Связанные списки sharepoint

3 правила создания списков SharePoint

Как ни странно, но на просторах интернета крайне мало информации как правильно делать списки и библиотеки SharePoint. В книгах об этом тоже редко пишут. Горькая правда заключается в том, что подавляющее большинство приложений содержит ошибки, связанные с развертыванием списков в SharePoint.

Чтобы устранить львиную долю этих ошибок, надо придерживаться следующих правил:

ContentType

Если вы хотите создать список, то не надо лезть в меню Add –> New Item –> List. Для начала создайте поля для списка и тип контента. Даже если вы думаете, что тип контента будет ровно в одном списке, то все равно создавайте тип контента.

Тип контента вместе с полями деплойте в фиче уровня Site, желательно скрытой, чтобы никто не смог просто так отключить и поломать решение.

В этой же фиче необходимо выполнить все привязки Workflow, различных Policy и форм.

Важно чтобы после активации фичи тип контента был готов к использованию.

ContentTypeBinding

Элемент ContentTypeBinding позволяет привязать тип контента к экземпляру списка. При этом нет необходимости создавать List Definition. Достаточно создать список из одного из стандартных шаблонов, а потом сделать привязку.

ContentTypeBinding еще очень хорош тем, что даже при наличии типа контента в списке, он добавит недостающие поля, Workflow, политики. Это очень удобно при апгрейде.

Деплоить вместе с экземпляром списка в фиче уровня Web, иногда бывает и Site, но нечасто. В коде активации фичи обычно требуется удалить тип контента по-умолчанию, добавить представления, настроить параметры списка итд.

Необходимость писать код – один из недостатков привязки. Другой недостаток в том, что для нескольких списков код придется копипастить. Это все усложняет поддержку. Иногда проще сделать List Definition.

ContentTypeRef

Несколько раз подумайте перед тем как сделать List Definition (он же ListTemplate). Это очень опасный артефакт. Он крайне сложен в поддержке (сотни строк XML в самых простых случаях). Если у вас будет список, дефинишен которого вы удалили, то многие функции на сайте поломаются. При этом пользователи смогут самостоятельно создавать списки из дефинишенов через UI.

Если же вас необходим именно дефинишен, то сделайте его скрытым. Вы сильно снизите “область поражения”.

Но самая главная проблема в том, что List Definition, генерируемый Visual Studio, некорректен.

Поля определенные в List Definition не вызывают методов OnAdded и OnAddedToContentType. Типы контента (ContentType), определенные в дефинишене, не переносят все свойства, например обработчики событий.

Единственный способ правильно сделать List Definition – использовать только ContentTypeRef. Кроме того, используя ContentTypeRef, можно не указывать Fields, оставить пустой элемент. SharePoint автоматически добавит поля всех типов контента и вызовет их методы.

UPD. Не убирайте тип контента папки (0x0120), он необходим для корректной работы.

Что такое список в SharePoint?

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Список в SharePoint — это набор данных, который предоставляет вам и вашим коллегам гибкие возможности для упорядочения информации.

Добавляйте столбцы для разных типов данных, например текст, денежный или множественный выбор. Создание представлений для эффективного отображения данных. Сортировка, группировка, форматирование и фильтрация списков для высветка наиболее важной информации. Список может включать пользователей, ссылки, изображения, даты и многое другое. Отслеживание элемента списка с течением времени с помощью версий и использование Microsoft Flow для автоматизации процессов.

В отличие от библиотек документов SharePoint, списки не создаются по умолчанию при создании сайта. Добавляйте их везде, где вам нужно.

Общее представление

Список может принимать различные формы в зависимости от типа информации, которую вы собираетесь использовать.

Ваш экран выглядит не так, как в приведенных здесь примерах? Возможно, для вашего администратора установлен классический интерфейс или вы используете более раннюю версию. В таком случае см. статью Общие сведения о списках. Если вы владелец списка, владелец сайта или администратор, инструкции по выбору представления по умолчанию см. в статье Выбор нового или классического интерфейса для списков и библиотек документов.

Некоторые функции в настоящее время доступны только в классическом интерфейсе. Чтобы переключиться на классический интерфейс, в нижнем левом углу страницы нажмите кнопку вернуться в классический SharePoint .

