовать диаграмму Ганта. Исходная таблица содержит перечень оборудования, дату начала работ и длительность работ.

Для построения диаграммы необходимо сделать следующее:

  • выделить любую ячейку в исходной таблице;
  • через меню Вставка/ Диаграммы/ Гистограмма/ Все типы диаграмм… создать диаграмму Линейчатая с накоплением;

  • выделить диаграмму. Через меню Работа с Диаграммами/ Конструктор/ Данные/ Выбрать данные добавить ряд «Начало» и сделайте его первым;

  • через меню Конструктор/ Данные/ Выбрать данные поменять подписи по горизонтальной оси (в диаграмме Линейчатая с накоплением горизонтальная ось является вертикальной), чтобы отобразить названия единиц оборудования;

В итоге получим, следующую диаграмму.

Синяя часть линейчатой диаграммы представляет собой длительность работы, а красная сдвигает начало выполнения работы в соответствии со столбцом «Начало» исходной таблицы.

Сделаем заключительные шаги.

  • Выделите диаграмму. Через меню Работа с Диаграммами/ Макет/ Оси/ Основная вертикальная ось/ Справа налево установите порядок сортировки названий единиц оборудования в диаграмме как в исходной таблице.
  • Выделите красную часть гистограммы и поменяйте заливку с красной на бесцветную (нет заливки).

Проявив немного фантазии можно добиться желаемого результата.

Тестируем

В исходной таблице, для оборудования Весы изменим дату начала работ (сдвинем на месяц вправо) и увеличим на 15 дней длительность работ.

СОВЕТ : Для начинающих пользователей EXCEL советуем прочитать статью Основы построения диаграмм в MS EXCEL , в которой рассказывается о базовых настройках диаграмм, а также статью об основных типах диаграмм .

Как видно из рисунка, диаграмма отразила изменения, внесенные в исходную таблицу.

При всей наглядности, построенная диаграмма имеет ряд недостатков :

  • начала работ жестко фиксированы;
  • невозможно отобразить процент выполнения работ;
  • работы не связаны.

В статье Диаграмма Ганта с % выполнения и связями между работами решена задача создания более совершенного варианта диаграммы Ганта.

Примечание : Диаграмму Ганта можно построить с помощью Условного форматирования и, соответственно, без использования стандартных диаграмм EXCEL. Пример такого построения приведен на сайте Microsoft в разделе шаблонов . Но, этот подход мне кажется достаточно трудоемким и, к тому же, имеет ряд недостатков: % выполнения работы устанавливается лишь приблизительно (в зависимости от количества использованных столбцов), в шаблоне не настроены связи между работами (хотя это возможно сделать), сложно сделать подписи к отрезкам работ на диаграмме (если необходимо). Хотя диаграмма не лишена и сильных сторон: шаблон выглядит профессионально, можно настроить внеплановые работы, можно настроить рассматриваемый период (вертикальная линия, отображающая заданный временной интервал).

График выполнения работ на диаграмме Ганта в Excel

Постановка задачи

К нам обратилась компания, занимающаяся строительным аудитом с задачей автоматизации процесса создания графика выполнения работ в виде так называемой диаграммы Ганта. На диаграмме необходимо отслеживать ход выполнения работ, а также мониторить опережение или отставание от графика. После небольшого опроса сотрудников, выяснилось, что почти все делают данный график вручную, закрашивая (и постоянно перекрашивая) ячейки цветом. Несколько человек использовали собственные шаблоны с условным форматированием, однако они тоже были не автоматизированы, так как большую часть данных и формул приходиться вводить вручную.

Вид графика до автоматизации:

В результате небольшого аудита было сформировано несколько проблем.

Проблема №1: формирование шапки графика с указанием даты начала и завершения работ. Для удобства работы необходим шаг графика, например, месяц, треть месяца. Вручную это неудобно, так как для графика нужны опорные даты, которые, при таком шаге графика приходится расставлять вручную.

Проблема №2: многоуровневая нумерация. Из-за большого количества строк и многоуровневой структуры приходиться совершать много ручной работы. Нумерация должна иметь вид 1.1.1.1, где каждое следующие число определяет порядковый номер пункта списка в иерархии.

