Semenalidery.com

IT Новости из мира ПК
6 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Тип данных вычисляемый в access

Создание вычисляемых полей

Простейшим вычисляемым полем является поле, в котором должна выводиться текущая дата. Чтобы создать такое поле:

  1. Создайте свободный элемент управления типа Поле (Text Box) в нужном месте формы.
  2. Прямо в поле введите выражение =Date (). Знак равенства обязателен.
  3. Откройте окно Свойства (Properties) для этого элемента и задайте для свойства Формат поля (Format) желаемый формат даты, например Длинный формат даты (Long Date).
  4. Установите длину поля таким образом, чтобы в нем помещалось необходимое количество символов.
  5. Измените название метки этого текстового поля. Созданное поле будет выглядеть, как показано на рис. 9.47.

Рис. 9.47. Вычисляемое поле

Обычно для создания вычисляемых полей выбирают именно элемент управления Текстовое поле, хотя это и необязательно. Допускается использовать для этого любые элементы управления, имеющие свойство Данные (Control Source).

Именно в свойстве Данные (Control Source) должно быть задано выражение, которое вычисляет значение этого элемента. Ввод выражения допускается прямо в элемент управления, как мы и сделали это в примере. Однако, если выражение достаточно длинное, его неудобно вводить прямо в поле. Можно ввести выражение в ячейку свойства Данные (Control Source) в окне Свойства (Properties), а если выражение не помещается в ячейке свойства, просто нажать комбинацию клавиш + и открыть окно Область ввода (Zoom). Еще можно воспользоваться Построителем выражений.

Вычисляемые поля создаются чаще всего в табличных или ленточных формах для отображения столбца с какими-нибудь вычисленными значениями. Например, стоимость товара рассчитывается как значение выражения Цена * Количество. Для отображения таких расчетных данных используют два способа:

  • Первый способ основан на том, что форма строится на базе запроса, в который включают вычисляемые столбцы. В форме создается текстовое поле, у которого в качестве источника данных указывается вычисляемый столбец запроса. Поле блокируется, чтобы пользователь не мог изменить данные в нем, ведь эти данные вычисляются в процессе выполнения запроса.
  • Во втором случае форма может строиться прямо на базе таблицы. В ней создается текстовое поле, в котором в качестве источника данных указывается выражение, например = [Цена за единицу] * Количество. При этом в выражении необязательно указываются те поля, которые включены в форму, а любые поля базовой таблицы.

Замечание

При ссылках на поля в выражениях обязательно использование квадратных скобок, если название поля содержит пробелы; в остальных случаях можно обходиться без них.

Первый способ в большинстве случаев предпочтительнее, т. к. такой запрос может быть использован не только в одной форме, но и в отчетах и в других формах. Примером такой организации расчетов может служить форма «Подчиненная форма заказов» (Orders Subform) базы данных «Борей». Она основана на запросе «Сведения о заказах» (Order Details Extended), в котором создано вычисляемое поле «ОтпускнаяЦена» (ExtendedPrice), содержащее формулу:

в примере английской версии Access:

Свойство Данные (Control Source) элемента управления ОтпускнаяЦена

(ExtendedPrice) в форме имеет значение «ОтпускнаяЦена» (ExtendedPrice) — имя вычисляемого поля запроса.

Замечание

В приведенной выше формуле CCur — это функция, которая преобразует значение выражения в тип Денежный (Currency).

Характеристика типов данных MS Access

Поясним некоторые аспекты использования данных типа «Счетчик», «Текстовый» и «Поле Мемо».

Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится уникальное число, в Microsoft Access существует тип данных счетчика. Созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. Поле счетчика может генерировать три типа чисел: последовательно возрастающие на единицу, случайные числа, а также коды репликации (также называемые GUID — глобальные уникальные идентификаторы). Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как первичный ключ таблицы.

Для хранения данных в виде текста или комбинации текста и цифр в Microsoft Access существует два типа данных для полей: текстовые и поля МЕМО.

