Рабочий процесс sharepoint 2020

How to dou

Рабочий процесс согласования документа

Рабочий процесс — это автоматизированная версия бизнес-процесса; он был (и до сих пор) одним из больших шумов вокруг SharePoint 2010. Вы можете связать рабочие процессы SharePoint с элементами и документами, чтобы SharePoint отправил уведомления или попросил пользователей заполнить формы, когда определенные условия в процессе имеют значение ИСТИНА или когда элемент или документ достигает определенного шага в этом процессе.

Как минимум, ваш сайт команды должен иметь рабочий процесс трех состояний, , который позволяет вам запускать действия при изменении состояния элемента. Наиболее очевидное использование рабочего процесса из трех состояний — это список отслеживания проблем. Проблемы автоматически состоят из трех состояний — активных, разрешенных и закрытых.

Например, вы можете использовать трехуровневый рабочий процесс для назначения задачи в SharePoint выбранному пользователю, когда статус проблемы изменен с Active на Resolved.

Если ваша компания предоставила вам более высокую лицензию, вы также можете использовать различные рабочие процессы утверждения, предназначенные для управления одобрением документов.

SharePoint Designer 2010 включает мощный конструктор рабочих процессов, который можно использовать для создания пользовательских рабочих процессов. Проверьте конструктор рабочего процесса, если есть что-то дистанционно автоматизированное, которое вы хотите делать с элементами списка или документами в библиотеке. В отличие от предыдущих версий SharePoint Designer пользовательские рабочие процессы, созданные в SharePoint Designer 2010, можно повторно использовать на вашем сайте.

Для настройки вашей библиотеки или списка используйте рабочий процесс:

Нажмите ссылку «Параметры рабочего процесса» в разделе «Разрешения и управление».

Вы также можете получить доступ к этой команде, используя вкладку «Список» или «Библиотека» на ленте.

Если в этот список не были назначены рабочие процессы, вы увидите форму «Добавить рабочий процесс». Эта форма состоит из пяти разделов: Workflow, Name, Task List, History List и Start Options.

Если для этой библиотеки / списка уже существуют другие рабочие процессы, страница «Параметры» для рабочих процессов позволяет вам просматривать / изменять настройки существующих рабочих процессов, добавлять рабочий процесс, удалять рабочий процесс и просматривать отчеты рабочего процесса.

В библиотеке щелкните ссылку «Добавить рабочий процесс», чтобы добавить новый рабочий процесс в свою библиотеку.

Выберите шаблон рабочего процесса.

В зависимости от того, какая лицензия, предоставленная вашей компанией для SharePoint, определит, сколько шаблонов рабочих процессов доступно. Вы видите краткое описание каждого из них, когда вы выделяете этот параметр:

Disposition a pproval: Управляет истечением и удержанием документа, позволяя участникам решать, сохранять или удалять документы с истекшим сроком действия.

Три -s tate: Используйте этот рабочий процесс для отслеживания элементов в списке.

Сбор s ignatures: Собирает цифровые подписи, необходимые для вашего документа Microsoft Office.

Утверждение: Маршрутизирует документ для утверждения. Утвердители могут утверждать или отклонять документ, переназначать задачу утверждения или запрашивать изменения в документе.

Собрать f eedback: Маршрутизирует документ для просмотра. Рецензенты могут предоставлять обратную связь, которая компилируется и отправляется владельцу документа при завершении рабочего процесса.

Введите уникальное имя рабочего процесса в текстовое поле Имя.

Приписывая свой рабочий процесс, будьте осторожны, чтобы не называть его чем-то похожим на шаблоны (например, сбор подписей ), чтобы избежать путаницы между вашим рабочим процессом и шаблоном.

Вы можете создать столько рабочих процессов, сколько хотите для списка или библиотеки. Например, скажем, у вас есть два типа процессов утверждения — сокращенный процесс и более длительный процесс. Просто запустите процесс Add Workflow дважды и выберите различные параметры конфигурации, чтобы удовлетворить ваши потребности.

Выберите список задач, который будет использоваться рабочим процессом, выбрав опцию «Выбрать список задач».

Вы можете выбрать существующий список задач или создать новую систему, выбрав «Новый список задач».

Выберите список истории для рабочего процесса из списка «Выбрать параметры списка истории».

Вы можете выбрать существующий список истории или запросить создание нового списка истории.

Выберите параметры запуска, включив один или несколько флажков.

В зависимости от выбранного шаблона рабочего процесса могут быть включены только определенные параметры запуска. Как правило, это хорошая идея, чтобы рабочий процесс был запущен вручную, хотя вы также можете запустить рабочий процесс автоматически, когда элемент создан или изменен.

Нажмите кнопку «Далее».

Ты еще не закончил! Появится новая страница параметров.

В зависимости от выбранного типа рабочего процесса у вас есть разные варианты выбора, в том числе с кем работает рабочий процесс, происходят ли действия последовательно или параллельно, каков конечный срок для действий и что происходит с рабочим процессом, если кто-то отклоняет документ или элемент изменяется.

В рабочие процессы 2010 года были внесены некоторые улучшения, в том числе наличие нескольких типов сцен (параллельных, последовательных).

Нажмите «ОК» или «Отмена».

Если вы нажмете OK, ваши настройки будут применены.

Проектирование рабочих процессов в SharePoint

Самый распространенный и простой способ — применение SharePoint Designer

Уже в течение довольно длительного времени SharePoint располагает встроенным или устанавливаемым компонентом проектирования рабочего процесса. В SharePoint 2010, 2013 и 2016 рабочие процессы можно создавать с помощью SharePoint Designer, Visio и Visual Studio. Применение SharePoint Designer — самый распространенный и, на мой взгляд, самый простой способ. Открывая SharePoint Designer, вы видите версию рабочих процессов, которые можно создать, в зависимости от фермы SharePoint.

Если открыть сайт в SharePoint Designer 2013 и выбрать SharePoint 2013 Farm, то отображаются основные рабочие процессы, построенные в режиме SharePoint 2010 (см. экран 1).

Выбор элементов управления ленты List Workflow («Рабочий процесс списка»), Reusable Workflow («Рабочий процесс для повторного использования») или Site Workflow («Рабочий процесс сайта») приведет к запуску мастера для создания одного из соответствующих рабочих процессов. Выбрав из раскрывающегося списка пункт Platform Type («Тип платформы»), вы увидите версии рабочих процессов, которые можно создать (см. экран 2).

Выбор версии зависит от поставленной цели и необходимой вам функциональности. Архитектурно они различны, и важно уяснить для себя произошедшие изменения (см. рисунки 1 и 2).

В результате изменений, реализованных в SharePoint 2013 и SharePoint 2016, рабочие процессы можно масштабировать за рамки ограничений SharePoint. Использование версии 2013 служб рабочих процессов открывает дополнительные возможности, которых не было в других версиях.

Визуальное проектирование рабочих процессов с использованием надстройки Visio 2013.
Новое действие, позволяющее вызывать веб-службы без кода из рабочего процесса.
Новые действия для создания заданий и запуска процессов заданий.
Новые действия координации, позволяющие запускать рабочий процесс, построенный на платформе SharePoint 2010 Workflow, на SharePoint 2013 Workflow.
Новый тип словаря.
Новые строительные блоки для рабочих процессов, такие как Stage («Этап»), Loop («Цикл») и App Step («Шаг уровня приложения»).

Читать еще: Access логические операторы

При создании рабочих процессов в SharePoint Designer используется конструктор типа холста, на котором удобно добавлять этапы, условия и действия (см. экран 3).

Каждый этап в рабочем процессе может содержать несколько условий, таких как сравнение If, наряду с любыми действиями. Рабочий процесс может включать много этапов, а также при необходимости вызывать другие рабочие процессы.

Однако особенно примечательна возможность рабочих процессов создавать параллельные блоки, что позволяет одновременно выполнять несколько действий в любой точке (см. экран 4).

Каждый этап в рабочем процессе может включать различные действия, связанные друг с другом, а также циклы, позволяющие согласованно выполнять и завершать процессы в различные интервалы времени. SharePoint Designer позволяет изменить и даже создать рабочий процесс в Visio. После установки Visio Professional можно экспортировать рабочий процесс или изменить представление таким образом, чтобы использовать Visio для редактирования (см. экран 5).

На экране разработки подключаемого модуля Visio представлены все те же действия, условия и знаки завершения, что и в текстовом режиме SharePoint Designer, однако строить рабочие процессы проще, используя графическое представление (см. экран 6).

Для предсказуемой работы Workflows часто требуются различные параметры, содержащие данные, которые должны сохраняться в течение всего жизненного цикла рабочего процесса или только при запуске. SharePoint Designer позволяет создать их и установить в любой точке и на этапе рабочего процесса, используя Initiation Form Parameters («Параметры формы запуска») и Local Variables («Локальные переменные»). После того как рабочий процесс построен и сохранен, он становится доступным через базовый пользовательский веб-интерфейс SharePoint (см. экран 7).

Выбор типа создаваемого рабочего процесса определяет, будет ли он ассоциирован со списком или библиотекой и пригоден для повторного использования с несколькими объектами в SharePoint. Сами рабочие процессы могут запускаться автоматически или вручную в зависимости от обстоятельств применения и настроек (см. экран 8).

В целом службы рабочих процессов в SharePoint позволяют проектировать бизнес-процессы с использованием нескольких приложений. Благодаря возможности в любой момент просматривать журнал рабочего процесса и сохранять значения непосредственно в списке журнала достигаются удобство и простота отладки и аудита рабочих процессов.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Рабочие процессы в SharePoint

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Рабочие процессы SharePoint — готовых рабочих мини приложения, которые ускорить и автоматизировать широкий набор бизнес-процессов. Рабочие процессы варьируются от сбор подписей, отзывы и утверждения для документа или план для отслеживания текущее состояние повседневных процедуры. Чтобы сэкономить время и силы и перенести единообразия и эффективности для задачи, которые можно выполнять регулярно предназначены рабочие процессы SharePoint.

Что такое рабочие процессы SharePoint?

Всем наверняка известно, что такое блок-схема. Это графическая схема процесса, из которой ясно, что происходит на каждом его этапе.

Рабочий процесс SharePoint напоминает автоматизированную блок-схему, которая снижает трудозатраты и исключает догадки и случайности в стандартных рабочих процессах.

Например, рассмотрим процесс утверждения документа, представленный на рисунке. При выполнении вручную он требует постоянных проверок, отслеживания, пересылки документов и отправки напоминаний, причем заниматься этим пришлось бы лично вам или вашим коллегам. Таким образом, вам пришлось бы выполнять много лишней работы и, что даже важнее, постоянно отвлекаться.

Однако при использовании рабочего процесса утверждения документов SharePoint для запуска процесса, все, проверку и отслеживания и вывести напоминание и пересылка выполняется рабочий процесс, автоматически. Если кто-то отстает от завершения задачи или некоторые другие толку возникает, большая часть включены рабочие процессы создания уведомления сообщить о нем. В группе неавторизованного заблаговременное контролировать процесс, так как рабочего процесса SharePoint, процесс всегда заблаговременное отслеживающих сам.

Запустить рабочий процесс SharePoint легко. Выберите нужный тип рабочего процесса, укажите подходящие параметры, а остальное сделает рабочий процесс. При этом рабочий процесс в любой момент можно отменить или завершить.

Каждый тип рабочего процесса включены act как шаблон. Добавление версии рабочего процесса для одного списка или библиотеки или для целого семейства сайтов укажите параметры и для этой версии необходимые изменения с помощью формы запуска . Эти параметры и параметры включают кто рабочий процесс назначает задачи, крайние сроки задачи, как может запускаться рабочий процесс, кем и когда, инструкциям, чтобы включить в уведомления о задаче и т. д.

Важно: По умолчанию рабочие процессы «Утверждение», «Сбор отзывов» и «Сбор подписей» не активированы и не отображаются в списке Выберите шаблон рабочего процесса в форме связи. Чтобы их можно было использовать, администратор сайта должен активировать их на уровне семейства сайтов.

Существует пять типов готовых рабочих процессов.

Рабочий процесс утверждения направляет документ или другой элемент, который назначенным людей для их утверждения или отклонения. Рабочий процесс утверждения можно также использовать для управления утверждением контента в списке или библиотеке. Для получения дополнительных сведений и пошаговые инструкции смотрите в разделе все о рабочих процессах утверждения.

Рабочий процесс сбора отзывов направляет документ или другой элемент, назначенных пользователям для их отзывы. Рабочий процесс сбора отзывов объединяет все отзывы и предложения из участников для владельца рабочего процесса, а также записи процесса рецензирования. Для получения дополнительных сведений и пошаговые инструкции смотрите в разделе все о рабочих процессах сбора отзывов.

Читать еще: Как изменить разрешение слайда в powerpoint

Рабочий процесс сбора подписей маршруты документа Microsoft Office к назначенной людей для их цифровых подписей. Обратите внимание, что рабочий процесс сбора подписей функции только с документами Word, книг Excel и форм InfoPath. Для получения дополнительных сведений и пошаговые инструкции смотрите в разделе все о рабочих процессах сбора подписей.

Трехэтапный рабочий процесс предназначен для отслеживания состояния элемента списка с помощью трех состояний (фазы). Может использоваться для управления бизнес-процессами, в которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов — поддержки проблемы, потенциальных покупателей и задачи проекта, например.

С каждым переходом от этапа к этапу рабочим процессом назначается задача для пользователя, о чем отправляется оповещение по электронной почте. После выполнения задачи рабочий процесс обновляет статус элемента и переходит к следующему этапу. Трехэтапный рабочий процесс рассчитан на работу с шаблоном списка «Отслеживание вопросов», но его можно использовать с любым списком, содержащим столбец «Выбор» с тремя или более значениями.

Для получения дополнительных сведений и пошаговые инструкции, читайте в статье Использование трехэтапного рабочего процесса.

Рабочий процесс утверждения публикации похож на других рабочих процессов SharePoint, в том, что он автоматизация маршрутизации контента для экспертов и заинтересованными лицами для проверки и утверждения. Что делает уникальной рабочего процесса утверждения публикации — предназначен специально для сайтов, в которой тесно контролировать публикации новых и обновленных веб-страницы публикации. В этих типов сайтов нет нового содержимого могут быть опубликованы до утвержден по каждой утверждающего в рабочем процессе. Дополнительные сведения и пошаговые инструкции, читайте в статье публикации рабочего процесса утверждения.

Чтобы добавить или запустить процесс, пользователь должен иметь нужные разрешения на работу со списком, библиотекой или семейством веб-сайтов, для которых выполняется процесс.

Добавление рабочего процесса По умолчанию необходимо иметь разрешение на управление списками, чтобы Добавить рабочего процесса. (По умолчанию в группе «Владельцы» имеет разрешение на управление списками; члены группы и посетители не рекомендуется).

Запуск рабочего процесса Кроме того по умолчанию, необходимо разрешение на изменение элементов для запуска рабочего процесса, который уже добавлены. (Группы «Участники» и группы владельцев имеют разрешение на изменение элементов по умолчанию; группы » посетители » Нет).
Кроме того владельцы можете настроить определенные рабочие процессы, чтобы можно было запущено только члены группы владельцев.

На указанной ниже схеме приводится общее представление стандартных этапов планирования, добавления, запуска и изменения рабочих процессов SharePoint. Далее каждый этап рассматривается более подробно.

Планирование Когда вы используете форму запуска, чтобы добавить вашу версию рабочего процесса, вам следует знать, какие параметры нужны и какие сведения должны быть доступны.

Добавление Чтобы добавить нужную версию рабочего процесса для списка, библиотеки или семейства веб-сайтов, введите данные в форму запуска.

Запуск Запустите рабочий процесс для любого документа или элемента списка или библиотеки вручную или в автоматическом режиме. (При запуске вручную имеется возможность изменить параметры формы связи рабочего процесса в сокращенной версии формы запуска.) При запуске рабочего процесса создаются задачи, выполняется рассылка уведомлений и начинается отслеживание действий и событий.

Отслеживание Когда процесс запущен, на странице состояния процесса можно просмотреть завершенные задачи и выполненные действия. При необходимости на этой странице можно настроить текущие и будущие задачи, а также отменить процесс или завершить его выполнение.

Обзор По окончании процесса на странице состояния процесса можно просмотреть историю его выполнения. На этой же странице можно создавать статистические отчеты по общей эффективности рабочего процесса.

Изменение Если процесс работает не совсем так, как хотелось бы, можно открыть форму связи, через которую этот процесс был создан, и внести в нее необходимые изменения.

Если готовый рабочий процесс недостаточно гибок для ваших задач, то вы можете настроить его с помощью такого инструмента, как SharePoint Designer 2013. Вы также можете создавать свои рабочие процессы «с нуля».

Используя конструктор рабочих процессов, пользователь создает правила, которые связывают условия и действия с элементами списков и библиотек SharePoint. Изменения элементов в списках и библиотеках запускают действия в рабочем процессе.

Например, можно создать рабочий процесс, который будет запускать дополнительный процесс утверждения при условии, что стоимость элемента превышает определенное пороговое значение.

Вы также можете задать рабочий процесс для набора связанных документов. Например, если ваш рабочий процесс связан с библиотекой документов или он отфильтрован по типу содержимого документа, то появится группа контекстных действий для набора документов. Функция «Набор документов» дает возможность работать с группой документов как с одним объектом, чтобы действия рабочего процесса для набора документов выполнялись для всех его элементов.

Рабочие процессы одна из наиболее продвинутых, но малоиспользуемых (видимо в силу сложности настойки) функций SharePoint, но рабочие процессы приносят столько пользы, что я не могу не написать о том, как их создавать и использовать.

В настоящей статье я распишу один из самых востребованных процессов — двухэтапное согласование документа, например рядовой бухгалтер (user1) делает отчет, который передается на согласование непосредственному руководителю (user2), и если user2 дает согласие документ передается к user3, который также может принять либо отклонить документ.

Если user2 одобряет документ, уведомляются user1 и user4 (user4 это предполагаемый руководитель user3).

Если user2 отклоняет документ, уведомляется только user4.

Если user3 одобряет документ, уведомляются user2 и user4, если отклоняет, уведомляется user2.

Схема нехитрая, интуитивно понятная и годится практически для любого предприятия. Тем не менее, это демо, и для реального внедрения нужно добавлять и корректировать некоторые факторы.

Я не буду использовать готовые шаблоны SharePoint Enterprise, т.к. это не даст ни универсальности применения, ни полного понимания.

Использовать я буду SharePoint Designer и писать только руками. Объяснения я сделаю максимально лаконичными, отвечающими на вопрос «Как?», а теоретическую часть Вы всегда можете найти в открытых источниках. Visual Studio я не использую, т.к. для поставленной цели SharePoint Designer подходит более чем.

Читать еще: Как изменить разрешение в powerpoint

В качестве тестовой среды я буду использовать как Office 365 на платформе 2010, так и SharePoint 2013 Enterprise для того чтобы показать как можно больше. Описание нового в построении процессов на платформе SharePoint 2013 выходит за рамки данной статьи т.к. заслуживает отдельной, которую я рано или поздно напишу.

Итак, создадим новый повторно используемый процесс, назовем его test1 и будем использовать для любого типа контента:

В качестве условия первого шага будет добавление / изменение документа в библиотеке, к которой мы привяжем процесс. Также условием может быть ручной запуск процесса, и именно так я буду проводить демо.

В качестве действия для первого шага будем получать решение от user2 с выводом в новую переменную Решение user2 (var):

Решение будем делать с помощью Мастера создания задач:

В качестве задачи у нас будет «Выбор из меню»:

..и «Многострочный текст»:

Для корректной передачи информации на следующий шаг, создадим Действие «Задать переменную рабочего процесса».

Для первого значения создадим новую переменную «Рецензия User2» c типом «Идентификатор элементов списка»:

В качестве второго значения будем использовать такую функцию:

Теперь переходим ко второму шагу и создадим Условие «Если любое значение равно указанному значению», и в качестве первого значения укажем такую функцию:

.. а в качестве равно укажем «Одобряю»:

В качестве первого Действия выполним отправку почты:

Затем выполним действие получения решения от User3, по аналогии с получением решения от User2. Также сделаем и с переменной:

.. Но если решение User2 буде отрицательным, мы должны будем отправить письмо-уведомление User4, для этого добавим к условию ветвь Else If :

Перейдем к последнему, третьему шагу на котором в зависимости от решения User3 будут отправлены соответствующие уведомления.

Добавим Условие если любое значение равно указанному значению и в качестве первого значения введем такую функцию:

А в качестве второго значения «Одобряю». Действие будет отправка письма User2 и User4.

Добавим к условию альтернативную ветвь Else If , а в качестве действия отправка письма User2.

Таким образом, весь процесс выглядит вот так:

Проверим, сохраним и опубликуем рабочий процесс. Даже если проверка прошла успешно, публикация может не состояться, обратите внимание на связи веток Else If, они должны быть такие же как на моем скриншете.

Затем залогинимся на наш портал с правами администратора и добавим процесс к библиотеке, введем приемлемое имя, созададим новый список задач и журнал :

Затем настроим параметры запуска, для теста не буду ничего автоматизировать:

Теперь зайдем на портал под User1 и начнем отработку сценария с запуска рабочего процесса вручную:

Заглянем в почтовый ящик User2 и убедимся что пришло уведомление:

Откроем задачу, примем решение, напишем комментарий и завершим задачу:

.. после чего зайдем на почту User3 и убедимся что он получил подтверждение о том что User2 дал положительный ответ и вторым письмом получил приглашение дать свою рецензию:

Предположим что User3 отправляет документ на доработку:

Как и планировалось, об этом получает уведомление User2:

Предположим что User4 хочет посмотреть как выполняется процесс, для этого он заходит в нужную библиотеку и кликает на состояние рабочего процесса:

.. где видит подробную информацию о выполненных действиях:

Например нажав на Решение User3 можно будет увидеть:

Таким образом, мы убедились что наш процесс работает должным образом.

В следующей статье я расскажу как автоматизировать отчеты, визуализировать стадии и назначить сроки 😉

Как изменить статус задачи рабочего процесса sharepoint?

Я новичок в программировании sharepoint. У меня есть следующий код:

и я получаю SPException:

Я считаю, что делаю что-то в корне неправильное. Кто-нибудь может мне помочь?

5 Ответов

надеюсь, это поможет

На самом деле вы можете изменить расширенные свойства задачи с помощью метода SPWorkflowTask.AlterTask(SPListItem task, Hashtable htData, bool fSynchronus). Hashtable здесь содержит расширенные свойства.

В вашем объекте SPWeb установите AllowUnsafeUpdates = true. Ошибка исчезнет сама собой. Не забудьте установить AllowUnsafeUpdates в false, когда вы закончите.

Вы не можете изменить задачу рабочего процесса из-за пределов рабочего процесса, к сожалению. Вы каким-то образом должны сказать рабочему процессу, чтобы он изменил задачу. Я не 100% уверен, что лучший подход к этому был бы, и я действительно заинтересован в ответах на это 🙂