Чтобы приступить к работе, нажмите Параметры и выберите пункт контент сайта, нажмите кнопку + создать , а затем выберите пункт список , чтобы создать список на своем сайте. Дополнительные сведения приведены в статье Создание списка в SharePoint .

После создания списка добавьте столбцы для содержимого.

Добавьте новые столбцы, нажав + Добавить столбец в крайней правой части заголовков столбцов.

При использовании настраиваемого списка вы можете создавать настраиваемые представления на основе различных фильтров и порядков сортировки, чтобы выделять нужные данные разными способами.

В правом верхнем углу страницы списка можно изменить представление списка в раскрывающемся списке Параметры представления на одно из настраиваемых представлений. Сохранение настраиваемого представления путем выбора команды сохранить представление как.

Из SharePoint Online вы можете создать PowerApp на панели команд. Microsoft PowerApps — это служба для создания собственных бизнес-приложений, которые подключаются к данным и работают в Интернете и на мобильных устройствах, в то же время и не изменяя собственную разработку программного обеспечения. Для получения дополнительных сведений ознакомьтесь со знаком «Введение Microsoft PowerApps «. Вы также можете использовать Microsoft Flow для автоматизации рабочих процессов между приложениями и службами, чтобы получать уведомления, синхронизировать файлы, собирать данные и другие задачи. Для краткого обзора ознакомьтесь со статьей начало работы с Microsoft Flow .

Если вы работаете в команде, вы можете создать оповещения, связанные с вашим списком и данными, чтобы получать уведомления при появлении изменений.

В области сведений вы можете просматривать и редактировать сведения об элементе, такие как свойства, последние действия или пользователи, которым предоставлен доступ. Чтобы показать или скрыть область сведений, выберите файл или папку и щелкните значок Развернуть область сведений в правой части главного меню. Для просмотра области сведений также можно щелкнуть правой кнопкой мыши файл или папку и выбрать пункт «Подробные сведения». Чтобы закрыть окно сведений, еще раз щелкните значок Развернуть область сведений .

Меню списка в левой верхней части меняется в зависимости от контекста списка. Если ничего не выбрано, вы увидите доступные действия со списком, например экспорт в Excel или создание нового элемента списка. Если вы выберете элемент списка, в меню появятся доступные действия с элементом. Если вы выберете несколько элементов, меню снова изменится. Если в меню есть многоточие (. ), щелкните его, чтобы увидеть дополнительные действия.

Вы увидите другую версию меню списка, если щелкнете правой кнопкой мыши имя файла или щелкнете многоточие (. ) рядом с именем файла (в представлении Сведения или Все элементы). В этом меню содержатся дополнительные варианты выбора, такие как Настройка оповещения или в SharePoint Online, создание нового PowerApp.

Готовы начать?

Ниже приведены ссылки на статьи, которые помогут вам начать работу с приложением.

Управление доступом к списку или отдельному элементу списка.

Андрей Маркеев: SharePoint блог

воскресенье, 16 марта 2014 г.

Отображение подчиненных списков в SharePoint

Довольно часто возникает ситуация, когда клиенты просят создать некую форму (или как это у них модно называть «карточку» бизнес-объекта), на которой в числе прочего должны отображаться элементы связанных (подчиненных) списков.

В качестве банального примера здесь можно привести форму заказа, где присутствует общая информация о заказе, и плюс список позиций заказа. В интранетах встречается множество вариаций этой задачи, порой довольно специфичных, но я буду использовать именно форму заказа в качестве примера в этой статье, поскольку она всем понятна и ее легко объяснить.

С технической точки зрения, в этой статье я продемонстрирую использование OOTB веб-частей и их связывание друг с другом и с внешними параметрами. Также в процессе создания решения я буду использовать CSR и даже кастомизировать JSGrid.

Варианты решения

Как известно, в InfoPath специально для отображения подчиненных списков уже есть готовый инструмент, и вроде бы чего тут вообще изобретать велосипед!? Однако, с InfoPath обычно возникает слишком много проблем (подробнее можно почитать в моей статье про формы списков в SharePoint 2013), да и вообще InfoPath уже официально «заканчивается», если вдруг кто не в курсе. Но если не InfoPath, то что?

На самом деле задача решается достаточно легко средствами SharePoint, без всяких InfoPath и даже без кода. И вариантов решения даже не один, а довольно много. Например, в некоторых случаях можно использовать Document Set’ы, а Стас Выщепан придумал, что можно банально сделать библиотеку с оформленными по шаблону Excel-документами.

Что до меня, я обычно использую вот какой способ:

1. Создается отдельный page layout.
2. Создается отдельный список «позиций», с lookup-полем, ссылающимся на библиотеку документов настроенную на упомянутый выше page layout.
3. На page layout добавляются поля заказа, а также вебчасть CQWP, ссылающаяся на список позиций, с фильтром по вышеупомянутому lookup-полю.

По шагам

1. Site Settings -> Master pages and page layouts -> Ribbon -> New document -> Page layout

Список позиций через Content Query Web Part

1. На любой webpart page временно добавляем CQWP. Например можно добавить на форму создания элемента любого списка
2. Настраиваем CQWP на список позиций.
3. Добавляем фильтр по полю из списка позиций, которое указывает на заказ (например, у меня это поле называется Order). Обычно я делаю так, что lookup-поле «Order» ссылается на Title страницы, но в настройках этого поля отмечаю также колонку ID (при этом автоматически добавляется Dependent lookup поле «Order:ID»):

Список позиций через Xslt List View Web Part

1. Во-первых, перейдите в SharePoint Designer, на отдельный сайт который вы создали, и найдите файл Lists/ваш_список/AllItems.aspx. Перейдите к редактированию этого файла и выкопируйте оттуда тег XsltListViewWebPart, а также соответствующий ему серверный Register-тег для TagPrefix=»WebPartPages». Скопированную разметку добавьте на page layout.
2. Если сейчас вы посмотрите, как выглядит страница созданная на основе нашего page layout’а, там вы увидите представление списка. Наша задача сделать так, чтобы в режиме редактирования XLV автоматически переходил в режим Quick Edit, а в режиме просмотра выглядел примерно как CQWP. Это делается довольно просто.
3. Сначала добавьте код для режима редактирования (нужный код я банально вытащил из onclick атрибута стандартной ссылки «edit this list»): Этот код необходимо поместить сразу после XsltListViewWebPart. GUID берется из View Name:

Вроде бы уже здорово, вау, но. на самом деле ничего не работает 🙂

Точнее, не работает добавление новых записей — добавиться-то они добавятся, но с текущей страницей связаны не будут, и как следствие, если страницу обновить, они с нее пропадут.

Кроме такой вот большой проблемы, есть также и несколько мелких недочетов:

• при попытке сортировки грида выводятся все записи списка, фильтрация по ID страницы слетает
• встроенный в грид функционал по добавлению колонок, а также по их фильтрации — явно лишний.

Я не стану здесь пускаться в долгие объяснения о том, как устроен JSGrid — это, пожалуй, материал для целой отдельной серии статей.

Отмечу лишь, что для того, чтобы все заработало, вам необходимо будет добавить в представление списка колонку «Order». Как можно заметить выше, приведенный код ее скрывает от пользователя, и заполняет значением currentPageId каждый раз, когда добавляется новая строка. Переменную currentPageId я получил, используя следующий фрагмент кода, добавленный перед тегом со скриптом:

Полный код фрагмента, который получился у меня для XLV, я выложил на pastebin: http://pastebin.com/3TJCcc8f

Заключение

SharePoint предлагает огромное количество «строительных блоков» и вариантов их интеграции друг с другом. На основе этих средств в последнее время мне удается решать большинство задач по SharePoint всего за несколько часов.

Однако, необходимо понимать, что даже несмотря все это, множество ограничений и баговподводных камней приводят к тому, что очень сложно рассчитать заранее трудозатраты на создание подобных решений и гарантировать их полную работоспособность. Нередко получается, что 90% решения готово за час, а оставшиеся 10% делаются 2-3 дня. В таких случаях важно не буксовать в одном месте, а придумывать и пробовать разные альтернативные варианты — в шарепойнте их всегда очень много.

В общем, удачи вам в ваших решениях, и не стесняйтесь оставлять комментарии, если у вас есть какие-то вопросы или замечания!

Списки в SharePoint Office 365. Часть 9. «Настраиваемый список». Связывание списков и библиотек

«Настраиваемый список» позволяет создать любой нужный вам список с нуля и с любыми представлениями данных.

Разберем несколько практических примеров создания списков с нуля.

Допустим, на сайте у меня накопилось достаточно много информации по разнообразным проектам, которые вели различные подразделения, в нескольких списках и библиотеках: библиотека документов с описательной частью проектов, чертежами, фотографиями (схемами, рисунками и т.д.) и расчетами.

Моя задача создать единый архив – свести воедино всю разрозненную информацию по проектам. В этом мне поможет возможность
SharePoint
— создание настраиваемого списка.

Создание простейшего варианта такого списка мы уже рассмотрели в первой части серии статей – [ Списки в SharePoint Office 365. Часть 1. Краткий обзор ]

Для решения поставленной задачи надо воспользоваться возможностью создания в настраиваемом списке столбцов подстановки.

Чтобы создать отношение между двумя списками, в исходном списке нужно создать столбец подстановки. Из целевого списка будут извлекаться одно или несколько значений, если они соответствуют значению в столбце подстановки в исходном списке. При необходимости в исходный список можно добавить дополнительные столбцы из целевого списка. Разберем на примере.

Создадим настраиваемый список с именем «Архив проектов», к столбцу «Название» добавим столбец для дополнительных вложенных файлов для пояснений и дополнений к проекту, затем создадим столбец «Документ проекта» во вкладке «СПИСОК» — «Создать столбец».

В появившемся окне «Создать столбец», задаем имя столбца «Документ проекта» и выбираем тип данных «Подстановка», т.к. у нас в библиотеке «Документы» имеются уже необходимые файлы (возможно, что файла описательной части проекта нет, поэтому в «Требовать, чтобы этот столбец обязательно содержал данные» оставляем значение по умолчанию — «Нет»:

Далее выбираем откуда мы хотим получить данные «Получить данные из», из раскрывающегося списка выбираем нужное нам имя библиотеки (списка) – «Документы»:

Затем определяем из какого столбца библиотека «Документы» нам нужны данные в создаваемый нами столбец «Документы проекта». В примере выбран «ИД» из соображений, что документов может быть множество, т.е. целая папка документов и что в библиотеке (списке) все элементы имеют уникальные ИД при возможных одинаковых названиях папок. Чтобы видеть название – пометим дополнительное поле «Название» (при необходимости можно отобразить несколько полей из библиотеки в создаваемом списке):

Чтобы было нагляднее отображаем рисунок с фрагментом библиотеки «Документы»:

А теперь отобразим фрагмент списка «Архив проектов» после редактирования и добавления информации (сопоставив два рисунка, видно откуда появилась информация в столбцах: «Документы проекта» — это «ИД» и дополнительное поле — «Название»)

Если нажать на элемент столбца «Документы проекта» — 1 (выделен цветом), то увидим окно «Документы – Архивы» с именем «Архивы» (есть возможность нажать в меню на открыть, т.к. система определяет, что этот элемент – папка):

И мы попадем в папку «Архивы», где могут находиться другие папки и файлы:

Если по каким-то причинам надо внести коррективы в список «Архив проектов», то для этого используют вкладку «СПИСОК» — «Параметры списка» — «Столбцы» и нажимают ссылку-название столбца (в примере «Документ проекта):

Однако, у вас уже не будет возможности изменить «Получить данные из:» (т.е. изменить связанную библиотеку «Документы»), а только столбцы из нее:

Последовательно добавляем в настраиваемы список «Архив проектов» столбцы: «Фотографии проекта», «Расчеты» и «Чертежи». Последние два столбца создаются по аналогии со столбцом «Документы проекта», только в этом случае возможны варианты с различными библиотеками или списками.

Разберем вариант на примере столбца «Фотографии проекта», когда предполагается несколько фотографий-файлов к одному проекту. В этом случае можно выбрать только название фотографий в качестве источника данных из библиотеки «Графики и схемы»:

И тогда при добавлении данных в список мы выбираем из списка необходимые нам по названию графические файлы (в примере выбран один):

Этот файл-фотографию возможно просмотреть, не выходя из списка:

О возможных вариантах организации автоматизации расчетов и действий с элементами в списках мы поговорим в следующей статье.

Списки, библиотеки, обсуждения

Введение

Эта лекция посвящена, преимущественно, работе со списками . Однако, следует смотреть на предлагаемый в ней материал более широко, поскольку веб-узлы SharePoint имеют унифицированное строение, и, научившись работе со списками , Вы без труда освоите и другие составляющие SharePoint. Действительно, надо очень хорошо представлять себе общее строение веб-узла SharePoint, основанное на иерархических структурах типа вложений «семейство узлов – узел – список – элемент списка ?». На каждой из ступеней разрешено создавать, редактировать и удалять объекты: например, допускается создание новых узлов, новых списков в пределах этих узлов, а также добавление новых элементов (например, записей или извещений) в сами списки .

Однотипные объекты объединены в коллекции, а сводка списков , библиотек , опросов , обсуждений и дочерних узлов находится на странице Все содержимое веб-узла. И всю эту иерархию пронизывает система управления доступом для пользователей и групп, позволяющая очень гибко настроить разрешения на чтение, редактирование и проектирование каждого узла, списка или библиотеки и даже каждого их элемента. Таким образом, характерные детали функционирования узла SharePoint мы подробно изучим на примере работы со списками , а в заключение остановимся на специфических приемах работы с другими объектами узла.

Списки

Как мы уже хорошо знаем, основу сайтов SharePoint образуют списки – структурированные представления данных, напоминающие собой электронную таблицу и вставленные на веб-страницы посредством веб-частей. Информация в списках размещается в строках и столбцах. Поскольку списки используются для коллективной работы, создание кем-либо из членов группы нового элемента списка приведет к показу этого элемента всем остальным членам группы.

По умолчанию, веб-узел , построенный на основе шаблона Узел группы, содержит четыре списка, некоторые из которых (точнее, три) выведены на домашнюю страницу узла (см. рисунки к предыдущим главам). Вообще говоря, веб-узел SharePoint может содержать любое количество списков, которые разрешается добавлять на различные страницы узла (включая домашнюю), а также выбирать желаемое представление списка на этих страницах, управляя объемом и стилем подачи информации в списке .

Для просмотра всех списков , задействованных на веб-узле , достаточно щелкнуть по ссылке Списки на домашней странице узла. Открывающаяся веб-страница Списки содержит перечень всех списков , которые имеются на узле (рис. 4.1). С помощью страницы Списки легко как открыть любой из списков для просмотра и редактирования (рис. 4.3), так и добавить на веб-сайт новый список .

Здесь, однако, стоит напомнить, что действия, которые допускается осуществлять над списками , определяются уровнем разрешения пользователя. Например, администратор узла (Бендер) имеет возможность создания новых списков на сайте (о чем говорит наличие кнопок Создать и Действия узла на рис. 4.1), а простому участнику (Балаганову) не разрешается добавлять на веб-узел новые списки (рис. 4.2). Между тем, стандартный уровень разрешений Участие позволяет Балаганову редактировать отдельные элементы списков .

Чтобы перейти к просмотру и редактированию существующего списка , достаточно щелкнуть на названии списка (например, на домашней странице сайта или на странице Списки ). При наличии соответствующего уровня разрешений предусмотрены следующие действия с элементами списков (рис. 4.3):

1. просмотр;
2. редактирование
3. удаление.

Изменение элемента

Для того, чтобы изменить некоторый элемент списка , достаточно открыть этот список и, щелкнув по заголовку элемента (как это показано на рис. 4.3), выбрать в появившемся контекстном меню команду Изменить элемент. В результате откроется страница редактирования данного элемента списка (рис. 4.4), предназначенная для внесения желаемых изменений в его элемент. На рис. 4.4 показано, каким образом следует добавлять к элементу списка в виде вложения некоторый файл.

После внесения правки следует нажать кнопку ОК, чтобы остальные участники рабочей группы получили доступ к обновленному элементу списка . В примере, приведенном на рис. 4.5, пользователь Балаганов просматривает список , созданный пользователем Братья Карамазовы и последний раз редактировавшийся пользователем Бендер. В свою очередь, Балаганов имеет возможность отредактировать этот элемент списка , щелкнув ссылку Изменить элемент, и даже удалить его в Корзину, посредством соседней ссылки Удалить элемент (рис. 4.5). Обратите также внимание и на то, что добавленный к элементу списка файл отображается в поле Вложения и может быть скопирован на локальный компьютер, либо открыт и отредактирован непосредственно на сервере.