Текстовый тип данных используется для хранения таких данных, как имена, адреса, а также чисел, не требующих вычислений, например, номеров телефонов, инвентарных номеров или почтовых индексов. В текстовом поле может находиться до 255 знаков. По умолчанию устанавливается размер поля 50 знаков. Свойство Размер поля (FieldSize) определяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в текстовое поле.

Тип данных «Поле MЕМО» используется для хранения более 255 знаков. В поле MЕМО может находиться до 65536 знаков. Для хранения форматированного текста или длинных документов вместо поля МЕМО создайте поле объекта OLE.

В текстовых полях и полях MЕМО могут храниться только введенные знаки, знаки пробелов для неиспользованных позиций в поле храниться не будут.

На рис.6.18 внизу находится табличка, где указываются ограничения, накладываемые на хранящиеся данные. Вид и количество ограничений зависит от типа используемых данных. Вид возможных значений форматов данных можно увидеть, если щелкнуть в нужной строке мышью. В результате в этой строке появляется текстовый курсор и кнопка открытия списка возможных значений ограничений. Например, для типа данных «Счетчик» можно выбрать вариант, при котором происходит последовательное увеличение новых значений (каждое новое значение увеличивается на единицу), либо вариант случайного выбора нового значения (рис.6.20).

Рис.6.20. Изменение присвоения новых значений типу данных «Счетчик»

Обращает внимание наличия строки «Индексированное поле», в котором устанавливается возможность совпадения или несовпадения для различных записей (рис.6.21).

Рис.6.21. Выбор метода изменения индексированного поля

Отметим, что поле «Код студента» — ключевое поле (что подтверждается наличием знака ключа напротив этого поля), которое по определению не допускает совпадений. Ключевое поле устанавливается следующим образом:

а) сначала курсор мыши заводится слева, напротив нужной строки с именем поля, так, чтобы курсор мыши был горизонтальной стрелкой, смотрящей направо, (рис.6.22) и затем производим щелчок мышью;

Рис.6.22. Вид курсора мыши при выделении нужного поля

б) затем производим щелчок мышью на инструменте «Ключевое поле» с панели инструментов.

Для числовых значений система ограничений расширена (рис.6.23).

Рис.6.23. Система ограничений для числовых значений

Читать еще:  Как обрезать строку в access

Отметим строки формата поля (вида, в котором данные будут представлены в таблице рис.6.24), значение по умолчанию (т.е. то значение, которое будет в ячейке таблице до ввода данных, в нашем случае 0 рис.6.23).

Рис.6.24. Виды формата поля

Особое внимание обращаем на пункт «Условие на значение», которое пишется либо вручную логическое выражение, либо с помощью построителя выражений (рис.6.25), который вызывается щелчком мыши на многоточии (рис.6.23). В нашем случае строится выражение, в результате которого все значения должны быть больше нуля.

Рис.6.25. Построитель выражений

В построителе выражений можно использовать логические символы или слова («Or» – «ИЛИ«, «And» – «И«), которые выбираются щелчком мыши.

Строка ограничений «Сообщение об ошибке» заполняется текстом, который выводится в случае неправильного ввода данных.

В строке «Обязательное поле» возможно два варианта. «Да» – заполнение обязательно и «Нет»- заполнение этого поля необязательно.

Столбец «Описание» «Конструктора» заполнять необязательно. Он аналог столбца примечаний в обычной таблице. Например, если бы у нас было бы числовое поле «Долг», то в строке «Описание» можно было бы написать следующую фразу: «С плюсом – нам должны, с минусом – мы должны».

При работе с полями в режиме «Конструктора» часто бывает, нужно менять поля местами, добавлять и удалять поля. Такие изменения могут быть произведены следующим образом.

Изменение положения поля:

Ø выделение поля;

Ø установка курсора мыши на треугольник слева от имени выделенного поля и методом drag&drop перемещение поля в нужное место.

Ø выделение поля, перед которым вставляется новое поле;

Ø щелчок мыши на инструменте «Добавить строки» с панели инструментов.

Ø выделение удаляемого поля;

Ø щелчок мыши на инструменте «Удалить строки» с панели инструментов.

С целью создания БД «Успеваемость» следует:

1. Согласно учебной таблице «Студенты» с помощью конструктора создать поля таблицы MS Access «Студенты» с учетом ограничений, указанных в таблице.

«Номер зачетки» – ключевое поле. Конструкции «060400 или 021100»,

«Экон или Юрид», «Дневное или Заочное» следует записывать соответственно правилам языка Visual Basic следующим образом «060400» or «021100», «Экон» or «Юрид», «Дневное» or «Заочное».В поле ограничений «Значение по умолчанию» для текстового типа данных данные следует вводить в кавычках, например «060400».

ШКОЛА ПРОГРАММИРОВАНИЯ

Вы здесь

Сообщение об ошибке

Типы данных в Access 2010

На прошлых уроках «Создание таблиц в Access 2010. Часть 1» и «Создание таблиц в Access 2010. Часть 2» при создании таблиц базы данных мы воспользовались тремя типами данных «Счетчик», «Текстовый» и «Дата/время». Теперь давайте рассмотрим, какие еще типы данных есть в Access 2010, для чего они применяются и какие объемы памяти необходимы для их хранения и обработки.

Смотрим в таблицу:

Тип данных

Описание

Объем занимаемой памяти

Обычная текстовая строка

Числа, как целые, так и вещественные

Дата и/или время

Уникальное целое число, указывающее порядковый номер записи в таблице

Логические значение (True/False)

Объекты других приложений Windows (1 объект)

Ссылка на файл (на данном ПК, в интернете или лок. Сети)

Объекты других приложений Windows (несколько объектов)

Из всех перечисленных типов данных, чаще всего в Access Вы будете сталкиваться со следующими типами:

  • Текстовый –применяется для хранения строк, длина у которых не превышает 255 символов (например ФИО сотрудника, название товара, адрес и т.д.)
  • ПолеMEMO– используется для хранения многострочного форматированного текста (также сохраняются все параметры шрифта). Применяется для хранения, например характеристики сотрудника, описание состава продукта.
  • Числовой – используется для хранения различных типов чисел, как целых, так и вещественных. В таблице «Диапазоны чисел» приведено подробное описание задаваемых размерностей чисел в поле «Размер поля».
  • Денежный – применяется для хранения денежных значений. По сути это тот же числовой тип, только отсутствует возможность задания размерности поля.
  • Счетчик – используется для описания поля, которое заданно как первичный ключ. В поле этого типа для каждой новой записи генерируется уникальное число формата «Длинное целое».
  • Дата/время –применяется для хранения значений календарных дат и времени. С помощью «Формат поля» можно задать вид отображения дат и времени. По умолчанию используется «Краткий формат даты».
  • Логический –используется для хранения всего двух логических значений «Истина/Ложь». С помощью «Формат поля» можно задать, в каком виде будут отображаться данные в этом поле. По умолчанию «Истина/Ложь», остальные «Да/Нет», «Вкл/Выкл».
  • Вложение – этот тип данных появился начиная с версии Access 2007. Поле с типом «Вложение» позволяет добавлять файлы (документы, рисунки и т.д.). Размер одного добавляемого файла не должен превышать 256мб, а суммарно не более 2гб на одну строку. Для того, чтобы вложить файл(ы), достаточно щелкнуть в записи, по полю типа «Вложение», два раза, после чего откроется окно добавления файлов.

Какой формат файла следует использовать в Access?

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Формат ACCDB, представленный в Access 2007, обладает многими преимуществами, недоступными в более ранних форматах файлов. Если вы обновляете версию Access до Access 2007, возможно, у вас есть файлы баз данных, в которых используется формат MDB-файла. В большинстве случаев вы должны сохранить эти базы данных с расширением ACCDB. Вы можете сохранить копию исходного MDB-файла, чтобы убедиться в том, что переход был успешно остановлен.

Читать еще:  Vba access для начинающих

В этой статье описаны преимущества формата ACCDB, причины, по которым может потребоваться использовать формат MDB-файла, и преобразованию базы данных в новый формат файла.

В этой статье

Формат файлов ACCDB

Начиная с Access 2007, ACCDB является форматом файла Access по умолчанию. Формат ACCDB поддерживает ряд новых функций, таких как вычисляемые поля и вложения. Тем не менее, в некоторых случаях возможно, что ACCDB File Format не подходит.

Возможности, предоставляемые форматом файлов ACCDB

Многозначные поля Многозначное поле — это поле подстановки, позволяющее хранить более одного значения для каждой записи. Например, предположим, вам нужно назначить задачу нескольким сотрудникам. В ACCDB-файле вы можете создать Многозначное поле для хранения сотрудников, назначенных задаче. Имена сотрудников можно выбирать из таблицы или списка значений.

Многозначные поля позволяют легко выбирать и хранить более одного элемента, не создавая более сложное проектирование базы данных. Многозначные поля также важны для интеграции с SharePoint, так как списки SharePoint также поддерживают многозначные поля.

Тип данных «вложение» Тип данных «вложение» позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, сохранив при этом файл базы данных с ограничением размера файла до 2 ГБ будет автоматически сжато. Запись может иметь несколько вложений, но в каждой таблице может быть только одно поле вложения.

Улучшенная интеграция с SharePoint и Outlook Формат файлов. accdb поддерживает требования к безопасности SharePoint и Outlook, которые не поддерживаются в MDB – файлах. Это делает возможным более полную интеграцию Access с SharePoint и Outlook.

Улучшенное шифрование Вы можете указать пароль базы данных и зашифровать содержимое базы данных. При использовании формата файлов ACCDB по умолчанию Access использует API шифрования Windows для шифрования данных. Кроме того, можно использовать сторонние средства шифрования.

Отслеживание длинных текстовых полей (Memo) Поля типа «длинный текст» (Memo) удобно использовать для хранения большого количества данных. Если вы используете формат ACCDB, вы можете настроить свойство (аппендонли), которое заставляет Access сохранить историю всех изменений в поле Long Text (Memo). Затем вы сможете просматривать этот журнал. Эта функция также поддерживает функцию управления версиями в SharePoint, чтобы можно было использовать Access для отслеживания изменений в нескольких строках текстового поля, которое хранится в списке SharePoint (при условии, что для поля в поле » Добавить в существующий текст » для него установлено значение Да).

Тип данных «вычисляемый» Начиная с версии Access 2010 формат файла. accdb поддерживает использование вычисляемого типа данных. Вы можете использовать вычисляемый тип данных для хранения результатов определенного выражения.

Форматы файлов MDB

Перед тем как формат ACCDB был введен в Access 2007, в форматах файлов Access используется расширение. mdb. Существует несколько разных версий формата MDB-файлов.

Некоторые MDB-файлы можно открывать. Если файл хранится в формате Access 2002-2003 или Access 2000, вы можете открыть его и использовать в обычном режиме. Однако вы не можете пользоваться функциями, для которых требуется формат ACCDB.

Если вы используете функции, недоступные в ACCDB-файле, не преобразуйте файл, оставив его в формате MDB.

возможности файла в формате MDB, недоступные в ACCDB

Среда с разными версиями Формат ACCDB не может быть открыт или даже связан с версиями Access, предшествующими Access 2007. Если в вашей организации есть люди, у которых есть более ранняя версия Access, следует решить, является ли MDB-файл более подходящим вариантом. Но не забывайте — вы можете использовать веб-приложение Access или веб-базу данных в браузере независимо от того, установлен ли Access.

Репликация базы данных В ACCDB в файле нельзя использовать репликацию. Если ваше решение Access использует функцию репликации, вам потребуется повторно создать решение без репликации, если вы хотите использовать формат ACCDB.

Безопасность на уровне пользователей Формат ACCDB не поддерживает безопасность на уровне пользователей, функцию, которая позволяет людям видеть только то, что им нужно видеть. Безопасность на уровне пользователей больше не подходит для обеспечения безопасности данных, так как ее метод безопасности теперь устарел и легко скомпрометирован. Тем не менее, если пользователь не может использовать определенную форму, вы можете скрыть ее с помощью защиты на уровне пользователей, например, если у него нет какой-либо компании. Если у вас есть решение Access, которое использует защиту на уровне пользователей для улучшения удобства использования, может потребоваться использовать формат MDB-файла, чтобы вы могли использовать свое решение как есть.

Преобразование в новый формат файла

Чтобы преобразовать MDB – файл в формат ACCDB, откройте файл и сохраните его в формате ACCDB.

Важно: Ниже описана процедура для MDB файлов, созданных в Access 97, Access 2000, Access 2002 или Access 2003.

Сначала откройте базу данных.

Откройте вкладку Файл.

В левой части экрана нажмите кнопку Открыть.

В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных, которую вы хотите преобразовать.

Теперь преобразуйте базу данных:

Откройте вкладку Файл.

В левой части экрана выберите команду Сохранить как.

В разделе Типы файлов щелкните Сохранить базу данных как.

В правой части диалогового окна типы файлов баз данныхнажмите кнопку база данных Access.

В диалоговом окне Сохранить как введите имя файла в поле имя файла или используйте указанное имя файла.

Нажмите кнопку Сохранить.

Копия базы данных создается в формате ACCDB.

Типы данных в Access: классификация, описание, характеристики

Базы данных Access, как и остальные БД, хранят в своих таблицах множество информации. Некоторые из них связаны между собой, какие-то являются справочными, некоторые вводятся пользователем, а другие рассчитываются системой автоматически. Разнообразие данных в БД заставляет классифицировать их по типу в зависимости от того, какая информация хранится в конкретном поле.

Типы данных

Разделение полей по информации, которая в них хранится, подводит нас к понятию типа данных в базе Access или другой СУБД. Это понятие характеризует, какая именно информация хранится в столбце, какими свойствами она обладает и какие действия можно с ней совершать. В БД Access 2013 существуют следующие типы:

  • Счетчик.
  • Числовой.
  • Денежный.
  • Краткий текст.
  • Длинный текст.
  • Форматированный текст.
  • Дата и время.
  • Логический.
  • Подстановка и отношение.
  • Вычисляемые поля различных типов.
  • Вложение.
  • Гиперссылка.
Читать еще:  Как изменить разрешение слайда в powerpoint

Для каждого из полей можно установить значение по умолчанию. Тогда при внесении новой записи в столбце будет автоматически появляться нужная информация. Эти данные можно менять, если это необходимо. Каждое поле также можно сделать обязательным и потребовать его уникальности.

Рассмотрим каждый из этих типов в отдельности, условно разделив на несколько категорий.

Числовые данные

Как видно по названию, в этих столбцах содержится информация в виде чисел. К указанному типу поля мы отнесем собственно числовой формат, счетчик и денежный формат. Последний, по сути, представляет собой сочетание числа и текста.

Числовые типы данных в Access выбираются в том случае, если в данном поле хранится цифровая информация. По умолчанию в этом столбце хранятся целые числа. Разработчик выбирает формат данных:

  • Основной – для хранения целых чисел объемом до 8 байт.
  • Фиксированный – для чисел с фиксированной запятой. В этом случае указывается необходимая точность данных: количество символов после запятой.
  • С разделителями разрядов – используемый в бухгалтерии формат. Разделяет пробелом группы разрядов: тысячи, миллионы, миллиарды и т. д. Формат применяется для целых чисел и с фиксированной запятой, для которых указывают нужное количество символов после запятой.
  • Процентные типы данных в Access используются, чтобы показывать значения чисел в процентах.
  • Экспоненциальный – формат числа с плавающей запятой.

У типа данных «Деньги» в таблице — знак той валюты, что указана на компьютере в региональных установках Windows. Если выбрать формат «евро», вместо значка рубля появится значок евро — €.

При создании таблицы Access автоматически создает одно поле – «Код». Его тип данных — «Счетчик». По умолчанию оно имеет свойство уникальности, является автоинкрементным и индексируемым. Число в этом столбце помогает точно идентифицировать строку.

Текстовые поля

Для отображения строк служат текстовые типы данных в MS Access. Это «Краткий текст» — с его помощью вводят текст до 255 символов, в версиях Access до 2013 он назывался «Текстовый». Для такого столбца устанавливают размер. Если, к примеру, здесь хранятся специальные коды – международные обозначения аэропортов или городов, — достаточно задать размер поля 3 символа. Для хранения имени или фамилии – до 15-20 и т. п.

Длинный текст – этот тип данных полей в Access до 2013-й версии назывался «Поле МЕМО». Как видно из наименования, в нем хранят длинные тексты. Такие столбцы используются для описаний продуктов или услуг.

Длинный текст можно внести в базу сразу отформатированным. Тогда он размещается в поле типа «Форматированный текст». К нему можно применить нужный размер и тип шрифта, выделить цветом, вставить маркированный или нумерованный список и другое форматирование.

Дата и время

Для отображения даты и времени есть специализированный тип. Причем разнообразие форматов дает возможность отображать информацию здесь в виде только даты, только времени или и того, и другого вместе. Например, полный формат можно использовать для логгирования – фиксации момента выполнения пользователем того или иного действия.

Дату отображают в длинном, среднем или коротком виде. Непосредственный вид этих форматов БД берет из системных настроек Windows. Например, форматы могут выглядеть вот так.

Внешний вид информации о времени тоже задается в длинном, среднем или коротком формате.

Логические данные

Еще один важный тип данных в Access – логический. Он применяется для тех вариантов, которые принимают только два значения: «Да» и «Нет», «Есть» и «Нет», «Плюс» и «Минус» и т. п. Для удобства выбирают формат отображения и хранения Да/Нет, Истина/Ложь и Вкл/Выкл.

Вычисляемые поля и подстановки

Нередки ситуации, когда в таблице необходимо добавить столбцы, значения в которых автоматически рассчитываются, исходя из определений в других столбцах. В таких случаях используют вычисляемые поля различных типов.

Для примера добавим в тестовую базу данных таблицу учета сотрудников отделов по полу. У нас есть количество женщин и мужчин, а для определения общего количества служащих каждого отдела добавим вычисляемое поле «Сотрудники», значение в котором равно сумме значений полей «Женщины» и «Мужчины»:

В таблице данные по строкам выглядят так.

По аналогии используются вычисляемые поля типов «Текст», «Дата и время», «Логический» и «Денежный». Например, определять разницу между двумя датами, производить операции над финансовой информацией, объединять строки или извлекать из них только необходимое.

Существует еще один тип данных в СУБД Access с предустановленной информацией – это «Подстановка и отношение». Мы можем добавить столбец, значения в котором будут выбираться из заранее составленного списка. Перечень данных при этом получают из другой таблицы либо вводят в базу заранее. В примере создадим список номеров кабинетов, где расположены отделы компании. Для этого в мастере создания подстановки выберем «Будет введен фиксированный набор значений» и добавим номера комнат. В таблице нам останется только выбрать значение из списка.

Объектные поля

Еще одна категория – типы данных в Access, содержащие объекты. Это файлы документов, таблиц, презентаций, изображений и т. п. – «Вложения». Используются, если необходимо хранить, например, фотографии отеля или экземпляр договора с партнером.

К этой категории отнесем и Гиперссылки, содержащие адрес, по которому содержатся нужные данные. Например, в таблице отелей может находиться ссылка на страничку в Интернете с подробным описанием и фотографиями гостиниц.

Описанные выше типы данных в Access позволяют хранить в базе информацию любого типа и создавать сложные связи между таблицами и их полями. Знание этого даст возможность разработчику легко добавлять таблицы в БД и использовать данные правильно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector