Рассадка людей в офисе

Как планировка офиса влияет на прибыль

Многие сотрудники считают реорганизацию офисного пространства пустой блажью. Разбор завалов на столах, паковка вещей, прерывание привычной работы – зачем? Дизайнеры убеждают, что возможность отлучиться со своего рабочего места и поговорить то с одним, то с другим коллегой делает нас общительнее и креативнее, помогает работать сообща. Многие менеджеры с этим согласны. Когда Стив Джобс планировал новую штаб-квартиру Pixar, он, как известно, вывел зону туалетов в атриум – чтобы вынудить сотрудников проходить дополнительное расстояние. Замысел состоял в том, чтобы по пути люди сталкивались и, поговорив о том о сем, могли придумать нечто новое. Однако оценить финансовую отдачу от реконфигурации офиса было практически невозможно – до недавнего времени.

Условия эксперимента

Профессор Университета Карнеги – Меллон Сунки Ли узнал, что условия для проверки концепции «пересадки» сложились сами собой в крупном южнокорейском интернет-магазине, переехавшем в новую штаб-квартиру (компания решила остаться анонимной). В старом здании работало 12 команд, отвечающих за разработку и маркетинг краткосрочных акций по различным категориям продуктов: электронике, детским товарам, одежде и др. Прежний офис был разделен на два помещения по шесть команд. В новой ­штаб-квартире ­компания хотела поместить все команды вместе, однако их пришлось снова разделить на два помещения на одном этаже, совершенно идентичных по оформлению, освещению, оборудованию, расстоянию между командами и столами и близостью к руководству: девять команд посадили в одной комнате, три – в другой. В остальном условия были те же, что в прежнем офисе. Рассадка проводилась без учета индивидуальных предпочтений.

Изучив 38 435 сделок, заключенных 60 мерчандайзерами в течение 200 дней (за 120 дней до переезда и за 80 после переезда), Ли обнаружил, что в увеличившемся отделе мерчандайзеры в среднем нашли на 25% больше новых поставщиков, чем все сотрудники до переезда. Эта разница не стала результатом сотрудничества: она обозначила новое качество работы. Ли утверждает, что произошел сдвиг от «проработки» (воспроизведения предыдущих сделок) к «разведке» (исследованию новых идей). Не менее важно, что дневная выручка на одного мерчандайзера, оказавшегося рядом с новыми коллегами, стала в среднем на 40% выше ($16 510 в день), чем до переезда.

Нелюбовь россиян к офисам с открытой планировкой усиливается

Такой рост креативности (переход к «разведке») оказался статистически значимым только у сотрудников с опытом в заключении сделок выше среднего по организации, которые прежде не общались с новыми соседями. Ли объясняет: «При наличии должного опыта в профессии появление вокруг новых людей повышает креативность. Смежность команд ­порождает доверие, стимулирует обмен полезной информацией, побуждает комбинировать старые и новые знания и приходить к новым решениям».

В новых условиях были придуманы такие продукты, как рисоварка, работающая от автоаккумулятора (сочетание бытовой и развлекательной категорий товаров), теплые наушники со встроенной функцией Bluetooth (мода и электроника) и обучающий детский горшок с музыкой (детские товары и электроника). По утверждению Ли, мерчандайзеры не работали напрямую с новыми коллегами – скорее, их вдохновляли невольно подслушанные диалоги и неформальные разговоры.

Смена обстановки повлияла на производительность даже больше, чем другой изученный Ли сдвиг в компании – переход от индивидуальных бонусов к окладам. Эффект релокации проявился почти моментально: рост межкатегорийных продаж начался всего через месяц и продолжился все 80 дней.

В тесноте, да не в обиде

Ли сравнил условия до и после перемен, чтобы понять, как изменение рассадки повлияло на креативность и производительность отдельных сотрудников. Но его исследование дополняет другие, свидетельствующие о том, что рассадка может принципиально влиять на общую работу. Например, в 1970-х гг. профессор МТИ Томас Аллен изучил, как общаются инженеры в исследовательском отделе международной компании. Полученная им «кривая Аллена» показывает резкое сокращение взаимодействия между людьми с увеличением расстояния между рабочими местами. Хотя большая часть исследований до сих пор касалась бизнеса, это явление характерно и для других сфер. В частности, работа 2015 г. демонстрирует, что сидящие рядом члены американского сената намного чаще поддерживают законопроекты друг друга независимо от партийной принадлежности.