Читать еще:  Пароль на excel 2020

Проблема №3: расстановка формул. Так как формулы необходимо вставлять в зависимости от уровня вложенности пункта приходится их расставлять и проверять для всего графика вручную, при этом в графике могут быть десятки, а то и сотни строк.

Проблема №4: удобное визуальное представление дат проверки по документам и по факту, с возможность переключения между ними. В текущем варианте для переключения между этими датами нужно заново вводить дату в поле текущей даты.

Как мы решали задачу

Формирование шапки графика с указанием даты начала и завершения работ

Этот функционал мы реализовали следующим образом. При вводе дат в поля «Дата начала» и «Дата завершения» даты в шапке автоматически меняются. При этом в 4 строке выставляется часть месяца в зависимости от настройки шага график, происходит форматирование ячеей и рассчитываются опорные даты. Таким образом можно изменить период просмотра графика буквально в пару кликов, например, вывести только финальный этап графика.

А изменяя шаг графика можно выбрать уровень детализации графика. Список вариантов шага графика: месяц, полмесяца, треть месяца, четверть месяца и день. Однако, при желании можно выбрать абсолютно любую длину шага.

Многоуровневая нумерация

Следующий этап удобный способ нумерации. Для нумерации строк достаточно лишь выбрать глубину вложенности пункта работ в столбце «A», и программа сама проставит все номера в столбце «B» и подсветит полужирным шрифтом верхние уровни иерархии. Уровень вложенности выбирается из выпадающего списка в ячейке. При этом, при желании, можно настроить маркировку не только цифрами, можно выбрать любой тип маркировки, например, буквы, римские цифры и любые другие обозначения.

Расстановка формул

Теперь, когда есть функционал выбора глубины вложенности можно реализовать автоматическую расстановку формул. При нажатии на кнопку «Перестроить график» программа анализирует иерархию работ и расставляет все формулы, а также вставляет строку итогов. Например, в приведенном выше примере, готовность рассчитывается как средневзвешенное от значений подуровня. И такая формула проставляется каждому пункту работ, если у него есть подуровни.

К автоматически выставляемым формулам относятся:

  1. Формулы дат. Для пунктов, у которых есть подуровни в столбцы «Начала работ» и «Окончания работ» вставляются формулы, которые гарантируют, что уровень иерархии будет включать все временные интервалы подуровня. Например, если мы на уровне 2 перенесем дату окончания работ на срок, который лежит позже даты окончания работ верхнего уровня, то дата верхнего уровня автоматически измениться на новую, чтобы включить в себя новый временной промежуток. Это касается всех уровней. То есть если мы изменим дату на 4 уровне, то при необходимости даты изменятся на 3, 2 и 1 уровнях. Это экономит время и уменьшает количество ошибок.
  2. Длительность в днях. Рассчитывается как разность между датами окончания и начала работ. В принципе тут нет ничего особенного, но тем не менее экономит время и выглядит лаконичней, чем протягивание формул с запасом.
  3. Отставание в днях. Формула, учитывающая сроки работ, дату проверки и процент готовности. Результат отображается в днях. При этом отставания имеет красный цвет, а опережение зеленый. Что удобно при беглом визуальном анализе. Так же формула учитывает такие случаи как нулевая готовность при дате проверке до начала работ, в таком случае в отставание будет указан 0. То же самое касается и случая 100% готовности при дате проверке после даты окончания работ.

Удобное визуальное представление дат проверки

При вводе дат в поля «Дата отчета по фотографиям» и «Дата отчета по документам» на графике отображается красная линия, показывающая положение введенной даты на графике, в зависимости от того какой типа отчета выбран в разделе «Дополнительные».

Для решения поставленной задачи достаточно вставить наименования работ, проставить уровни иерархии и нажать кнопку «Перестроить график». После чего уже вводить даты и уровни готовности в нижние уровни иерархии, при этом график и верхние уровни будут автоматически перестраиваться и заполнятся. Таким образом довольно сложный отчет может быть сформирован при минимуме затраченного времени.

Диаграмма ганта в excel скачать

Как вы уже догадались, я разработал Excel шаблон для ведения проектов.

Читать еще:  Снять защиту с файла excel онлайн

Почему Excel

Первое, наиболее очевидное, возражение, по которому мне следует объясниться с моим читателем, это: зачем вести проект в Excel, если для этого есть специализированные программы, в том числе и бесплатные. Да, вы можете подобрать себе неплохое приложение для управления проектами, однако, проблема заключается в том, что этих приложений нет у ваших коллег, с которыми вам безусловно хотелось бы делиться статусами, либо работать над проектами совместно. Советы и призывы установить аналогичное приложение, как правило, не срабатывают, да вам и без этого, наверняка, есть чем заняться.

Часто в корпоративной среде бывает, что компания готова купить MS Project только для некоторых сотрудников, что в общем-то лишено смысла. Постоянно выгружать в HTML или Excel отчёты из MS Project и рассылать по почте всем заинтересованным лицам довольно утомительное дело. На моей памяти так не делал никто, хотя мы (IT отдел) предлагали это в качестве опции. Бесплатного просмотрщика файлов MS Project Майкрософт не выпускает. Третьи компании, насколько я знаю, тоже (но есть платные).

Вот если бы проект можно было вести в MS Office, который есть практически везде. Для этой задачи всех лучше подходит Excel.

Ещё один проектный темплейт для Excel?

Не сказать, что подобного добра на просторах интернета мало. Хватает. Однако, мой шаблон достаточно удобен, функционален и я не прошу за него денег. Насколько я смог познакомиться с предложениями на эту тему, то они в основном делятся на следующие классы:

Нечто бесплатное, но предельно простое и убогое.

Нечто забюрократизированное и неудобоваримое, типа «Комплект шаблонов проектных документов из 55 файлов».

Нечто реально удобное, но за деньги.

Реальная жизнь преподносит нам другую крайность: большинство мелких и средних проектов ведутся вообще без какой-либо документации, что не добавляет этим проектам шансов быть реализованным.

Мой шаблон для тех, кто хочет избежать крайностей, сохранить контроль над проектом и избежать лишних расходов.

Возможности

Планирование сроков и этапов проекта

Двух-уровневая структура этапов проекта

Сроки для плана и для факта

Возможность перекрытия соседних пунктов плана

Учёт завершения пункта плана в процентах

Учёт затрат денежных средств по этапу (план/факт)

Оценка необходимого и достигнутого качества работ

Возможность обозначить вехи (milestones) проекта

Возможность связать конкретный этап с риском (risk) или проблемой (issue)

Серьёзная автоматизация при планировании сроков.

Диаграмма Ганта

Масштабирование по времени

Возможность смотреть либо плановый график, либо фактический

Цветовое выделение выходных и праздников

Учёт ресурсов

Планирование необходимого количества ресурсов

Учёт наличествующего количества ресурсов

Сравнение плана и факта

Статус проекта (board)

Светофорные индикаторы: график, бюджет, качество, ресурсы, риски, проблемы

Количественные и аналитические показатели

В целом board выглядит довольно эстетично

Ведение справочников

От себя

Мне понравилось, как у меня получилась диаграмма Ганта. Такого масштабирования я ни у кого больше не видел. Она представляет из себя замечательный пример взаимодействия формул и условного форматирования.

Шаблон достаточно сложен и явно может содержать ошибки. О замеченных ошибках просьба сообщать, я буду их по возможности быстро устранять. Вообще развитие этого проекта зависит от количества активных пользователей. Надеюсь, вы извлечёте для себя пользу из этого инструмента.

Скачать

Версия 1.03 от 24.04.2015

Читайте также:

Разбор создания универсального табеля рабочего времени

Шаблон посменного графика работы

Шаблон для совместных мероприятий с друзьями или коллегами

Желающие получить VBA пароль на шаблон могут перевести 300 руб. на указанный ЯК:

Диаграмма Ганта в Excel

Диаграмма Ганта — эти тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для планирования проектов, иллюстрации плана, графика работ и т.п. Представляет собой набор горизонтальных полос, ориентированных вдоль оси времени.

Давайте по шагам разберемся как построить диаграмму Ганта в Excel.

Шаг 1. Формирование плана проекта

Любой проект начинается с формирования плана и определения сроков по каждой задаче. Таким образом, примерный план проекта обычно выглядит следующим образом:

Читать еще:  Автоподбор ширины столбца в excel

Составление плана проекта

Шаг 2. Построение данных для диаграммы Ганта

Однако с такими данными Excel работать не умеет, поэтому создадим вспомогательную таблицу с видоизмененными данными (вместо даты окончания проекта поставим длительность, т.е. количество дней необходимых для реализации данного этапа проекта):

Создание вспомогательной таблицы для диаграммы

Шаг 3. Создание линейчатой диаграммы с накоплением

Выделяем диапазон данных и строим линейчатую диаграмму с накоплением. Для этого переходим в панели вкладок на Вставка -> Диаграмма -> Линейчатая -> Линейчатая с накоплением:

Создание линейчатой диаграммы с накоплением

Шаг 4. Удаление ненужных элементов и форматирование свойств диаграммы

В текущей диаграмме много ненужных элементов, которые мешают восприятию данных. Для начала необходимо скрыть ряд данных «Начало», сделаем его невидимым — нажимаем правой кнопкой мыши на ряд и выбираем Формат ряда данных -> Заливка -> Нет заливки:

Скрытие первого ряда диаграммы

Форматирование осей диаграммы

  • Легенда — удаляем легенду за ненадобностью;
  • Горизонтальная ось дат — Excel автоматически определяет минимальную и максимальную границы, поэтому мы вручную вводим планируемые даты начала и окончания проекта (Формат оси ->Параметры оси ->Максимальное и минимальное значения)и выбираем шкалу делений (например, 1 день, 7 дней и т.д.);
  • Название диаграммы — добавляем название проекта или плана.

Финальный вариант построения диаграммы Ганта в Excel:

Окончательный вид диаграммы Ганта

Резюме

Пошаговый план создания диаграммы:

  1. Формирование плана проекта;
  2. Построение данных для диаграммы Ганта;
  3. Создание линейчатой диаграммы с накоплением;
  4. Удаление ненужных элементов и форматирование свойств диаграммы.

Диаграмма Ганта в Excel из ПланФикса

Саму по себе диаграмму Ганта удобно строить именно в ПланФиксе, потому что тут есть все нужные виды связей между задачами, а значит при перемещении задачи или изменении ее сроков, все связанные с ней задачи тоже автоматически переместятся.

Признаться, мы даже не задумывались о том, что кому-то может понадобиться скачать диаграмму Ганта в Excel. Как это часто бывает, наши пользователи помогли нам посмотреть на эту ситуацию другими глазами.

Итак, зачем нужен Гант в Excel, если есть ПланФикс?

Например, чтобы поделиться им с заказчиком, которого вы по каким-то причинам не хотите подключать в свой ПланФикс. Ну или чтобы распечатать диаграмму, пока такой возможности нет в самом ПланФиксе.

Как построить диаграмму Ганта в Excel, используя данные из ПланФикса?
А вот вам простая инструкция из двух шагов. Выглядит она слегка объемно, но только потому, что я постарался по максимуму снабдить ее картинками.

Шаг первый: делаем простой отчет для экспорта данных из ПланФикса в Excel
Создаем новый отчет по задачам:
Добавляем в него столбцы, которые понадобятся для построения Ганта (по клику картинка откроется в полном размере):

Устанавливаем параметры отбора и сортировку по столбцу “Дата начала”:

Сохраняем и запускаем отчет. Получаем аккуратную табличку с результатами:

Экспортируем ее в Excel:

На этом первый шаг окончен — в Excel уже есть данные для построения Ганта, осталось его нарисовать.

Шаг второй: строим диаграмму Ганта в Excel
Для этого вам понадобится скачать шаблон диаграммы Ганта в Excel.

Дальше идет обычный копипаст:

  • открываем шаблон в Excel
  • открываем файл с нашим экспортированным отчетом
  • выделяем табличку из нашего файла, копируем ее и вставляем вместо таблички в шаблоне
  • в итоге получаем ту же диаграмму Ганта, но уже в Excel:

Как видите, все вполне доступно. А если учесть, что отчет в ПланФиксе настраивается один раз, а в последующем запуск, экспорт и вставка результатов в шаблон Ганта занимает буквально одну минуту — то вообще красота получается.

Дополнительная информация
Шаблон диаграммы Ганта в Excel мы сделали на основании этого видеоролика:

В нем есть дополнительная информация по настройке осей диаграммы, поэтому если вам понадобится изменить масштаб диаграммы или другие параметры — посмотрите его, там все достаточно просто и доступно.

Вот и все. Если появятся вопросы — задавайте в комментариях или любым удобным способом.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector