Печать отчета access

Просмотр и печать отчетов

Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access 2002 позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной страницы (масштаб 100%) Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати.

Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме Просмотра образца или в режиме Предварительного просмотра. Переход из одного режима в другой описан в разд. «Режимы работы с отчетами» данной главы.

Чтобы изменить поля страницы отчета:

1. В режиме Предварительного просмотра отчета выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup). Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), изображенное на рис. 6.29.

Эту же команду можно использовать и в режиме Просмотра образца отчета, и после выделения отчета в списке отчетов в окне базы данных.

1. Это диалоговое окно похоже на диалоговые окна Параметры страницы (Page Setup) в других приложениях Windows. Раскройте вкладку Поля (Margins) и уменьшите поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемой на одной странице. Установка флажка Печатать толькоданные (Print Data Only) позволяет распечатать только данные из отчета, при этом графическое оформление элементов управления, верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.

Рис. 6.29. Диалоговое окно Параметры страницы

Учтите, что установленные в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) значения размеров полей страницы будут использоваться только в данном отчете, поскольку для каждого отчета задается свой набор значений полей. При сохранении отчета Access сохраняет информацию о полях страницы. Для того чтобы установить значения полей страницы, которые будут применяться по умолчанию для всех отчетов базы данных, нужно использовать вкладку Общие (General) диалогового окна Параметры (Options) (см. также разд. «Настройка пользовательского интерфейса»гл. 14).

1. На вкладке Страница (Page) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) можно определить ориентацию страницы, тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать отчет. После установки всех параметров нажмите кнопку ОК.
2. Чтобы при просмотре отчета увеличить какую-либо его часть, поместите над ней указатель мыши в виде увеличительного стекла и щелкните левой кнопкой мыши либо нажмите кнопку Масштаб (Zoom) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Можно также выбрать в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) той же панели инструментов нужный процент увеличения.
3. Чтобы напечатать отчет, нажмите кнопку Печать (факс) (Print (Fax)) на панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера. Если вы хотите поменять принтер, ориентацию страницы или значение какого-либо другого параметра принтера, то выберите команду Файл, Печать (File, Print). На экране появится стандартное диалоговое окно Печать (Print) для принтера, заданного в Windows в качестве принтера по умолчанию (рис. 6.30).

Рис. 6.30. Диалоговое окно Печать

1. С помощью диалогового окна Печать (Print) можно распечатать либо весь отчет целиком, либо его часть, вывести отчет в файл для последующей печати и указать количество печатаемых копий. Нажав кнопку Свойства (Properties), можно изменить значения параметров, относящихся к выбранному принтеру. Для печати отчета нажмите кнопку ОК.

Предварительный просмотр и печать отчета Access

Несмотря на многообразие объектов баз данных Access, все они печатаются с помощью одних и тех же приемов. Вид печатной копии отчета или формы определяется расположением элементов управления в окне конструктора. Таблицы и запросы вообще практически не имеют параметров форматирования. Ширина и высота ячеек, а также шрифт их содержимого настраиваются непосредственно в режиме просмотра таблицы или запроса с помощью команд меню Формат. Перед печатью данных полезно вывести отчет в режиме предварительного просмотра, после чего можно распечатывать его на бумагу.

Перед выводом объекта базы данных Access на принтер нужно настроить параметры страницы и проверить правильность форматирования в режиме предварительного просмотра. Давайте выполним все эти действия на примере таблицы Контакты.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы.

2. Двойным щелчком на значке Контакты откройте эту таблицу в режиме редактирования данных.

3. Увеличьте ширину столбца Адрес, перетащив вправо его правую границу, чтобы адреса не обрезались по длине.

4. Выберите команду Формат > Подтаблица > Развернуть все, чтобы отобразить записи таблицы Список.

5. Выделите столбец Код_Контакты, щелкнув на его заголовке.

6. С помощью команды Формат > Скрыть столбцы скройте выделенный столбец. Этот служебный столбец не нужно печатать.

7. Щелкните на заголовке столбца Ключ подчиненной таблицы.

8. Повторным выполнением команды Формат > Скрыть столбцы уберите и этот столбец.

Примечание Режим предварительного просмотра является основным вариантом демонстрации отчетов, поэтому он активизируется двойным щелчком на значке отчета в окне базы данных.

9. Выберите команду Файл > Предварительный просмотр. Вы увидите предполагаемое оформление бумажной копии таблицы.

Чтобы распечатать активный объект (таблицу, запрос, форму или отчет) базы данных, выполните следующие шаги.

1. Выберите команду Файл > Параметры страницы. Откроется окно диалога, которое позволяет настроить размер страницы, ее ориентацию и поля (рис. 18.22).