«Мы против фракций»

Кэти Берк – директор по персоналу HubSpot, бостонской компании – разработчика программного обеспечения для маркетинга, в которой работает 2000 сотрудников. Берк рассказала HBR о подходе компании к офисной рассадке. Вот несколько отредактированных выдержек из этого разговора.
– Как корпоративная культура HubSpot влияет на офисное пространство компании?
– Мы с самого начала стремились к взаимопомощи и плоской иерархии. Мы не хотели, чтобы начальство запиралось в отдельных кабинетах, а разные отделы ничего не знали друг о друге. Поэтому офисы у нас изначально были открытыми. При этом примерно раз в три месяца мы пересаживаем сотрудников.
– Зачем так часто менять людей местами?
– Наши основатели поняли, что в каждом офисе одни места удобнее других, – и разыграли все, даже собственные, столы. Выигравший первым выбирает себе местечко поуютнее – понимая, что через несколько месяцев на него будет претендовать другой. Идея в том, чтобы устранить влияние рассадки на расстановку сил в коллективе. Постоянные переезды подчеркивают непрерывность перемен и гибкость. Люди выбиваются из привычного круга общения, привыкают работать с новыми соседями и учиться у них. Кто-то из отдела маркетинга сидел с блогерами, и вдруг его соседями стали сейлзы. Слыша, о чем они говорят по телефону, лучше понимаешь, как формулировать предложение.
– Вы стараетесь сажать рядом людей со схожим функционалом?
– Да, но при этом следим, чтобы соседние отделы постоянно менялись, а также меняем рассадку внутри отделов и стараемся сажать стажеров и новичков возле сотрудников с опытом.
– Переезды с места на место, вероятно, отнимают много времени?
– Да, наши кадровые, административные и хозяйственные службы тратят на продумывание рассадки немало сил. Но мы уверены: выигрыш с лихвой окупает затраты.
– Если место человека в офисе так важно, позволяете ли вы сотрудникам работать из дома?
– У каждого есть ноутбук, и компания поощряет гибкость и удаленную работу. Есть сотрудники, которые вообще не появляются в офисе. С другой стороны, ряд отделов требует, чтобы люди были на рабочем месте хотя бы 3–4 дня в неделю. Кстати, в офисах есть и места, где можно уединиться для телефонного звонка или сосредоточенной индивидуальной работы: специальные «ничьи» столы в малолюдных уголках, тихие комнаты и даже кабинки со звукоизоляцией.
– Не надоедает ли людям перемещаться каждый квартал?
– Да, кто-то говорит, что компания уже слишком велика и все эти приемы не сработают. Другим некомфорт­но отрываться от тех, с кем успел подружиться или сработаться. Но мы практикуем ротацию с момента основания компании, потому что не хотим фракций и рутины в коллективе. Один из принципов компании гласит: «День, когда мы успокоимся, станет днем нашего поражения». Физическая смена местоположения служит нам всем неплохим напоминанием об этом принципе.

Ли предполагает, что, продолжи он собирать данные по южнокорейской фирме, удалось бы выявить нечто иное: «Сидя возле нового коллеги, вы не можете впитывать знания до бесконечности, – поясняет он. – Со временем влияние должно сойти на нет». Выводы нельзя трактовать слишком широко – пре­дупреждает Ли.

«Все зависит от целей организации, – рассуждает он. – Если главное – сохранить производительность, имеет смысл оставить в офисе все как есть, ведь переезд, особенно в открытое пространство, негативно влияет на мотивацию, удовлетворенность и даже самочувствие сотрудников. Но если конкурентоспособность фирмы зависит от знаний и инноваций, периодическая смена обстановки оправданна». Важно соседство ранее не общавшихся людей, а также поддержка и обучение неопытных сотрудников.

Всему свое место. Размещение сотрудников в офисе

Собрать хорошую команду, организовать собственную фирму и решить кучу проблем с бумажной волокитой — это всего лишь полдела. Настоящая дилемма возникает даже не в вопросе, какое помещение лучше снять, а как разместить в этом помещении всех своих сотрудников.

Все пространства, которые могут быть предоставлены сотруднику, можно разделить на отдельный кабинет, кабинет с двумя и более рабочими местами и open space (большое открытое пространство с количеством рабочих мест от десяти и более).

В выборе, кому какое помещение предоставить, стоит опираться на три фактора: должность, занимаемая человеком (должностная необходимость помимо просто работы за компьютером принимать клиентов, потребность в секретаре или дополнительной габаритной технике), обязанности сотрудника (опять же опираемся на необходимость использования дополнительного оборудования, размещаемого на рабочем столе сотрудника) и, естественно, требования техники безопасности (законодательство РФ, в частности Трудовой кодекс, четко регламентирует необходимое пространство при работе за компьютером, расстояние между столами в случае большего количества техники на квадратный метр).

Как определиться, какой именно тип размещения сотрудников подходит вашей фирме?

Все типы размещения делятся на классический (преобладание кабинетной системы: у каждого отдела свой кабинет, управляющие, директор и замдиректора также имеют отдельные пространства), американский (весь офис представляет собой open space, рабочие места сотрудников разделены перегородками, директор фирмы имеет отдельный кабинет) и смешанный (в этом случае отделы, имеющие схожие полномочия, располагаются на отдельных open space, а руководство отделов и дирекция также базируются на площадке личного кабинета). Безусловно, каждый из этих типов размещения имеет свои плюсы и минусы, и каждый из них необходимо рассматривать исходя из основных принципов деятельности компании, количества рабочих мест, финансового плана.

Классический способ размещения

Кому подойдет: фирмам, которые напрямую работают с клиентами. Наличие у каждого отдела своего кабинета позволит выгодно разграничить поток людей, приходящих за оказанием услуг разного вида, по различным вопросам. Изолированные друг от друга кабинеты с психологической точки зрения будут ассоциироваться у клиентов с сохранностью информации, которую они собираются передать сотруднику фирмы.

Плюсы: у данного способа размещения немало плюсов и с точки зрения не только клиентов, но и сотрудников. Когда представители одного отдела находятся в отдельном кабинете, производительность труда повышается, потому что, во-первых, исчезает необходимость в лишних перемещениях, все сотрудники отдела находятся в удобном расположении друг от друга. Во-вторых, это помогает сплотить коллектив конкретного отдела, ведь на протяжении всего дня люди будут находиться в замкнутом пространстве, а рабочие моменты создадут необходимость для кооперации работников между собой, в-третьих, такой тип размещения позволит наладить рабочий ритм.

Минусы: безусловно, данный тип размещения наиболее затратен, так как в плане аренды офиса нас уже не устроит секция в торговом центре, это должно быть цельное рабочее пространство с большим количеством кабинетов. Причем если снимать, скажем, пять кабинетов на этаже какого-либо бизнес-центра, возникает еще и необходимость в обозначении фирмы, отделении пространства занимаемого вами, от иных фирм, расположенных на этом же этаже, а это дополнительные траты на печать вывесок, плакатов и указателей.

Американский тип размещения. Open space

Кому подойдет: фирме с штатом сотрудников 100+, которая ежедневно обслуживает большое количество клиентов либо вообще не имеет необходимости в обслуживании клиентов. Идеальный вариант для работников сферы дизайна и рекламы, так как возникает возможность творчески подойти к оформлению пространства. На Западе такой тип размещения очень популярен в сфере банковского дела.

Плюсы: во-первых, размещение работников по данной системе поможет немало сэкономить руководству, во-вторых, поможет сотрудникам чувствовать рамки чужой свободы, в-третьих, существенно увеличится процент рациональности используемого пространства, что также является немаловажным аспектом, влияющим на вложения предпринимателя в бизнес проект, в-четвертых, это, безусловно, сплочение сотрудников разных отделов между собой.

Минусы: однако данная система отнюдь не идеальна. И с одной стороны, немало сэкономив, с другой стороны, предприниматель должен понимать, что такое пространство не всегда может быть комфортным для работника и на это есть ряд причин: во-первых, высокий уровень шума, во-вторых, смешение руководителей и исполнителей, в-третьих, трудность в расположении тихих и громких отделов (отделы, которые постоянно нуждаются в коммуникации и, к примеру, бухгалтерия). К тому же американские исследователи доказали, что работа по принципу открытого пространства может снизить работоспособность коллектива, так как потеря времени у персонала может достигать двух часов в день. Определенные сложности в выполнении норм техники безопасности.

Смешанный тип размещения

Кому подойдет: фирмам любого типа.

Довольно сложно сказать о конкретных плюсах и минусах данного типа размещения. В первую очередь предприниматель должен четко осознавать, что данный тип — это золотая середина между классическим и американским. Поэтому выводы о преимуществах и негативных сторонах вопроса стоит делать исходя из характеристик, имеющихся в двух предыдущих описаниях.

Психологическая сторона вопроса

Немаловажно в вопросе размещения руководствоваться не только потребностью рациональной организации рабочего пространства и финансово-экономических вложений. Стоит уделить особое внимание мнению психологов на этот счет. В вопросах формирования и размещения определенных отделов необходимо исходить из того, что все они разделяются на громкие и тихие. Громкие отделы испытывают постоянную потребность в коммуникации, движении. К такого рода отделам можно отнести маркетологов, рекламщиков, пресс-службу и т д. Тихие отделы в своей деятельности в основном работают с документами и дистанционными средствами коммуникации (компьютер, факс, телефон). Безусловно, при расположении данных отделов в классической системе проблем возникнуть не должно, а вот с open space необходимо все хорошенько продумать и взвесить. Помимо прочего психологи считают немаловажным уделить внимание темпераменту и характеру коллег по работе, однако на практике это довольно сложно сделать.

Японская система

Последнее время в моду входит все больше восточного, но японская система вовсе не вынуждает посадить всех сотрудников по фэн-шуй, дело здесь совсем в другом: учеными в Японии для повышения эффективности работы был разработан способ организации рабочего пространства, более известный как метод 5S. Основной его целью является создание оптимальных условий для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии. В основе метода находятся пять ступеней, получившие название от первых букв пяти японских слов, которые в переводе означают «сортировка», «самоорганизация» (упорядочивание), «систематическая уборка», «стандартизация», «совершенствование» (улучшение).

Самое главное, что всегда должен помнить работодатель, — это то, что средства, вложенные в грамотную организацию рабочего пространства, окупятся вдвойне, повлияв на эффективность работы и трудоспособность коллектива, поэтому не стоит экономить на будущем процветании своей фирмы.

Исследование: самые комфортные офисы

Самыми комфортабельными офисами в Москве располагают американские компании, интерьеры которых предусматривают в среднем 12 кв. м на каждого сотрудника.

Данный показатель на 13% выше среднего уровня плотности рассадки сотрудников – 10,5 кв. м на человека.

Такие результаты были получены в ходе исследования офисов европейских, американских, азиатских и российских компаний, реализованных в период с 2015 по 2017 гг. в московских бизнес-центрах класса «А» и «В» в формате услуг fit-out, проведенного компанией PRIDEX. В ходе сбора информации были проанализированы проекты из 20 стран общей площадью более 500 000 кв. м.

Наиболее плотная рассадка была отмечена в офисах компаний из азиатского региона, где на 1 сотрудника приходится 8,8 кв. м. Другими словами в офисе американской компании на площади 1000 кв. м в среднем размещается 80-90 сотрудников, в азиатской компании – 110-120 человек.

Европейские и российские работодатели предлагают наемным работникам примерно схожие по показателям плотности рассадки офисы: в первом случае сотрудники могут рассчитывать на 11,2 кв. м на 1 человека, тогда как офисы отечественных компаний предусматривают 10,9 кв. м, что очень близко к среднерыночному показателю.

Планировочные решения

Особенности корпоративных культур отражаются в структуре распределения площадей внутри офисных интерьеров, что позволяет делать выводы относительно специфики планировочных решений, характерных для компаний из различных регионов.

Планировки офисов азиатских компаний подчинены идее максимально рационального использования пространства. В структуре таких проектов на зону open space приходится 64,7%, что почти на 15% превышает средний показатель для рынка. Вместе с тем благодаря продуманному расположению рабочих станций азиатским компаниям удается достигнуть максимальной эффективности использования арендуемых площадей. В поле зрения исследования не попало ни одного офиса, занимаемого азиатской компанией, в котором присутствовали коридоры или другие неэффективные помещения.

Bearys Global Research Triangle (Индия). Номинант Best Office Awards 2015.

Офисы европейских компаний объединяет повышенное внимание к организации горизонтальных связей в коллективе, которое выражается в увеличенной доле рекреационных помещений (кофе-поинтов, игровых, лаунж зон и пр.), что говорит о демократичном подходе к выбору планировочных решений при обустройстве рабочего пространства. На помещения комфорта в офисах европейских компаний отводится 6,9% от всей площади офиса.

Opera Software (офис норвежской компании в Польше). Победитель в номинации

PwC Базель (Швейцария). Номинант Best Office Awards 2016.

Американские компании предпочитают просторные имиджевые интерьеры. В рамках исследования были выявлены следующие детали: на рецепции в офисах американских компаний выделяется почти на 30% больше площади, чем в среднестатистическом московском офисе. Особое внимание уделяется и клиентским зонам, состоящим из переговорных, – на них американцы выделяют 13,1% при рыночной норме 10,6%.

Microsoft (Москва). Победитель в номинации

Northwestern Mutual (CША). Номинант Best Office Awards 2016.

Отличительной особенностью офисов российских компаний являются кабинетные системы. На их долю приходится 12,6%, тогда как в среднестатистическом офисе кабинетов на 2% меньше. Зачастую проекты российских офисов предусматривают обособленные VIP-зоны, которые могут занимать отдельный этаж, а персональное пространство менеджера включает в себя приемную, рабочее место личного ассистента, комнату отдыха, санузел и т.д.

Башхим (Россия, Москва). Номинант Best Office Awards 2017.

Вместе с тем планировки, создающие сверхкомфортные условия для менеджмента, характерные для российских компаний, имеют обратную сторону – низкую эффективность использования арендуемых помещений. По этому показателю офисы отечественных компаний являются аутсайдерами – на долю подобных помещений приходится рекордные 9%, что на 1,5% больше, чем в среднем по рынку.

Затраты

Самые дорогие проекты на московском рынке fit-out реализуют российские компании. Стоимость 1 кв. м отделки для российского клиента составляет 63 800 руб., что на 19% выше, чем средняя цена отделки офиса класса «А». На втором месте по стоимости отделки 1 кв. м офиса расположились азиатские заказчики, чьи затраты составляют в среднем 62 800 руб. Высокий уровень затрат азиатских компаний обуславливается необходимостью создания максимально комфортных условий в офисах с уплотненной рассадкой, что предполагает необходимость использования дорогостоящих инженерных систем (кондиционирования, вентиляции, мультимедиа и пр.). На одну позицию ниже расположились европейские компании, тратящие на 1 кв. м около 57 500 руб., что немногим выше среднерыночных показателей. Замыкают рейтинг американские компании с показателем 51 200 руб. за 1 кв. м. Относительно низкий показатель американских компаний связан с тем, что стоимость проектов «размывается» по большой площади офиса.

Особенности проектов

За право называться наиболее комфортным open space соперничают азиатские и американские офисы. Различающиеся между собой корпоративные культуры накладывают свой отпечаток на концепцию интерьеров.

С одной стороны, площадь рабочей станции в open space американской компании составляет 6,3 кв. м, что является самым высоким показателем на рынке. Тогда как самыми дорогими рабочими местами в открытых зонах располагают офисы компаний из азиатского региона, которые в среднем тратят 377 000 руб. на станцию площадью 6 кв. м, что на 15% больше, чем затраты американских компаний. На практике разница заключается в лучшем уровне инженерии: вентиляции, кондиционировании и освещении в офисах азиатских компаний, а также большей площади персональных рабочих мест у американских работодателей.

Самыми комфортными и дорогостоящими кабинетами располагают менеджеры высшего и среднего звена в офисах российских компаний. Средняя площадь помещения, предназначенного для линейного руководителя, составляет 19,9 кв. м, кабинета топ-менеджера – 63,7 кв. м. При этом средняя стоимость отделки кабинета в российских компаниях составляет 1 268 000 руб., максимальные значения могут достигать 15 000 000 – 20 000 000 руб.

Именно эта особенность обусловила наиболее высокий уровень затрат российских заказчиков при обустройстве новых офисов в пересчете на 1 сотрудника, составляющий 695 000 руб., что примерно на 10% выше среднего показателя.

Наименьший уровень затрат в пересчете на 1 сотрудника наблюдается в рамках проектов отделки офисов азиатских компаний, укладывающихся в среднем в 555 000 руб. Подобной оптимизации удается достигнуть за счет рационального подхода к планировкам интерьеров.

Стоимость обустройства офисов европейских и американских компаний близка к среднему для рынка уровню и составляет 646 000 руб. на 1 сотрудника в первом случае и 611 000 руб. на 1 сотрудника – во втором.

Сергей Кудрявцев

партнер PRIDEX

Сравнение офисных интерьеров заказчиков из различных стран, которое было проведено в рамках нашего исследования, подтвердило наличие нескольких ярко выраженных подходов к зонированию и отделке офисов. Причем данные статистики американских, российских и азиатских офисных интерьеров представляют собой однородный массив, тогда как данные статистики офисов европейских заказчиков значительно варьируются – их объединяет лишь фактор повышенной роли рекреации. Такое положение дел говорит о сильных национальных подходах среди европейских заказчиков, которые могут существенно отличаться по тем или иным показателям. Например, у итальянских заказчиков прослеживается значительная доля площади, введенной под кабинеты, тогда как у компаний из Северной Европы этот показатель близок к нулю.

Увидеть и протестировать продукцию брендов-производителей и поставщиков мебельных, потолочных, напольных, световых и технологических решений можно будет 31 мая в рамках выставочной части форума Business & Design Dialogue 2018.

А вечером состоится награждение победителей премии Best Office Awards 2018. Награду получат заказчики и архитекторы офисов, выбранных экспертным жюри в нескольких номинациях, в том числе в номинации «Комфорт и Эргономика».

Простой лайфхак эффективной рассадки сотрудников в офисе

Очередной раз задумалась над вопросом правильной рассадки сотрудников в офисе. Очевидно, что это влияет на результативность и эффективность работы. Нередко, многие из нас сталкивались с тем, что расположение сотрудников в офисе крайне неудобно. Кто его знает почему, но неудобно и все.

Мало кто при рассадке сотрудников в офисе задумывается, как правильно расположить рабочие места сотрудников различных подразделений и различного функционала, чтобы это было не только удобно, но и приводило к лучшей результативности работы. Единственный принцип рассадки, который мне довелось наблюдать – это разделение по подразделениям согласно структуре и штатному расписанию, и подбор помещений под численность.

Читаю изыскания в одном уважаемом источнике на эту тему, и смеюсь в слёзы. Оказывается, системное мышление, без коего в нашем деле никуда, некоторых доводит до крайностей.

5 принципов разделения сотрудников

Привожу перечень обнаруженных принципов разделения сотрудников в помещении офиса (даже и не подозревала, что такой классификатор существует):

1. По кастам (руководителей отдельно, всех остальных в open space, чтобы одни другим не мешали);
2. Тематический (по проектным группам);
3. Микс (смешать в одном помещении сотрудников из разных подразделений. Пускай бухгалтера пососедствуют с менеджерами, может тогда они поймут, что работа в тихой бухгалтерии — это рай по сравнению с тем, как приходится работать в окружении болтливого «продающего» персонала, который то клиентов «поддерживает» по громкой связи, то вовсю обсуждает продуктовую новинку для продаж, норовя нарисовать макет на обратной стороне годового отчета главбуха);
4. Психологический (рекомендуется для «внимательных» и «чутких» руководителей, готовых собрать в одном кабинете сотрудников находящихся «на одной волне», а в другом кабинете сотрудников находящихся «на другой волне»);
5. Антагонистический (рекомендован для прекращения вечной болтовни не по делу и сплетен. Поместите в одну комнату с ними кого-то из начальства — какого-нибудь зама или зама зама. Или же смешайте ярых противников, болельщиков «Спартака» и «ЦСКА», и переживите пару недель боев не на жизнь, а на смерть. Если переживете – болтовня и сплетни канут в лету).

При этом, чтобы получить алгоритм рассадки, на выбранный принцип еще нужно наложить способ рассадки.

Способы рассадки предлагаются следующие:

Описание способов рассадки – это отдельная история, по поводу чего, по всей видимости копий наломано нимало.

Изучив концепции, далее источник рекомендует составить наиболее продуктивный для деятельности «портрет» офиса, в зависимости от того результата, который вы хотите получить. И в завершение, следует рекомендация психологов, на которую всем настоятельно рекомендуется обратить особое внимание – это «тасовать» колоду сотрудников и делать перестановку каждые три месяца, дабы избежать «застоя» в офисе. Правда, предостерегают, ссылаясь на некоторые крупные корпораций, у которых были прецеденты, когда постоянные пересадки персонала, количество которого перевалило за 600 привели к тому, что люди уже сами не помнили кто где сидит. Но зато начальство всегда было при работе — пройти все уровни корпоративного тетриса, и собрать из него пазл под силу только руководству с железной выдержкой.

Почитала-посмотрела на все это, и пришла к выводу, что при рассадке сотрудников в офисе нужно руководствоваться исключительно принципом разумности и целесообразности. Очевидно, что продавцы не должны сидеть в одном кабинете со снабженцами, логистами, складскими. Бухгалтерам, экономистам, финансистам, сметчикам и инженерам нужна спокойная атмосфера, чтобы иметь возможность максимально сосредоточиться, так как цена ошибки высока. Руководитель активных продавцов и руководитель подразделений, работающих с клиентами и поставщиками должны быть на одной территории со своими бойцами, так как постоянно в режиме нон-стоп решаются вопросы. А Топ-менеджерам нужны отдельные кабинеты, как ни крути. В общем, все оказалось очевидно и просто после попытки углубиться в науку.

10 способов, как сделать ваш офис неудобным

Затрону еще одну важную тему, которая тоже влияет на работоспособность сотрудников компании, а соответственно и на эффективность работы компании. Самые распространенные факторы, которые объективно снижают работоспособность, следующие:

1. Плохая вентиляция и кондиционирование (системы или не рассчитаны на фактическое количество сотрудников, или нет возможности регулировать температуру и приток воздуха. Здесь же непродуманная расстановка мебели или места установки кондиционеров, когда при включении кондиционеров или открытии окон возникает сквозняк, и сотрудники попросту простывают и заболевают);
2. Неприятные запахи (и это тоже отдельная история отдельных «пахучих» сотрудников, или нарушения канализационной системы офисного здания);
3. Слишком плотная рассадка (слишком близкое соседство с коллегами не каждому в радость, плюс проблема в нехватке места для документов и бумаг);
4. Шум (отвлекает от работы. Среди его причин — большое количество рабочих мест в одном помещении, телефонные разговоры коллег и регулярные визиты гостей, которые отвлекают от работы. Один из самых эффективных способов решения проблемы шума — это акустический подвесной потолок, который не даёт звуку отражаться и экранировать, распространяясь по всему оупенспейсу. Плюс продуманная планировка офиса и рассадка персонала позволит минимизировать поток посетителей в рабочих зонах);
5. Нехватка переговорных (серьёзно усложняет порядок назначения встреч. Сотрудники, которым не хватило переговорки, начинают устраивать собрания на рабочих местах, мешая другим);
6. Плохое освещение (рабочего места в частности, и офиса в принципе. Тут без комментариев… Решение вопроса элементарное и с мизерными затратами. И несмотря на это данный вопрос возникает чаще, чем должен). От редактора — мы в рубрике Кайдзен часто пишем, как поднять эффективность работы сотрудников и хорошее освещение важный фактор;
7. Неудобная и непрочная мебель (и тут тоже без комментариев);
8. Отсутствие кофе-поинтов (возможность выпить горячий напиток на работе или разогреть принесённый из дома обед, порой жизненно необходимо. Более того, такая зона зачастую становится неформальным центром офиса с непринуждённой атмосферой, которая создаёт благоприятные условия для контактов сотрудников, что положительно влияет на процесс командообразования);
9. Нехватка туалетов (без комментариев в принципе);
10. Отсутствие гардероба (и это проблема, когда вещи сотрудникам приходится хранить где придется. Порой это бывают самые неожиданные места, типа тумбочек, сейфов, шкафов для документов).

К сожалению, так или иначе, большинство данных факторов являются реально существующими, и могу с уверенностью сказать, что все они действительно в значительной мере влияют на работоспособность. Эмпирически проверено, что при устранении данных неблагоприятных факторов работоспособность становится гораздо выше, а цена решения данных вопросов не столь высока.

А еще, мне было всегда любопытно, почему в офисы, как правило, приобретается мебель самых унылых цветов? Чтобы у сотрудников ни в коем случае не улучшилось настроение? Или тусклая мебель стоит дешевле? От цвета мебели ее цена не зависит. Мебель, что серого, что оранжевого или фиолетового цвета одного производителя одной и той же серии стоит одинаково.

Рассадка людей в офисе

Работоспособность сотрудника зависит от множества факторов: зарплаты, доброжелательности коллег, офисной обстановки. Во многом правильно подобранная обстановка, позволяет не перегружать психологически работника, снижая уровень стресса и улучшить эмоциональную составляющую коллектива. В тоже время интерьер и дизайн офиса во многом зависит от его деятельности и это тоже необходимо учитывать при формировании рабочего пространства персонала.

Что такое «офисное пространство»?

Первое и самое главное, что следует учитывать это, то, что у каждого работника должно быть личное пространство. Если нельзя рассадить работников на положенные полтора метра друг от друга желательно установить офисные перегородки: они и звук поглощают, и создают подобие личного кабинета для каждого из коллег. Не обязательно делать их глухими от пола до потолка, достаточно перегородить пространство от пола и на высоту человеческого роста. В этом случае сохраняется баланс между «общественным» и «личным».

Второй и немало важный нюанс заключается в том, что в одном общем помещении лучше не располагать отделы, функционально между собой не связанные. В то время как людям, занятым общим делом, но рассаженным по разным кабинетам, будет очень неудобно взаимодействовать друг с другом. То есть нельзя размещать в одном кабинете сотрудников, работа которых предполагает постоянные переговоры движение и тех, чья деятельность преимущественно умственная, не динамичная, иначе они будут быстро уставать и их работоспособность снизится.

При расстановке рабочих мест следует соблюдать учитывать следующие психологические нюансы. Все люди имеют подсознательный способ оценки статуса сотрудника по расположению его рабочего места в офисном помещении. Играют роль основные два фактора: место расположения сотрудника относительно входа (ближе-дальше) и положение стола по отношению к потоку визитеров в отдел (закрытая посадка, боковая посадка, открытая посадка). Закрытая посадка подразумевает субъективно большую дистанцию при общении с визитером, боковая посадка – равное положение, открытая посадка – подконтрольное положение сотрудника.

Исходя из вышесказанного, можно рекомендовать следующую рассадку:

• Руководитель отдела – дальний от входа угол помещения, закрытая посадка для автократических структур, боковая посадка для более демократических структур.
• Менеджер, высококвалифицированный специалист – середина помещения, боковая посадка.
• Технический персонал – ближе к входу, открытая посадка.
• Секретарь отдела – у входа, закрытая посадка.

Расстановка мебели и рабочих столов

Стол – это основное рабочее место практически в каждом современном офисе. Он несет индивидуальность конкретного работника. Поэтому стол должен стоять так, чтобы создавать своему владельцу максимальный комфорт и давать чувство защищенности.

Подбирать столы тоже нужно со знанием дела размер стола должен указывать на статус работника. Чем больше и добротнее стол, тем важнее персона за ним сидящая.

Если столы стоят близко друг к другу, можно отделить их перегородкой. Такой прием позволит создать личное пространство для каждого сотрудника, что в дальнейшем положительно скажется на общем эмоциональном фоне офиса.

Идеальный вариант – когда за спиной стена, а взору сотрудника открыт вид из окна и хорошо просматривается входная дверь. Это дает уверенность в завтрашнем дне и спокойствие. Основной запрет на положение любого рабочего стола — установка его таким образом, что спина сотрудника была видна любому, входящему в кабинет. Мало того, что это не очень привлекательно, так еще и добавляет излишней нервозности человеку, сидящему в таком положении. Само собой, что вряд ли удастся расположить всех с учетом данного принципа. Но, можно, постараться сделать так, чтобы сотрудники не сидели спиной друг к другу, к окну и двери. Ведь зачастую люди, сидящие на таких местах, меняют друг друга, не проработав и полугода. Однако и в этом правиле бывают исключения. Если за спиной все же окно, то стул лучше выбрать с высокой спинкой. Можно подумать и о какой-либо дополнительной защите за спиной. Например, цветы в массивных горшках или большой декоративный камень, картина с горным пейзажем.

Идеальный вариант – постановка угловых столов, когда два человека сидят друг к другу вполоборота, за спиной стена, а перед глазами – вход в офис. Можно так же расположить сотрудников друг к другу лицом.

Шкафы и стеллажи нужно расставить таким образом, чтобы любой член рабочего коллектива имел возможность быстрого доступа к документации и принадлежностям, хранящимся на их полках. Хорошо, например, расставлять шкафы вдоль стен, либо, при большом кабинете, так, чтобы они отделяли сотрудников друг от друга. Просто замечательно, если углы шкафов, как и у столов, будут скруглены.

И одно из самых главных правил — никакого беспорядка на рабочем столе

Эргономика рабочего места — не менее важное условие комфорта. Удобные столы и кресла — еще не все, хорошо, если необходимые предметы мебели, оргтехника, все необходимые материалы находятся на расстоянии вытянутой руки. И конечно, нельзя забывать об освещенности. По максимуму используйте естественное освещение, искусственное освещение должно быть двух уровней — общего и местного. У каждого сотрудника должен быть автономный источник света. Цветовая гамма интерьера также создает должный комфорт и рабочее настроение.

Таким образом:

• коричневый цвет внушает силу, доверие и уверенность, ассоциируясь с надежностью и долговечностью;
• красный и ярко-желтый, если их «слишком много» вызывает агрессию сотрудников;
• фиолетовый цвет нагоняет тревожные мысли;
• зеленый цвет подойдет творческим людям;
• оранжевый цвет будоражит фантазию, подойдет для креативной работы;
• синий и белый цвет максимально стимулирует интеллектуальный труд.

В затемненном офисе лучше сделать стены солнечной гаммы — оранжевые, розовые, терракотовые. А если от солнца спасения нет — выбирать можно синие, серые, голубые стены. Так же считается, что обилие солнечного света благотворно влияет на развитие бизнеса.

Если бизнес не связан с визитами клиентов, то стол должен быть расположен в тихом месте, чтобы посторонние его не видели, и у стены, являющейся как бы поддержкой и защитой. Менеджер не должен сидеть спиной к окну или двери, и стол его должен быть крепким и солидным по размерам, так как это свидетельствует о богатстве и процветании компании. Если менеджер сидит спиной к двери, то это приведет не только к раздражительности самого менеджера, но и к тому, что сотрудники за его спиной могут вести двойную игру, воруя его идеи и даже деньги. Стол не должен стоять также под видимой балкой на потолке или в остром углу комнаты и под острым углом к стене – такие положения стола способствуют финансовым неудачам и приводят к разногласиям менеджера с персоналом. Расположить стол менеджера в одном из прямых углов напротив двери лицом к ней, можно положительно повлиять на успешность его деятельности.

Остановимся подробно на размещение стола менеджера в офисе

Менеджер должен занимать наиболее благоприятную командную позицию, чтобы завоевать авторитет среди сотрудников, а авторитет обычно исходит из углового офиса, наиболее удаленного от входа. Эта позиция наиболее удобна для контроля, концентрации и авторитета; сидящий там имеет максимальный обзор и чувствует себя на командной позиции. Это также наименее уязвимая позиция при возможных неприятных случайностях.

На рисунке показаны наиболее благоприятные расположения места менеджера в офисе.

Если ваша компания торговая и на переговорах вы продаете товар, а ваш клиент покупает, то его следует посадить в углу стола или лицом к вам и спиной к двери. В этом случае вы владеете ситуацией, а клиент теряет контроль, но если условия сделки уже оговорены и для подписания контракта важно, чтобы клиент был уверен в том, что он поступает правильно, и не передумал, то посадите его лицом к двери. Также клиент расслабляется и теряет остроту мышления, когда сидит на мягком диване или кресле. Если же вы являетесь покупателем, а ваш клиент продавцом, то посадите его сбоку стола лицом к двери. В этом случае клиент будет пребывать в хорошем настроении и легче согласится на ваши условия. Если же вы хорошо знаете клиента и уверены, что он не намерен уступать, то попробуйте провести переговоры, посадив его спиной к двери, и может быть, тогда он потеряет контроль и уступит.

Если офис маленький и невозможно разместить рабочий стол так, чтобы можно было видеть дверь (а это необходимо не только из соображений вежливости, но и потому, что никому не нравится быть застигнутым врасплох), то повесьте зеркало, чтобы оно отражало всех, кто входит. Хорошо повесить зеркало так, чтобы в нем отражался лес или река, видные в окно, тогда зеркало не только расширит пространство кабинета, но и привнесет в офис деньги и удачу.

Если в комнате трудится два человека, то столы лучше расставить таким образом, чтобы вместе со стеной они создавали форму восьмигранника.

Неблагоприятным считается положение, когда прозрачная перегородка расположена позади менеджера или когда в двери есть окошко, так как каждый входящий может первым увидеть начальника, ставя его в положение обороняющегося.

Для каждого служащего стрессовой будет ситуация, когда начальник сидит напротив него лицом или даже спиной. В таких случаях на стол нужно поставить вазу с водой и рыбками или без них или прозрачный шар вместо пресс-папье, что создаст более дружественную атмосферу.