Добавление записей в таблицу access

Добавление записи

В формах, так же как и в таблицах, предусмотрена пустая запись, которая предназначена для добавления новых записей в таблицу. Эта пустая запись, как и в таблице, отображается в форме после всех заполненных записей. К этой записи можно перейти, пролистав в форме все записи с помощью кнопок перехода по записям или с помощью специальной кнопки перехода на новую запись. После ввода данных в эту запись и ее сохранения данные автоматически попадают в таблицу.

При добавлении новой записи в таблицу с помощью формы необходимо, переместившись на пустую запись, заполнить поля этой формы в соответствии с правилами, определенными разработчиком формы. Перемещение между полями формы, используемыми для ввода и редактирования данных, происходит аналогично тому, как это делается в запросах и таблицах, за исключением того, что клавиши перемещения курсора вверх и вниз перемещают курсор между полями, а не между записями. Для сохранения введенных значений нажмите комбинацию клавиш + .

Чтобы можно было добавлять новые записи в таблицу в режиме Формы, свойство Разрешить добавление (Allow Additions) должно иметь значение Да (Yes). Значение этого свойства можно изменить, используя окно’свойств формы в режиме Конструктора.

Чтобы добавить новую запись в таблицу с помощью формы:

Откройте форму. Перейдите в режим Формы, если форма была открыта в другом режиме. Для этого нажмите кнопку Вид (View) панели инструментов текущего режима и выберите из списка режимов элемент Режим формы (Form View). В текстовых полях формы появятся значения полей первой записи таблицы или запроса, являющегося источником данных формы. Access помещает точку вставки в первое поле формы.

Редактирование полей для формы разрешено в тех же случаях, что и для таблицы или запроса, являющегося источником данных формы, т. е. до тех пор, пока это не будет запрещено в свойстве формы Разрешить изменение (Allow Edits).

Чтобы отменить создание новой записи после нажатия кнопки Новая запись на панели инструментов, просто нажмите кнопку перехода к предыдущей записи.

Чтобы запретить добавление записей в таблицу с помощью формы:

1. Откройте форму в режиме Конструктора.
2. Выделите всю форму.
3. На панели инструментов Конструктор форм (Form Design) нажмите кнопку Свойства (Properties).
4. В появившемся окне свойств формы (рис. 5.31) раскройте вкладку Данные (Data).

Рис. 5.31. Вкладка Данные диалогового окна свойств формы

Теперь кнопка Новая запись (New Records), как на панели инструментов Режим формы (Form View), так и внизу окна формы, будет заблокирована, и добавление новых записей в таблицу с помощью формы будет невозможно.

Чтобы при добавлении новой записи какое-либо поле формы имело заранее заданное значение:

1. Откройте форму в режиме Конструктора.
2. Выделите нужное поле, щелкнув по нему левой кнопкой мыши.
3. На панели инструментов Конструктор форм (Form Design) нажмите кнопку Свойства (Properties).
4. В появившемся окне свойств поля (рис. 5.32) раскройте вкладку Данные (Data).

Рис. 5.32. Вкладка Данные диалогового окна свойств текстового поля

Теперь в каждой новой записи выделенное вами поле будет иметь по умчанию введенное значение. Это значение можно изменять в новой записи, если свойство Блокировка (Locked) данного поля имеет значение Нет (No). Подробнее об этом рассказано в следующем разделе.

Добавление подтаблицы

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Если в двух таблицах в Access есть один или несколько полей, вы можете внедрить таблицу в одну из них в другой. Внедренная таблица, называемая подтаблицей, полезна, если вы хотите просмотреть и изменить связанные или объединенные данные в таблице или запрос.

В этой статье

Общие сведения о подтаблицах

Подтаблица полезна, если вы хотите просмотреть информацию из нескольких источников данных в одном режиме таблицы. Например, в образце базы данных «Борей» в таблице «заказы» есть отношение «один-ко-многим» с таблицей «сведения о заказах».

Если таблица сведения о заказах добавлена как подтаблица в таблице «заказы», вы можете просматривать и редактировать такие данные, как продукты, включенные в определенный заказ (каждая строка), открыв подтаблицу для этого заказа.

Если вы добавите в таблицы подтаблицы, ограничьте использование этих подтаблиц для просмотра и изменения важных бизнес-данных. Если вы хотите изменить данные в таблице, мы рекомендуем использовать формы для редактирования данных вместо подтаблиц, так как ошибки при вводе данных могут возникать в режиме таблицы, если пользователь не прокручивается до нужной ячейки. Также обратите внимание на то, что добавление подтаблицы в большую таблицу может негативно сказаться на производительности таблицы.

Microsoft Access автоматически создает подтаблицу при создании таблицы, которая соответствует одному из указанных ниже условий.

Таблица находится в отношение «один-к-одному».

Таблица — это сторона «один» отношения «один-ко-многим», в которой свойство «SubdatasheetName» таблицы имеет значение «Авто».

Связь определяется с помощью соответствующих полей первичный ключ и внешний ключ в связанных таблицах.

Кроме того, можно добавить подтаблицу в любую таблицу, запрос или форма в базе данных. В режиме таблицы в каждый момент времени форма может отображать только одну подтаблицу.

Открытие и закрытие подтаблицы

Чтобы определить, есть ли в таблице, запросе или форме подтаблица, откройте объект в режиме таблицы. Если индикатор развертывания (+ знак) присутствует, таблица, запрос или форма содержат подтаблицу. Когда подтаблица открыта, индикатор превращается в символ «a». Подтаблицы могут быть вложены в основную подтаблицу на 8 уровнях.

Чтобы открыть подтаблицу, щелкните знак «плюс» рядом со значением, для которого требуется просмотреть записи.

Чтобы закрыть подтаблицу, щелкните знак «минус».

Совет: Чтобы развернуть или свернуть все подтаблицы в таблице, на вкладке Главная в группе записи нажмите кнопку Дополнительно. Затем выберите подтаблицуи выберите нужный параметр.

Кроме того, можно удалить или скрыть подтаблицу. Сведения об удалении подтаблицы можно найти в статье Удаление подтаблицы.

Совет: Чтобы скрыть подтаблицу, откройте таблицу в режиме конструктора, а затем на вкладке конструктор в группе Показать или скрыть выберите пункт Страница свойств. Найдите в окне страницы свойств строку Имя подтаблицы , измените ее на [нет], а затем сохраните изменения.

Добавление подтаблицы

В режиме таблицы откройте таблицу или запрос, в который вы хотите добавить подтаблицу.

На вкладке Главная в группе записи нажмите кнопку Дополнительно, наведите указатель мыши на пункт Подтаблица и выберите пункт подтаблица.

В диалоговом окне Вставка подтаблицы выберите вкладку (таблицы, запросыили и то, и другое), соответствующие типу объекта, который вы хотите вставить как подтаблицу.

В поле связать ДочернИе поля выберите поле, которое вы хотите использовать в качестве внешний ключ или совпадающего поля, которое предоставит данные для подтаблицы.

В поле Основные поля выберите поле, которое вы хотите использовать в качестве первичный ключ или совпадающего поля основной таблицы или запроса, а затем нажмите кнопку ОК.

Например, если вы хотите создать подтаблицу для просмотра связанных заказов для каждой записи клиента в таблице «клиенты», выберите таблицу «заказы», в поле «доЧерний список полей » выберите идентификатор заказчика, а затем в поле Основные поля выберите Идентификатор.

Примечание: Значения в полях » ссылка ДочернИй элемент » и » Образец ссылки » создают объединение для указанных полей.

Нажмите кнопку OK, чтобы сохранить изменения.

Чтобы отобразить подтаблицу, добавленную в таблицу, запрос или форму, щелкните знак +.

Примечание: Дочернее поле (внешний ключ) не отображается в качестве столбца в подтаблице. При добавлении новой записи в подтаблицу Access автоматически вставляет значение первичного ключа выбранной базовой таблицы.

Пример 63. Добавление записей в таблицу базы данных MS Access

Совсем маленькую программу из предыдущего раздела можно использовать

для выполнения любого запроса к базе данных. Например, модифицируем

всего лишь одну строчку программного кода программы из предыдущего примера для добавления новой записи в таблицу БД. Для этого при создании экземпляра объекта command зададим SQL-запрос на вставку (insert) новой записи в таблицу БД.

Заметим, что в SQL-запросе мы сознательно обратились к таблице по имени [бд телефонов], т. е. со строчной буквы, хотя надо с прописной. Дело в том, что в именах таблиц следует точно указывать регистр символа, поскольку их поиск ведется с учетом регистра (case-sensitive search). Однако это не обяза­тельно при наличии только одной таблицы с таким именем, поскольку при этом используется поиск без учета регистра (case-insensitive search).

Свойству connection объекта command следует дать ссылку на объект

Причем для добавления записи в таблицу БД такая ссылка обязательна в от­личие от предыдущего примера, где мы создавали новую таблицу в сущест­вующей БД.

Программный код будет выглядеть так, как представлено в листинге 9.4.

Часто, отлаживая программный код на VB2010 (равно как и в других версиях VB), при работе с БД появляется необходимость проверки работы програм­мы, например, создалась ли таблица в БД, добавилась ли запись в таблице БД, правильно ли сформирован SQL-запрос. Не обязательно запускать MS Access, чтобы выполнить SQL-запрос или проверить правильность его синтаксиса. Это можно сделать в среде VB. Для этого в пункте меню View выбираем команду Server Explorer (Обозреватель баз данных), далее в списке подключений указываем полный путь к нужной БД. Затем, щелкая правой кнопкой мыши на значке нужной таблицы, в контекстном меню выбираем пункт Retrieve Data.При этом в панели инструментов (Toolbar)по­является значок SQL,после щелчка по этому значку (или нажатия комбина­ции клавиш + ) получим окно SQL-запроса. В этом окне мы можем задавать SQL-запрос, а затем, например, щелкая правой кнопкой мыши, либо проверять его синтаксис, либо выполнять.

Убедиться в работоспособности программы можно, открыв решение WritrelnBD.sln в папке WritrelnBD.

Пример 64. Чтение всех записей из таблицы БД с помощью объектов Command, DataReader и элемента управления DataGridView

Покажем, как легко, малой кровью, можно вывести таблицу базы данных на элемент управления DataGridView(сетка данных, т. е. таблица данных) с использованием тех же объектов из предыдущей программы command и DataReader. Замечу, что в предыдущих версиях VB, в частности VB.NET, элементом управления для вывода данных на сетку был DataGridс похожи­ми свойствами и методами.

Для решения этой задачи запустим VB2010, закажем новый проект New Projectшаблона Windows Forms Application.Из панели Toolboxдобавим в

проектируемую форму элемент управления DataGridViewи растянем его на

всю форму. При обработке события загрузки формы FormiLoad напишем программный код, представленный в листинге 9.5.

Как видно из программы, она очень похожа на предыдущую. После выполне­ния SQL-команды создаем объект DataTabie, который в конце программного кода (см. предпоследнюю строку) задаем как источник (DataSource) для сетки данных DataGridViewi. Заполняем «шапку» таблицы, т. е. названия колонок,

МеТОДОМ Add.

Далее, как и в предыдущей программе, в цикле while заполняем ячейки таб­лицы. Фрагмент работы программы показан на рис. 9.14.

В этой таблице мы можем сортировать записи по любой из колонок, щелкая мышью на названиях соответствующих колонок. Можем редактировать (изменять) содержание ячеек, но в базу данных эти изменения не попадут (сохранения не будет).

Одно из ключевых преимуществ использования объекта DataReader — это его скорость и небольшое использование памяти. Однако применение цикличе­ского считывания данных сводит эти преимущества на нет.

Убедиться в работоспособности программы можно, открыв решение DataReaderBD2.sIn в папке DataReaderBD2.

Рис. 9.14. Отображение таблицы базы данных на элементе DataGridView

Пример 65. Чтение данных из БД в сетку данных DataGridView с использованием объектов Command, Adapter и DataSet

Рассмотрим пример чтения таблицы с помощью объекта Adapter из базы дан­ных посредством выбора нужных данных и передачи их объекту DataSet. Очень удобно прочитать таблицу, записанную в DataSet, используя элемент управления DataGridView(сетка данных, т. е. таблица данных), указав в ка­честве источника данных для сетки DataGridViewобъект DataSet:

Поскольку нам нужен элемент управления DataGridView,мы создаем новый проект с экранной формой. Для этого, как обычно, запускаем VB2010, зака­зываем новый проект New Projectшаблона Windows Forms Application. Изпанели Toolboxдобавляем в форму элемент управления DataGridViewи рас­тягиваем его на всю форму, как показано на рис. 9.15.

Далее при обработке события загрузки формы FormiLoad пишем программ­ный код, представленный в листинге 9.6.

Рис. 9.15. Проектирование экранной формы

Как видно из текста программы, вначале создаем объект connection, переда­вая строку подключения. Затем, создавая объект command, задаем SQL-команду выбора всех записей из таблицы БД телефонов.Здесь мы можем задать любую SQL-команду, в комментарии приведен пример такой команды, которая содержит select и like: выбрать из таблицы БД телефоновтолько

записи, в которых поле ФИОначинается на «м». Оператор like используется для поиска по шаблону (pattern matching) вместе с символами универсальной

подстановки (метасимволами) «звездочка» (*) и «знак вопроса» (?). Строка шаблона заключена в одинарные кавычки. Заметим также, что большинство баз данных использует символ % вместо значка * в LiKE-выражениях.

Далее при создании объекта Adapter выполняем SQL-команду и при выпол­нении метода Fill заполняем объект DataSet таблицей, полученной в резуль­тате SQL-запроса. Затем указываем в качестве источника данных для сетки данных DataGridviewi объект DataSet. Этого оказывается достаточным для вывода на экран результатов SQL-запроса (рис. 9.16).

Рис. 9.16. Вывод результата SQL-запроса

Так же, как и при использовании объекта DataReader в предыдущем примере, в полученной таблице мы можем сортировать записи по любой из колонок. Можем редактировать (изменять) содержание ячеек, но в базу данных эти изменения не попадут (сохранения не будет).

Заметим, что здесь с помощью визуального проектирования выполнено толь­ко перетаскивание в форму сетки данных DataGridView,остальное сделано программно, что обеспечивает большую гибкость программы.

SQL-Урок 13. Добавление данных (INSERT INTO)

В предыдущих разделах мы рассматривали работу по получению данных с заранее созданных таблиц. Теперь пора разобрать, каким же образом мы можем создавать/удалять таблицы, добавлять новые записи и удалять старые. Для этих целей в SQL существуют такие операторы, как: CREATE — создает таблицу, ALTER — изменяет структуру таблицы, DROP — удаляет таблицу или поле, INSERT — добавляет данные в таблицу. Начнем знакомство с данной группой операторов из оператора INSERT.

1. Добавление целых строк

Как видно из названия, оператор INSERT используется для вставки (добавления) строк в таблицу базы данных. Добавление можно осуществить несколькими способами:

• — добавить одну полную строку
• — добавить часть строки
• — добавить результаты запроса.

Итак, чтобы добавить новую строку в таблицу, нам необходимо указать название таблицы, перечислить названия колонок и указать значение для каждой колонки с помощью конструкции INSERT INTO название_таблицы (поле1, поле2 . ) VALUES (значение1, значение2 . ). Рассмотрим на примере.

INSERT INTO Sellers (ID, Address, City, Seller_name, Country) VALUES (‘6’, ‘1st Street’, ‘Los Angeles’, ‘Harry Monroe’, ‘USA’)

Также можно изменять порядок указания названий колонок, однако одновременно нужно менять и порядок значений в параметре VALUES.

2. Добавление части строк

В предыдущем примере при использовании оператора INSERT мы явно отмечали имена столбцов таблицы. Используя данный синтаксис, мы можем пропустить некоторые столбцы. Это значит, что вы вводите значение для одних столбцов но не предлагаете их для других. Например:

INSERT INTO Sellers (ID, City, Seller_name) VALUES (‘6’, ‘Los Angeles’, ‘Harry Monroe’)

В данном примере мы не указали значение для двух столбцов Address и Country . Вы можете исключать некоторые столбцы из оператора INSERT INTO, если это позволяет производить определение таблицы. В этом случае должно соблюдаться одно из условий: этот столбец определен как допускающий значение NULL (отсутствие какого-либо значения) или в определение таблицы указанное значение по умолчанию. Это означает, что, если не указано никакое значение, будет использовано значение по умолчанию. Если вы пропускаете столбец таблицы, которая не допускает появления в своих строках значений NULL и не имеет значения, определенного для использования по умолчанию, СУБД выдаст сообщение об ошибке, и это строка не будет добавлена.

3. Добавление отобранных данных

В предыдущей примерах мы вставляли данные в таблицы, прописывая их вручную в запросе. Однако оператор INSERT INTO позволяет автоматизировать этот процесс, если мы хотим вставлять данные из другой таблицы. Для этого в SQL существует такая кострукция как INSERT INTO . SELECT . . Данная конструкция позволяет одновременно выбирать данные из одной таблицы, и вставить их в другую. Предположим мы имеем еще одну таблицу Sellers_EU с перечнем продавцов нашего товара в Европе и нам нужно их добавить в общую таблицу Sellers. Структура этих таблиц одинакова (то же количество колонок и те же их названия), однако другие данные. Для этого мы можем прописать следующий запрос:

INSERT INTO Sellers (ID, Address, City, Seller_name, Country) SELECT ID, Address, City, Seller_name, Country FROM Sellers_EU

Нужно обратить внимание, чтобы значение внутренних ключей не повторялись (поле ID), в противном случае произойдет ошибка. Оператор SELECT также может включать предложения WHERE для фильтрации данных. Также следует отметить, что СУБД не обращает внимания на названия колонок, которые содержатся в операторе SELECT, для нее важно только порядок их расположения. Поэтому данные в первом указанном столбце, что были выбраны из-за SELECT, будут в любом случае заполнены в первый столбец таблицы Sellers, указанной после оператора INSERT INTO, независимо от названия поля.

4. Копирование данных из одной таблицы в другую

Часто при работе с базами данных возникает необходимость в создании копий любых таблиц, с целью резервирования или модификации. Чтобы сделать полную копию таблицы в SQL предусмотрен отдельный оператор SELECT INTO. Например, нам нужно создать копию таблицы Sellers, нужно будет прописать запрос следующим образом:

SELECT * INTO Sellers_new FROM Sellers

В отличие от предыдущей конструкции INSERT INTO . SELECT . , когда данные добавляются в существующую таблицу, конструкция SELECT . INTO . FROM . копирует данные в новую таблицу. Также можно сказать, что первая конструкция импортирует данные, а вторая — экспортирует. При использовании конструкции SELECT . INTO . FROM . следует учитывать следующее:

• — можно использовать любые предложения в операторе SELECT, такие как GROUP BY и HAVING
• — для добавления данных из нескольких таблиц можно использовать объединение
• — данные возможно добавить только одну таблицу, независимо от того, из скольких таблиц они были взяты.

MS Access — Работа с таблицами, создание, удаление, настройка внешнего вида

Хотя в Access 2010 существует четыре типа объектов базы данных, таблицы, возможно, являются наиболее важными. Даже когда вы используете формы, запросы и отчеты, вы все еще работаете с таблицами, потому что там хранятся ваши данные. Таблицы лежат в основе любой базы данных, поэтому важно понять, как их использовать.

В этой статье вы узнаете, как открывать таблицы, создавать и редактировать записи, а также изменять внешний вид вашей таблицы, чтобы упростить просмотр и работу.

Основы таблиц

Если вы новичок в Microsoft Access, вам необходимо изучить основы работы с таблицами, чтобы вы могли открывать, перемещаться, добавлять информацию и редактировать их.

Чтобы открыть существующую таблицу:

1. Откройте свою базу данных и найдите область навигации.
2. В области переходов найдите таблицу, которую вы хотите открыть. Таблицы отмечены значком.
3. Дважды щелкните имя таблицы. Он откроется и появится как вкладка в панели вкладок документов.

Понимание таблиц

Все таблицы состоят из горизонтальных строк и вертикальных столбцов с небольшими прямоугольниками, называемыми ячейками в местах пересечения строк и столбцов. В Access строки и столбцы называются записями и полями.

Поле — это способ организации информации по типу. Подумайте о названии поля как о вопросе и каждой ячейке в этом поле в качестве ответа на этот вопрос.

Запись — это одна единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки. Каждая запись имеет свой идентификационный номер. В таблице каждый идентификационный номер уникален для своей записи и относится ко всей информации в этой записи. Идентификационный номер для записи не может быть изменен.

Каждая ячейка данных в вашей таблице является частью как поля, так и записи. Например, если у вас есть таблица имен и контактная информация, каждый человек будет представлен записью, и каждый фрагмент информации о каждом имени человека, номере телефона, адресе и т. Д. Будет содержаться в отдельном поле в строке этой записи.

Навигация по столам

Чтобы перемещаться по записям в таблице, вы можете использовать клавиши со стрелками вверх и вниз, прокручивать вверх и вниз или использовать стрелки на панели навигации записи, расположенной в нижней части таблицы. Вы также можете найти любую запись в текущей открытой таблице, выполнив ее поиск, используя окно поиска записей. Просто поместите курсор в поле поиска, введите любое слово, которое появляется в записи, которую вы хотите найти, и нажмите Enter. Чтобы просмотреть дополнительные записи, соответствующие вашему поиску, нажмите Enter еще раз.

Чтобы перемещаться между полями, вы можете использовать клавиши со стрелками влево и вправо или прокручивать влево и вправо.

Добавление записей и ввод данных

Ввод данных в таблицы в Access аналогичен вводу данных в Excel. Для работы с записями вам нужно будет ввести данные в ячейки.

Чтобы добавить новую запись:

Существует три способа добавления новой записи в таблицу:

• В группе «Запись» на вкладке «Главная» щелкните команду «Создать».

• На панели навигации «Запись» в нижней части окна нажмите кнопку «Новая запись».

• Просто начните печатать в строке ниже вашей последней добавленной записи.

Иногда, когда вы вводите информацию в запись, выдается всплывающее окно, чтобы сообщить вам, что введенная вами информация недействительна. Это означает, что в поле, в котором вы работаете, есть правило проверки, которое является правилом о типе данных, которые могут отображаться в этом поле. Нажмите «ОК», затем следуйте инструкциям во всплывающем окне, чтобы повторно ввести свои данные.

Чтобы сохранить запись:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».
2. Нажмите кнопку «Сохранить».

Перед закрытием таблицы обязательно сохраните несохраненные записи. При закрытии таблицы Access не будет запрашивать сохранение.

Редактирование записей

Чтобы быстро отредактировать любую запись в таблице, просто нажмите ее и введите свои изменения. Тем не менее, Access также предлагает вам возможность находить и заменять слово в нескольких записях, а также полностью удалять записи.

Чтобы заменить слово в записи:

Вы можете редактировать несколько вхождений одного и того же слова, используя Find и Replace, который ищет термин и заменяет его другим термином.

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Найти».
2. Выберите команду «Заменить». Появится диалоговое окно «Найти и заменить».

3. Нажмите поле «Найти»: и введите слово, которое вы хотите найти.

4. Нажмите кнопку «Заменить с» и введите слово, которое вы хотите заменить оригинальным словом.

5. Нажмите стрелку «Вниз»: выберите область, которую вы хотите найти.
Выберите «Текущее поле», чтобы ограничить поиск выбранным в данный момент полем.
Выберите текущий документ для поиска по всей таблице.

6. Нажмите стрелку раскрывающегося списка Match: выберите, насколько близко вы хотите, чтобы результаты соответствовали вашему поиску.
Выберите любую часть поля для поиска поискового запроса в любой части ячейки.
Выберите «Всего полей» для поиска только для ячеек, которые соответствуют вашему поисковому запросу.
Выберите «Начало поля» для поиска только для ячеек, которые начинаются с вашего поискового запроса.

7. Нажмите «Найти далее», чтобы найти следующее вхождение поискового запроса.

8. Нажмите «Заменить», чтобы заменить исходное слово на новое.

Хотя вы можете использовать Replace All для замены каждого экземпляра термина, заменяя его по одному, вы можете быть абсолютно уверены, что редактируете только нужные вам данные. Замена данных непреднамеренно может негативно повлиять на вашу базу данных.

Чтобы удалить запись:

1. Выберите всю запись, нажав серая рамка в левой части записи.

2. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу «Записи».
3. Нажмите команду Удалить. Запись будет удалена навсегда.

Идентификационные номера, присвоенные записям, остаются неизменными даже после удаления записи. Например, если вы удалите 34-ю запись в таблице, последовательность идентификационных номеров записей будет читать . 32, 33, 35, 36 . а не . 32, 33, 34, 35, 36 .. ,

Изменение внешнего вида таблицы

Access 2010 предлагает несколько способов изменить внешний вид таблиц. Эти изменения касаются не только того, чтобы ваш стол выглядел красиво; они могут облегчить чтение таблицы.

Изменение размеров полей и строк

Если ваши поля и строки слишком малы или велики для данных, содержащихся в них, вы всегда можете изменить их размер, чтобы отображался весь текст.

Чтобы изменить размер поля:

1. Поместите курсор над правой сеткой в заголовке поля. Ваша мышь станет двойной стрелкой.

2. Нажмите и перетащите линию сетки вправо, чтобы увеличить ширину поля или влево, чтобы уменьшить ширину поля.
3. Отпустите мышь. Ширина поля будет изменена.

Чтобы изменить размер строки:

1. Поместите курсор на нижнюю линию сетки в серой области слева от строки. Ваша мышь станет двойной стрелкой.

2. Нажмите и перетащите линию сетки вниз, чтобы увеличить высоту строки или вверх, чтобы уменьшить высоту строки.
3. Отпустите мышь. Высота строки будет изменена.

Скрытие полей

Если у вас есть поле, которое вы не планируете редактировать или не хотите, чтобы другие люди редактировали, вы можете скрыть его. Скрытое поле невидимо, но все еще является частью вашей базы данных. Данные в скрытом поле могут быть доступны из форм, запросов, отчетов и любых связанных таблиц.

Чтобы скрыть поле:

1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля.
2. В раскрывающемся меню выберите Скрыть поля.

Параметры форматирования таблиц

Цвет чередующихся строк

По умолчанию фон любой другой строки в таблице Access представляет собой несколько оттенков, более темных, чем фон остальной части таблицы. Этот более темный цвет чередующихся строк упрощает чтение вашей таблицы, предлагая визуальное различие между каждой записью и записями непосредственно выше и ниже нее.

Чтобы изменить цвет другой строки:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу форматирования текста.
2. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Альтернативный ряд».

3. Выберите цвет в раскрывающемся меню или выберите «Нет цвета», чтобы удалить цвет другой строки.

4. Цвет вашей альтернативной строки будет обновлен.

Изменение линий сетки

Другим способом Access упрощает чтение ваших таблиц путем добавления линий сетки, которые отмечают границы каждой ячейки. Gridlines(линии сетки) — это тонкие линии, которые появляются между каждой ячейкой, строкой и столбцом таблицы. По умолчанию сетчатые линии темно-серого цвета и появляются со всех сторон ячейки, но вы можете изменить их цвет или скрыть нежелательные линии сетки.

Чтобы настроить отображение линий сетки:

1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу форматирования текста.
2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка Gridlines.

3. Выберите линии сетки, которые вы хотите отобразить. Вы можете выбрать горизонтальные линии сетки между строками, вертикальными градиентами между столбцами, обоими типами линий сетки или вообще ничем.

4. Строки сетки на вашем столе будут обновлены.

Дополнительные параметры форматирования

Чтобы просмотреть дополнительные параметры форматирования, нажмите стрелку форматирования Datasheet в нижнем правом углу группы форматирования текста.

Диалоговое окно «Форматирование таблицы данных» предлагает несколько дополнительных параметров форматирования, в том числе возможность изменять цвет фона, цвет сетки и стиль границы и линии. Он даже включает возможность просмотра таблицы образцов с вашими вариантами форматирования, поэтому поиграйте с различными вариантами форматирования, пока не получите таблицу, выглядящую так, как вы этого хотите.

В конечном итоге у Вас изменится вид таблицы и станет напоминать Excel.