Рис. 18.22. Параметры страницы печати отчета Access

2. На вкладке Поля увеличьте левый отступ до 40 мм. Изменение полей отразится на образце, демонстрируемом в разделе Образец.

3. Щелкните на вкладке Страница. При необходимости измените ориентацию на Альбомная.

Ориентация и поля страницы определяют, сколько записей сможет поместиться на одном листе.

4. Щелкните на кнопке ОК.

5. Выберите команду Файл > Печать. Откроется окно диалога Печать.

6. В раскрывающемся списке Имя выберите принтер. В разделе Копии укажите необходимое число копий и щелкните на кнопке ОК.

Создание отчетов как объектов базы данных Access

Курс дистанционного обучения:
«Экономическая информатика»
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой «Training_students» — Скачать

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.6. Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

2.4.6.1. Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел «Примечание» отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

2.4.6.2. Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

1. Конструктор.
2. Мастер отчетов.
3. Автоотчет: в столбец.
4. Автоотчет: ленточный.
5. Мастер диаграмм.
6. Почтовые наклейки.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
4. Щелкнуть на кнопке ОК.
5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
6. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

1. В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
2. В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
3. Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле «с» и 1 в поле «по».
4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0.

Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле >>Тема: 2.4.7. Создание главной кнопочной формы

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Печать отчета

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В этой статье объясняется, как просмотреть и распечатать отчет, созданный в Microsoft Access или открытый с его помощью. В этой статье также приводятся основные сведения о том, как изменить часто используемые параметры печати, такие как поля и количество колонок на печатной странице.

В этой статье

Предварительный просмотр отчета

Если вы хотите увидеть, как будет выглядеть отчет при печати, используйте режим предварительного просмотра. При предварительном просмотре отчета, созданного в Access, кнопки навигации по записям отображаются в расположении по умолчанию в нижней части окна Access.

Начало просмотра печати

Если отчет не открыт, в области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который вы хотите просмотреть, и выберите в контекстном меню команду предварительНый Просмотр .

Если отчет открыт, щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для отчета и выберите предварительНый Просмотр.

НаЖимайте кнопки перехода по записям, чтобы перемещаться между страницами отчета.

Дополнительные сведения об использовании кнопок навигации приведены в статье как найти определенные записи?

Предварительный просмотр нескольких страниц

Если отчет открыт, щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для отчета и выберите предварительНый Просмотр.

На вкладке предварительНый Просмотр в группе масштаб нажмите кнопку две страницы , чтобы просмотреть отчет по двум страницам.

В группе масштаб нажмите кнопку Дополнительные страницыи выберите нужный вариант.

НаЖимайте кнопки перехода по записям, чтобы перемещаться между страницами отчета.

Чтобы вернуться к предварительному просмотру одной страницы, в группе масштаб выберите одна страница.

Закрытие окна предварительного просмотра

Вы можете либо напечатать отчет после предварительного просмотра, либо закрыть его, чтобы внести изменения в отчет перед печатью.

На вкладке предварительНый Просмотр в группе Закрыть предварительный Просмотр нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра.

Быстрая печать отчета

Если вы хотите напечатать все страницы отчета без изменения формата отчета, например полей, колонтитулов и ориентации (книжная или альбомная), вы можете использовать функцию быстрой печати.

Если отчет не открыт, в области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Печать.

Убедитесь в том, что кнопка Быстрая печать доступна на панели быстрого доступа. Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, щелкните стрелку вниз в конце панели инструментов и выберите пункт Быстрая печать.

На панели быстрого доступанажмите кнопку Быстрая печать.

Печать страницы «Выбор страниц» в отчете

В отчете можно ограничить возможности печати, выбирая диапазон страниц.

Откройте вкладку файл и выберите команду Печать.

В области Печать параметров файла нажмите кнопку Печать , чтобы открыть диалоговое окно Печать .

Чтобы напечатать только некоторые данные отчета, в разделе диапазон печативыберите пункт страницы, а затем введите значения в поля от и до .

Например, чтобы напечатать только страницу 5, введите 5 в поля С и По.

Если вы владеете необходимыми разрешениями для изменения макета отчета, вы можете внести дополнительные изменения в способ печати отчета, изменив макет печати в диалоговом окне Параметры страницы (нажмите кнопку Настройка , чтобы открыть диалоговое окно » Параметры страницы «). Box).

Изменение параметров страницы

Диалоговое окно » Параметры страницы » можно использовать для изменения различных параметров печати, в том числе сверху и снизу, а также для печати только данных в отчете. В Access есть два способа отображения диалогового окна Параметры страницы . Вы можете запустить его в диалоговом окне Печать или на вкладке Предварительный просмотр , которое появляется при запуске предварительный просмотр.

В этой статье объясняется, как отобразить диалоговое окно » Параметры страницы «.

Открытие диалогового окна «Параметры страницы» в диалоговом окне «Печать»

В области навигации выберите отчет, который вы хотите изменить. Вам не нужно открывать отчет, несмотря на то, что вы можете сделать так, чтобы данные, которые вы хотите напечатать, были актуальными.

Откройте вкладку файл и выберите команду Печать.

В области Печать параметров файла нажмите кнопку Печать , чтобы открыть диалоговое окно Печать .

Нажмите кнопку » Настройка «, чтобы открыть диалоговое окно » Параметры страницы «.

При необходимости задайте или измените параметры в диалоговом окне. Полный список описанных выше параметров можно найти в статье Настройка печати в Access .

Открытие диалогового окна «Параметры страницы» на вкладке «предварительный просмотр»

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который нужно изменить, и выберите команду предварительНый Просмотр.

Access откроет отчет в режиме предварительного просмотра.

На вкладке предварительНый Просмотр в группе Макет страницы нажмите кнопку Параметры страницы .

При необходимости задайте или измените параметры в диалоговом окне. Полный список описанных выше параметров можно найти в статье Настройка печати в Access .

Выбор параметров печати

Если вам нужно напечатать некоторые страницы отчета или выбрать принтер или изменить параметры печати, например поля или столбцы, выполните действия, описанные в этом разделе.

В области навигации выберите отчет, который нужно распечатать.

Откройте вкладку файл и выберите команду Печать.

В области Печать параметров файла нажмите кнопку Печать , чтобы открыть диалоговое окно Печать .

При необходимости измените параметры форматирования страницы и другие параметры печати или выбор принтера, а затем нажмите кнопку ОК , чтобы распечатать отчет.

Печать отчета access

Перед тем как отправить отчет на печать, целесообразно его предварительно просмотреть и убедиться в его правильности, а в случае обнаружения неточностей или ошибок внести определенные изменения в содержание отчета. Приложение Access 2007 предоставляет возможность выполнения всех этих действий.

Просмотреть нужный отчет перед печатью можно в режиме предварительного просмотра отчета. Целью такого просмотра является проверка данных отчета. Перейти в режим предварительного просмотра отчета можно несколькими способами.

• Выделить в области переходов необходимый отчет, а затем щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню, в котором выбрать команду Предварительный просмотр .

• Выделить в области переходов требуемый отчет и нажать кнопку Microsoft Office , после чего последовательно выбрать команды Печать и Предварительный просмотр .

• Если нужный отчет уже открыт, перейти в режим предварительного просмотра можно нажатием кнопки Предварительный просмотр , расположенной в правой части строки состояния Access.

Пример отчета, представленного в режиме предварительного просмотра, изображен на рис. 7.31.

Рис. 7.31. Пример отчета в режиме предварительного просмотра

Для просмотра страниц отчета используются кнопки перехода по записям. Для удобства просмотра отчета в данном режиме можно устанавливать масштаб отображения отчета и количество страниц отчета, располагаемых на одном листе. 1. Чтобы изменить масштаб отображения отчета, необходимо перейти на вкладку Предварительный просмотр в группу Масштаб (рис. 7.32). #Autogen_eBook_id317 Рис. 7.32. Группа Масштаб

2. Затем следует задать нужное количество страниц, отображаемых при просмотре. Чтобы одновременно просмотреть две страницы, нужно нажать кнопку Две страницы ; для просмотра на одном листе более двух страниц следует нажать кнопку Другие страницы , а затем выбрать требуемое количество страниц. Изменение параметров страниц отчета осуществляется с помощью окна Параметры страницы . Чтобы вызвать это окно, можно воспользоваться одним из двух способов. • На вкладке Предварительный просмотр в группе Печать нажатием кнопки Печать необходимо вызвать окно Печать . Это окно можно также вызвать, используя сочетание клавиш Ctrl+P . Затем в окне Печать следует нажать кнопку Настройка , после чего появится окно Параметры страницы . • Нажать кнопку Параметры страницы , расположенную на вкладке Предварительный просмотр в группе Разметка страницы . 3. В окне Параметры страницы нужно задать ориентацию страниц, параметры печати, такие как границы полей и размер бумаги, параметры сетки. 4. Если на печать необходимо вывести только данные, содержащиеся в отчете, следует установить флажок Печатать только данные . 5. После выбора параметров необходимо нажать кнопку OК . Дальнейшая печать отчета осуществляется из окна Печать . Если данные отчета были проверены ранее или пользователь абсолютно уверен в их правильности, направляемый на печать отчет можно не открывать в режиме предварительного просмотра. Чтобы готовый отчет сразу отправить на печать, достаточно выделить его в области переходов. Затем щелчком правой кнопкой мыши нужно вызвать контекстное меню, в котором выбрать команду Печать и нажать кнопку OК .